Ocean Finsnickeri Båtbyggeri, på Öckerö i Göteborgs skärgård, har järnkoll på alla jobb med QBIS Tidrapporteringsapp för både iPhone och Android.

Ocean Finsnickeri har i alla år tidigare använt sig av ett papperssystem för att sköta sin administration. Snickarna skrev upp alla sina arbetstider på papperslappar – som sedan samlades ihop inför varje fakturering. Av flera tunga skäl skrotades det uråldriga systemet och byttes ut mot en smart digital lösning – anpassad för hantverkare.

Nu använder de fem kollegorna i Ocean Finsnickeri – förutom det QBIS molnbaserade tidrapporteringssystem – även en app som ger dem full koll på sin arbetade tid. Appen ger dem stor frihet att ute på fältet fylla i timmar och specificera vilka jobb de utfört hos respektive kund. Allt finns sedan direkt tillgängligt som underlag för fakturering.

Saknade ett bra system

“Anledningen till att vi började med detta överhuvudtaget är att det blev svårt att få en översikt över vad vi höll på med. Projektstyrning funkar inte om du inte har aktuella siffror. Vi hade inget bra system för tidrapportering och hade ett stort behov av att få full kontroll på våra projekt”, berättar Daniel Hermansson, vd på Ocean Finsnickeri & Båtbyggeri.

Risken var överhängande att Daniel och hans kollegor skulle få problem med att redovisa hur mycket tid de lagt ner och vad de utfört för typ av arbete för sina kunder. Det tog åtminstone mycket längre tid att få reda på det med den gamla papperslösningen.

 

“Det allra bästa är att vi nu har allt dokumenterat och kan se exakt hur vi ligger till i alla projekt.

 

De fem fin-och inredningssnickarna i företaget har inriktat sig på större jobb inom fartygs- och specialsnickeri. Bland kunderna finns bland annat Strömma kanalbolaget och Kustbevakningen. Men finsnickarna bygger även hus, renoverar fasader och utför snickeriarbeten för kunder som vill ha plats byggda kök, förvaringslösningar och montrar till mässor.

Snabbare svar

Det är inte ovanligt att produkter och byggmaterial som används i arbetet ligger högt i pris. Det kan förstås betyda att det från början kan vara svårt att veta var vissa projekt kommer att landa och exakt hur mycket kunden kommer att få betala.

“Med QBIS Tid har vi möjlighet att kontakta kunden i ett tidigt skede och kommunicera löpande hur arbetena flyter på, både tids- och kostnadsmässigt. Rent praktiskt går det till så att den arbetstid som lagts ner på respektive jobb läggs in av snickarna via appen, med avdrag för lunch och raster. Det går förstås också att i detalj beskriva vilken typ av arbete som utförts och vilket material och vilka produkter som använts” berättar Daniel Hermansson

Frihet under ansvar

Daniel Hermansson tycker att det funkar mycket bra med det nya systemet där alla snickare har eget ansvar att rapportera in sina arbetstider via appen. “Det är mycket lätt och överskådligt att arbeta med appen. Inför fakturering i slutet av varje vecka tar det mig ungefär en halvtimme att köra ut rapporterna.” berättar han.

“Det finns även andra fördelar med QBIS Tid. Det är enkelt att använda appen och databasen som ett ”arbetsarkiv” där det går att se hur projekten ser ut bakåt i tiden. – Men det allra bästa med detta är att vi nu har allt dokumenterat och kan se exakt var vi ligger till i alla projekt.” säger Daniel.

 

QBIS Tid App…

… är utvecklad för att hantverkare med flera anställda enkelt ska kunna rapportera in tid och utfört arbete direkt i mobiltelefonen
… kommunicerar med QBIS Tid databas via internet. När tidrapporterna kommit in i systemet kan de snabbt och enkelt bearbetas för både löner och fakturering
… finns både för Andriod och iPhone
… är en nerskalad version av den webbaserade mjukvaran

Small & Smart

QBIS har även ett paket framtaget för just småföretagare. Det heter ”Small & Smart”. Paketet är en komplett lösning för småföretagare med upp till fyra medarbetare. I paketet ingår tid, Projekt, CRM och Ärendehantering. Förutom tillgång till QBIS får du tillgång till appar så du kan arbeta vart du än är. Priset för detta är 599 kronor per månad – för alla användare och inklusive:

  • Hantering av tid och projekt
  • Ordning på nedlagd tid på olika kunder och projekt
  • Beslutsunderlag inför eventuella förändringar och optimeringar
  • Helhetsbild av vilka resurser som faktiskt använts
  • Komplett underlag för fakturering och löner
  • CRM med säljpipeline
  • Automatisering av sälj, marknad och kundsupport
  • Hantering av all support och service
  • Statistik och rapporter