Skip to main content

Vad säger egentligen medarbetarnas tidrapportering om era processer? Har du inte tidigare reflekterat över det så kan det vara värt att fundera över. Tidrapporter är en guldgruva av möjligheter för att undersöka företagets effektivitet. Som ledare eller chef på ditt företag finns det flera sätt att använda tidrapporter för att öka affärsnyttan och ökat välmående bland dina medarbetare. Därför har vi listat våra bästa tips som du kan använda för att öka effektiviteten med hjälp av din organisations tidrapportering.

1

Analysera tidrapporteringen

Tomma eller slarviga tidrapporter är oftast inget som görs medvetet av dina medarbetare. Förutsatt att deras ambition är att skapa korrekta underlag inför sin löneutbetalning. Oftast kan det härledas till en allt för hög arbetsbelastning och röriga arbetsuppgifter. Här har du som chef eller företagsledare möjlighet att ta ansvar över situationen och hitta orsaken bakom de ofullständiga tidrapporterna. Identifiera, undersök och agera!

2

Identifiera risker innan det är för sent

Ta kontrollen över projekten och effektivisera arbetet genom att kontinuerligt generera rapporter för att identifiera risker innan de sker. Vid noggrann budgetering av tid för varje projekt tillsammans med kontinuerlig avrapportering för dina medarbetare, skapar det bättre förutsättningar för projektgruppen att hålla planen. Kom ihåg att efter varje avslutat projekt generera detaljerade rapporter och annan typ av dokumentation för att kvalitetssäkra arbetet framåt.

3

Använd ett digitalt verktyg

Använd resursplanering för att minska stressen vid arbetstoppar och synliggöra låg beläggning framåt i tiden. Ska planeringen hålla, så är två viktiga förutsättningar noggrann tidrapportering och detaljerad projektuppföljning som följs upp och utvärderas. Kan du dessutom samla tidrapportering, resursplanering och projektuppföljning i ett verktyg, så får du en mer tillförlitlig och effektiv process.

4

Estimera tid med bättre precision

En underskattad budget med övertid och genvägar ger sällan ett bra resultat. Var noggrann redan i offertstadiet att budgetera rimligt med tid, det kommer generera bättre lönsamhet och skapa ett hållbart arbetstempo för dina medarbetare. Använder du dessutom tidrapporter som underlag, blir det enklare att budgetera tiden baserat på företagets resurser och ger dig bättre tidsuppfattning inför kommande projekt.

5

Var handlingskraftig med din interna tid

Fokus idag hamnar lätt på de debiterbara timmarna, särskilt som konsultbolag där hela affärsidén är att sälja konsulttimmar. När du arbetar mot kund finns det ofta effektiva processer och full kontroll på tidsåtgång och resultat på aktiviteterna. De interna projekten hamnar allt för ofta i skymundan då det oftast har låg prioriteringsgrad. Se över exakt hur mycket tid som behöver avsättas och var handlingskraftig, så ökar chansen att bli klar med dina interna projekt.

6

Låt faktureringen spegla verkligheten

Ett mycket vanligt problem som vi stöter på är att företag som säljer sina tjänster på timbasis, får problem vid registrering av mindre tidskrävande uppgifter. Huvudsakliga fokus är att hjälpa kunden och då kan enstaka småuppgifter kännas onödigt tidskrävande att registrera, men det är kostsam tid som bör rapporteras. Det finns mycket som visar på att tid går till spillo varje gång du byter arbetsuppgift, vilket gör det ännu mer viktigt att rapportera all tid som går att debitera till kund.

7

Fokusera på värdet, inte tiden

Du hörde rätt! Självklart är tiden viktig, men har du möjlighet att plocka ut detaljerade rapporter med värdefull information, använd den. I rapporterna kan du jämföra tidsåtgången på liknande projekt och se på grupp- eller individnivå vad som har visat sig vara mest effektivt. Baserat på dina rapporter kan du optimera dina resurser och ta betalt med en fast avgift i stället för pris per timme. Du blir dessutom mer trovärdig då du kan utlova värdet av ett resultat i stället för en uppskattning, vilket kommer ge dig en nöjdare kund.

Testa möjligheterna med QBIS tidredovisning

Kunskapen om vart tiden tar vägen gör att man kan ta beslut som ökar lönsamheten utan att också förbinda sig till nödvändigheten att utöka de interna resurserna. Med kunskap om hur man kan effektivisera kan man också tjäna mer utan att göra mer. Testa QBIS på egen hand i lugn och ro genom att starta din testperiod idag.

Vill du ha en guidad tur i systemet? Kontakta oss så ordnar vi en anpassad demo och visar hur vi kan skräddarsy QBIS efter din verksamhet.

Vad är en integration | QBIS

Vad är en integration?

| Projekthantering | No Comments
“Vad är en integration?”. Frågan kan verka simpel, men svaret är aningen mer komplext. Ordet “integration” används på lite olika sätt men syftar i grund och botten till en process som leder till att skilda…
Molnbaserat system | QBIS

Vad är ett molnbaserat system?

| Projekthantering | No Comments
Att “spara något i molnet” är ett ganska diffust uttryck för många. Så vad är ett molnbaserat system egentligen?  Enkelt förklarat så är ett molnbaserat system en paraplyterm för allt som involverar leverans av tjänster…
Använd projekttid smartare för ökad lönsamhet | QBIS

Använd projekttiden smartare och öka lönsamheten

| Projekthantering, Tidrapportering | No Comments
Dagens företag måste hålla reda på två saker för att garantera lönsamhet – projekttimmar och verksamhetens produktivitet. Kontinuerliga innovationer världen över har förändrat hur företag arbetar och hanterar sina processer. Företagen har idag mer verktyg…

Så väljer du den bästa tidrapporteringsappen

| Tidrapportering | No Comments
Dagens samhälle ställer allt högre krav på flexibla lösningar där medarbetare kan rapportera tid var de än befinner sig ーoavsett tid på dygnet. Det kan en webbaserad tidrapporteringsapp hjälpa med. Den bästa tidrapporteringsappen underlättar inte…