Tidrapportering. Det ska vara snabbt och smidigt för de anställda att rapportera tid och avvikelser samtidigt som du som administratör ska få komplett underlag för fakturering och lönehantering. Låter lätt – men kan kännas lite svårt.
Nedan hittar du några handfasta tips för hur du hanterar tidredovisning i praktiken.
1. Bra rutiner
Rutiner är A och O när det kommer till att effektivisera sitt arbete. Det kan därför vara bra att skapa en policy för hur ni ska sköta er tidredovisning. Policyn kan ta upp hur ofta tiden ska rapporteras, exempelvis: ”Tidrapportering ska göras dagligen. I händelse där en anställd är borta, bör tidrapporteringen slutföras så snart som möjligt när den anställde är tillbaka.”
Förutom tidrapporteringen bör er policy även ta upp vad som händer när en anställd är sjuk, ledig eller av någon annan anledning inte har möjlighet att rapportera in tid. Regler kring arbetstid, flextid, lunchtid, övertid och komptid är också bra att skriva ner.
När ni tar fram en policy, kom ihåg att vara kortfattad. Då är chansen större att de anställda läser den.
2. Gör din tidsrapporter direkt
Det absolut bästa resultatet med tidredovisning får man om medarbetarna redovisar sin tid så fort det sker en förändring. Det kan till exempel vara att de byter kund, projekt och aktivitet, eller att de tar en extra lång lunchrast. Redovisas tiden i efterhand är det, i stort sett, omöjligt att få korrekta tider.
3. Mät tiden
Det är stor skillnad på upplevd tid och verklig tid. Testa gärna att låta fem personer göra en aktivitet under några minuter, välj en ojämn siffra som exempelvis sju minuter. Ingen får ha tillgång till klocka. Be dem sedan skriva på var sin lapp hur lång tid de arbetat. Ofta är resultatet mycket varierande. Så, se till att de anställda mäter sin tid och inte uppskattar den. En missad, fakturerbar kvart i veckan, blir mycket pengar på ett år.
4. Var tydlig
Arbetar du med tidredovisning i projekt är det jättebra att skriva korta kommentarer i samband med tidsredovisningen. Kommentarerna kan sedan användas i ert faktureringsunderlag, så både ni och kunden vet vilket arbete som utförts. Som kund är det enklare att acceptera en faktura på arbetad tid där man tydligt ser vilket arbete som utförts. Dessutom verkar ni proffsigare och mer trovärdiga.
Det är som ni förstår viktigt att ta hand om sin tid, och det är dessutom enklare än du tror. Vill du veta mer om hur ni kan effektivisera er tidrapportering?
Läs mer om QBIS Tidrapportering här.
