7 tips på hur du kan optimera dina processer med hjälp av organisationens tidrapportering

Tomma eller slarviga tidrapporter är oftast inget som görs medvetet av dina medarbetare. Förutsatt att deras ambition är att skapa korrekta underlag inför sin löneutbetalning. Oftast kan det härledas till en allt för hög arbetsbelastning och röriga arbetsuppgifter. Här har du som chef eller företagsledare möjlighet att ta ansvar över situationen och hitta orsaken bakom de ofullständiga tidrapporterna. Identifiera, undersök och agera!

Ta kontrollen över projekten och effektivisera arbetet genom att kontinuerligt generera rapporter för att identifiera risker innan de sker. Vid noggrann budgetering av tid för varje projekt tillsammans med kontinuerlig avrapportering för dina medarbetare, skapar det bättre förutsättningar för projektgruppen att hålla planen. Kom ihåg att efter varje avslutat projekt generera detaljerade rapporter och annan typ av dokumentation för att kvalitetssäkra arbetet framåt.

Använd resursplanering för att minska stressen vid arbetstoppar och synliggöra låg beläggning framåt i tiden. Ska planeringen hålla, så är två viktiga förutsättningar noggrann tidrapportering och detaljerad projektuppföljning som följs upp och utvärderas. Kan du dessutom samla tidrapportering, resursplanering och projektuppföljning i ett verktyg, så får du en mer tillförlitlig och effektiv process.

En underskattad budget med övertid och genvägar ger sällan ett bra resultat. Var noggrann redan i offertstadiet att budgetera rimligt med tid, det kommer generera bättre lönsamhet och skapa ett hållbart arbetstempo för dina medarbetare. Använder du dessutom tidrapporter som underlag, blir det enklare att budgetera tiden baserat på företagets resurser och ger dig bättre tidsuppfattning inför kommande projekt.

Fokus idag hamnar lätt på de debiterbara timmarna, särskilt som konsultbolag där hela affärsidén är att sälja konsulttimmar. När du arbetar mot kund finns det ofta effektiva processer och full kontroll på tidsåtgång och resultat på aktiviteterna. De interna projekten hamnar allt för ofta i skymundan då det oftast har låg prioriteringsgrad. Se över exakt hur mycket tid som behöver avsättas och var handlingskraftig, så ökar chansen att bli klar med dina interna projekt.

Ett mycket vanligt problem som vi stöter på är att företag som säljer sina tjänster på timbasis, får problem vid registrering av mindre tidskrävande uppgifter. Huvudsakliga fokus är att hjälpa kunden och då kan enstaka småuppgifter kännas onödigt tidskrävande att registrera, men det är kostsam tid som bör rapporteras. Det finns mycket som visar på att tid går till spillo varje gång du byter arbetsuppgift, vilket gör det ännu mer viktigt att rapportera all tid som går att debitera till kund.

Du hörde rätt! Självklart är tiden viktig, men har du möjlighet att plocka ut detaljerade rapporter med värdefull information, använd den. I rapporterna kan du jämföra tidsåtgången på liknande projekt och se på grupp- eller individnivå vad som har visat sig vara mest effektivt. Baserat på dina rapporter kan du optimera dina resurser och ta betalt med en fast avgift i stället för pris per timme. Du blir dessutom mer trovärdig då du kan utlova värdet av ett resultat i stället för en uppskattning, vilket kommer ge dig en nöjdare kund.