Med rätt stöd är digitalisering varken långdraget, svårt eller kostsamt. Det blir allt enklare att sköta administrationen helt digitalt och att automatisera tidskrävande processer för smidigare hantering av hela verksamheten.
Varför ska man digitalisera sina processer?
Anledningarna till varför man ska digitalisera sina administrativa processer är många. Förändring känns många gånger svårt och omständligt, men när man börjar se på fördelar mot nackdelar med digitalisering blir det snart svårt att argumentera för att behålla de gamla processerna.
Mer korrekt lönehantering. Medarbetare får mer ansvar över sin egen tid- och avvikelserapportering så att de samtidigt får mer insyn i sina egna tidssaldon. Chefer som attesterar underlaget innan det hamnar hos löneadministratören ger en trygghet i vetskapen att alla tidkort redan granskats innan lönearbetet påbörjas.
Smidig fakturering i projekt. När projekttidsrapporteringen sker i samma system som projektverktyget samlas alla debiterbara timmar och kan smidigt sammanställas till ett underlag inför fakturering.
Enkel utläggsrapportering. Kvitton, traktamente eller milersättning rapporteras i ett utläggsblad så att allt finns redo inför lönehanteringen varje månad. Tillsammans med projekthantering kan varje utlägg registreras som fakturerbara till kunden av projektet.
Sparar onödig tid. Istället för att jaga tid- eller utläggsblad och manuellt räkna mata in data i ett digitalt system finns allt på en säker plats. Med ett par knapptryck exporteras underlaget för vidarebearbetning i det ekonomi- eller affärssystem som integrerats.
Säkrare förvaring av data. Ett molnbaserat systemstöd gör att all information alltid lagras i molnet. Ingen data är därmed knuten till en viss dator, mobil eller enhet. Systemet finns tillgängligt från alla enheter med en internetuppkoppling vilket också ger flexibilitet i hur man väljer att arbeta och utföra ärenden i systemet.
Digitalisering med QBIS i 3 steg
Det kan kännas tungt att förändra arbetsrutiner för en hel verksamhet. Sanning är dock att det inte behöver vara särskild komplext – om man får rätt stöd redan från start. Vi har många års erfarenhet av implementationsprocessen, oavsett om det är en ny implementation eller om det rör sig om ett byte från ett annat system, och vi har tagit fram en säker process för att ge er en så smidig uppstart som möjligt.
STEG 1
Välkomstpaket
Alla nya kunder får ett välkomstpaket som underlättar uppstart och löpande användning av QBIS. Nu förbereds implementeringen med att utse en projektledare för uppstart och arbetet med en strategisk plan för arbetet.
Du får
- Implementationsplan
- Användarmanual
- Projektledare
- Strategi
STEG 2
Uppsättning
Planen för uppsättning till har nu anpassats efter er verksamhet. Nu läggs medarbetare in, kollektivavtal och scheman kopplas ihop. Integrationer till lön- och faktureringssystem sätts upp. Utbildningen genomförs där ni lär er hur man använder QBIS, så att alla medarbetare känner sig bekväma i systemet och ni kommer igång snabbt.
STEG 3
Börja rapportera!
Nu är det bara för personalen att börja rapportera, chefer att attestera och administratörer att invänta underlag för lön och fakturering.
Kom igång med QBIS
Kontakta oss för att få en personlig demo av QBIS eller ställ dina frågor om digitalisering, effektivisering eller systembyte.
