Företagsresor är sällan så som de framställs på bioduken. De flesta som regelbundet reser i jobbet är väl medvetna att det är mycket mer än att bara packa resväskan och ge sig iväg. Från start till slut är kan hanteringen och logistiken bakom företagsresor vara komplex, energi- och tidskrävande för alla involverade. Hur? Det är vad vi kommer tala om i denna guide och hur QBIS reseräkningssystem kan underlätta och automatisera stora delar av denna process.
Att resa i jobbet
- Innan resan: Den anställda behöver lämna in alla relevanta detaljer om resan till reseadministrationen och ekonomiavdelningen. En konkret plan behöver tas fram för allt från flygbokningar till boende och bokning av taxi/användning av transportmedel utefter den givna informationen.
- Under resan: Den anställda behöver anteckna alla arbetsrelaterade utgifter för att kunna bli ersatt efter resan.
- Efter resan: Den anställda behöver sammanställa och kontrollera alla utgifter och skicka dem till ekonomiavdelningen för granskning. Ekonomiavdelningen ser över alla utgifter utefter verksamhetens resepolicys. Efter detta skickas den anställdas utgiftsrapport antingen tillbaka för förtydligande eller så skickas den vidare betalningsprocessen.
Föreställ dig att göra allt detta i ett manuellt system. Om din verksamhet förlitar sig på traditionella metoder är risken stor att ni dels slösar med tid och resurser, men också öppnar dörrarna för misstag/fel i processen.
Med ett reseräkningssystem som QBIS slipper du oroa dig för detta. Ett reseräkningssystem eliminerar all onödig stress och huvudvärk som kan uppstå och automatiserar och effektiviserar hela processen för resekostnader från början till slut, samtidigt som den garanterar en tydlig överblick och transparens. Så vad exakt är ett reseräkningssystem och vad kan det göra för dig, dina anställda och din verksamhet?
Vad är ett reseräkningssystem?
Ett reseräkningssystem är designat att automatisera, förenkla och effektivisera hanteringen av resekostnader för företag av alla storlekar. En av de främsta fördelarna med QBIS reseräkningssystem är att det är en molnbaserad webbplattform. Det innebär att anställda ute på resande fot har tillgång till systemet på alla enheter för att kunna hålla koll på och registrera sina utgifter.
Vårt system hjälper er dra det tunga lasset för både ekonomiavdelningen och anställda och frigör tid som de kan spendera på viktigare uppgifter. QBIS reseräkningssystem erbjuder följande funktioner och fördelar:
- Automatisera utläggsrapportering och spårning
- Digitalisera administrativa processer och minimera pappersarbete
- Effektivisera kontroller av utgifter och arbetsflödet för attestering
- Snabbare utbetalning av ersättning
Med QBIS reseräkningssystem får ekonomiavdelningen en perfekt överblick och kontroll över alla resekostnader genom hela organisationen. Som resultat av detta kan du identifiera möjligheter för kostnadsbesparingar och optimera dina resurser.
Bör ditt företag investera i ett reseräkningssystem?
Utan att ens behöva förklara oss skulle vi säga att det är ett självklart JA. Resekostnader kräver att flera individer synkroniserar för att få jobbet gjort. Det är många rörliga delar när det kommer till att effektivisera hela processen. Om du kan relatera till någon av utmaningarna nedan, kan det vara ett tecken på att din verksamhet bör investera i ett reseräkningssystem:
- Ekonomiavdelningen är ofta sena med betala ut ersättning de anställdas utgifter.
- Olika faktorer förhindrar en smidig och snabb process för rapportering av resekostnader.
- Ekonomiavdelningen förlitar sig fortfarande på traditionella manuella metoder.
- Företagets policy för resor och kostnader är svåra att förstå.
- Chefer och ekonomiavdelningen har bristande kontroll av företagets resekostnader.
Sluta jämföra reseräkningssystem, investera i ett säkert kort: QBIS Expense. Du kan alltid testa QBIS kostnadsfritt i 14 dagar utan köpkrav. Du kan även boka en anpassad demo där vi går igenom fördelarna och funktionerna med vårt molnbaserade reseräkningssystem.
Kontakta oss för att komma igång med QBIS Expense idag, ett av marknadens främsta reseräkningssystem med bäst priser.
