Det är sällan bortkastad tid att arbeta med administrativa uppgifter. Däremot lägger många av oss ned onödigt mycket tid på denna typ av arbete. Rapportering av olika slag är tätt knutet till både företagets utveckling och ökade intäkter, eftersom det är i denna samlade data som man kan hitta både brister och tillgångar i organisationen.
QBIS arbetar för att fler ska spendera sin tid på rätt sätt, vilket för oss innebär att man ska kunna frigöra mer tid att arbeta med det som faktiskt ökar lönsamheten. Därför har vi samlat fem konkreta tips som kan hjälpa er skapa en mer effektiv vardag, som kan minska stressen över rapportering och administrativt arbete – samtidigt som det kan hjälpa er att öka intäkterna.
1. Skapa rutiner för återkommande arbetsuppgifter
Lägg tid på att skapa en tydlig struktur för hur rapportering och administration ska hanteras. Specificera arbetsuppgifter och sätt upp rutinerna kring både hur samt när de ska utföras, så att att-göra-listan finns redo att checka av. T.ex. schemalägg att skicka påminnelser till anställda för att rapportera sin arbetstid, avvikelser, ledighetsansökningar inför semestern eller månadens utlägg.
2. Planera dagen, veckan och månaden
Se till att planera arbetsdagarna så tidigt som möjligt. På så sätt undviks scenarion där det finns så mycket att göra, men det blir svårt att hitta vart man ska börja. Skriv ned och planera månadens arbete, med utrymme för administration. Dela upp arbetet över veckorna och lägg in specifika arbetsuppgifter om vad som ska göras på dagsbasis. Se också till att planera morgondagen redan innan du går hem för dagen. Överblicken av vad som ska göras nästkommande dag, kan lätta på stressen över att få allt gjort.
3. Gör en sak i taget
Ofta behöver man bolla flera arbetsuppgifter från olika projekt under en och samma dag. Däremot kan det underlätta om det finns en uppdelning i vad som ska göras nu, och vad som ska göras senare. Då minskar risken att saker som ska göras glöms av eller att det blir halvgjort.
4. Se till att ha rätt verktyg
Allt arbete blir enklare om man har rätt verktyg som stödjer de behov man har. Med molnbaserade applikationer och system för kalendern, to-do-listan, projekthanteringen, tidrapporteringen m.m. finns all information alltid tillgänglig och möjliggör att man slipper göra samma sak två gånger eftersom data synkroniseras mellan olika enheter. Flexibiliteten med att kunna se all information vart man än är kan stilla sinnet då man inte behöver memorera eller undra över saker som man inte kan kolla upp.
5. Automatisera tidskrävande arbetsuppgifter
Integrera alla system för att förenkla hela administrationskedjan. När man som projektledare behöver hantera mycket information från i stora projekt kan tid snabbt försvinna på administration. Genom att samla all rapportering i ett system och automatisera de tyngsta återkommande arbetsmomenten kan man spara mycket tid och energi som annars skulle ha gått till spillo. Med integrerade projektverktyg, ekonomi- och tidrapporteringssystem kan man granska och attestera tidkort, materialköp, utlägg m.m. i ett system, istället för att behöva skifta mellan olika verktyg. På så sätt samlas även all information på ett ställe, och skickas till lön- och faktureringsadministratören för dennes hantering.
Stress smyger sig lätt på när deadline i ett projekt närmar sig och administrationen, som måste göras, tar värdefull tid. QBIS arbetar för att underlätta arbetet som måste göras, så att man får mer tid till det som borde göras. QBIS Time & Project optimerar hela arbetsflödet för flera administrativa processer såsom månadens rapportering av tid, avvikelser och utlägg samt hantering av lön och fakturering. Eftersom all data av intern och extern tid, inom och utom projekt registreras i ett system underlättas attestering av anställdas tidkort och skapar underlag för utbetalningar. Tillsammans med att projektplanering, budgetering av kostnader och priser samt projektresultat finns i samma system, skapas underlag för analys som kan ligga till grund för att effektivisera och öka lönsamheten för framtida projekt.
