Avgör anställds tjänsteställe – så funkar huvudregeln, alternativregeln och undantagsregeln

Från och med februaris arbetsgivardeklaration ska du som arbetsgivare ange anställdas tjänsteställe. Hur du avgör detta är dock inte alltid glasklart. Om du är en av många som funderar på hur du ska gå till väga så reder vi ut reglerna här.

Tjänstestället är avgörande när det kommer till skattefria reseersättningar, så som traktamente eller ersättning för boende vid tjänsteresor. Det är också viktigt att ha koll på för att avgöra vilka resor som räknas som resor till och från hem eller tjänsteresor.

Uppdaterade riktlinjer för arbetsgivardeklaration

I arbetsgivardeklarationen ska arbetsplatsens gatuadress och ort anges från och med 1 januari 2023. Med arbetsplats syftar Skatteverket just på tjänstestället.

Om en anställd har flera tjänsteställen under en period, ska dessa rutor lämnas tomma. Det räcker dock inte bara med att den anställde jobbat på olika platser under månaden.

Finns det ingen adress måste du ange en annan lägesangivelse. Finns det ingen ort ska du ange närmaste tätort eller kommunens namn.

Läs mer om riktlinjerna för arbetsgivardeklarationen hos Skatteverket.

En anställning ­– ett tjänsteställe

Trots att en anställd kan utföra sitt arbete på olika platser, kan man bara ha ett tjänsteställe. Dock kan man tilldelas ett nytt om förutsättningarna i en anställning permanent förändras.

När du avgör tjänsteställe för en anställd ska du titta på ett längre tidsperspektiv, ofta två år. För tidsbegränsade anställningar gör du bedömningen efter förhållandena under anställningstiden (notera att provanställning inte räknas som en tidsbegränsad anställning här).

När du fastställer det finns tre olika regler som ska tolkas och prövas i turordning:

1. Huvudregeln ­– den plats där en anställd utför huvuddelen av arbetet. Detta kan vara ett kontor, butik, fabrik eller sjukhus.
2. Alternativregeln ­– om platsen där arbetet utför hela tiden varierar utgår du från att tjänstestället är där material hämtas och lämnas, eller där arbetsuppgifter förbereds och avslutas.
3. Undantagsregeln ­– I en del fall är bostaden tjänstestället. När arbetet pågår under en avgränsad tid på varje ställe, exempelvis i bygg- och anläggningsbranschen.

Låt oss titta närmare på respektive regel:

Huvudregeln för tjänsteställe

I de allra flesta fall kan huvudregeln tillämpas. Detta eftersom den gäller när den anställde huvudsakligen utför arbetet på en viss plats, denna plats blir då den anställdes tjänsteställe.

Anställda på exempelvis kontor, butiker, verkstäder, fabriker eller sjukhus kan huvudregeln tillämpas. Även om arbetsgivaren tillåter att man ibland jobbar hemifrån så anser Skatteverket att om arbetsgivaren tillhandahåller en fysisk arbetsplats så kan man utgå från att detta är tjänstestället. Detta gäller även om den anställde jobbar hemifrån mer än 50% av tiden.

Ett undantag från ovan är om det finns ett avtal som reglerar att den anställde ska arbeta från hemmet (eller annan plats) mer än 50%. Ett annat undantag är om arbetet huvudsakligen utförs i hemmet. I dessa fall kan hemmet vara tjänsteställe.

När det kommer till anställda i bemanningsföretag eller liknande, som får en tillsvidareanställning för arbete hos en kund, så gäller att tjänstestället är hos kundföretaget.

Alternativregeln för tjänsteställe

För de som utför arbete på olika arbetsplatser, kan den plats där material hämtas och lämnas, eller där arbetet förbereds och avslutas som tjänsteställe.

Några exempel på yrken som tillhör denna regel är serviceingenjörer, montörer, chaufförer, piloter och anställda i byggbranschen.

En faktor att ta hänsyn till är hur ofta den anställde reser till arbetsgivarens lokaler. Om den anställde inte omfattas av huvudregeln men ändå besöker lokalerna i genomsnitt oftare än en gång per vecka under längre tid (ca 2 år) ­– exempelvis för att hämta material eller för förberedelser ­– gäller alternativregeln.

Tjänsteställe kan även vara andra platser som besöks regelbundet

Det vanligaste är att den anställda gör ett utlägg för sin friskvårdsaktivitet, och sedan lämnar in sitt friskvårdsbidrag kvitto för att få ersättning från dig som arbetsgivare. 

Det kan också hanteras genom att du som arbetsgivare betalar hela avgiften för friskvårdsaktiviteten. Om kostnaden för aktiviteten överstiger ert friskvårdsbelopp gör du i detta fall ett nettolöneavdrag med mellanskillnaden. 

Som arbetsgivare bör du ta en kopia av kvittot för aktiviteten och använda som verifikation för bidraget.

Undantagsregeln för tjänsteställe

I de fall då varken huvudregeln och alternativregeln inte går att tillämpa så gäller undantagsregeln. Detta innebär att hemmet är tjänstestället.

Denna regel behövde införas speciellt för byggnads- och anläggningsarbetare, men kan även tillämpas för andra yrkesgrupper.

Denna regel kan även tillämpas för de anställda i vissa. Detta beror på att de är anställda för att arbeta på olika platser. Förutsättningen för att regeln ska kunna tillämpas är att den anställde har olika arbetsplatser och att den anställde är tillgänglig för arbetsgivaren och får lön även mellan uppdrag.

När förutsättningarna ändras

Om förhållandena ändras när det kommer till arbetsplats byter den anställde omedelbart tjänsteställe. Hur det har sett ut tidigare i anställningen spelar ingen roll.

Tillfälliga och ibland oförutsedda förändringar

Ibland kan förutsättningarna ändras, tillfälligt och ibland oförutsett. det händer bland annat när det gäller avtal som sägs upp, orderingång som ändras eller när väderförhållanden påverkar.

När något sådant inträffar kan det vara svårt att avgöra. Skatteverkets hållning är att denna typ av tillfälliga förändringar normalt inte påverkar tjänsteställe.

Om det finns en osäkerhet kring hur arbetssituationen kommer se ut i framtiden, ska bedömningen göras över ett två års perspektiv. I de fall då anställningen är kortare än två år, ska bedömningen göras med utgångspunkt i de rådande förutsättningarna.

Ibland går det att redan efter en kortare period avgöra att den tillfälliga arbetssituationen kommer att fortsätta gälla tills vidare, och då anses tjänstestället ha bytts vid den tidpunkten.

Grupper som regleras av lag och särreglering (skattemässig) för korttidsanställda.

För en del grupper kan det fastställas med hjälp av inkomstskattelagen. Detta då lagstiftare har ansett att det bästa är att reglera det direkt i lagen.

Detta gäller för sjömän med sjöinkomst. Deras tjänsteställe blir på fartyget där de arbetar.

För några grupper säger lagen att bostaden är tjänstestället. Det gäller för följande grupper:

• Reservofficerare
• Riksdagsledamöter
• Tillfälligt anställda i offentlig verksamhet under samhällskriser
• Nämndemän och jurymän i domstol, skattenämnd, arrendenämnd och hyresnämnd.