När ett projekt är avslutat vet de flesta projektledare om att det är dags för uppföljning. Det är alltid värdefullt att dra lärdom av vad som gick bra och vad som kan förbättras. Men uppföljning är inte bara viktigt när projektet är slut. De allra bästa projektledarna arbetar med uppföljning i realtid, för att alltid kunna hålla projektet på rätt kurs.
Fördelar med att följa upp projekt i realtid
- Snabbare beslutsfattande: Att följa upp ditt projekt i realtid ger dig möjlighet att snabbt identifiera problem, såväl som möjligheter, och agera direkt. Detta leder till snabbare beslutsfattande, vilket i sin tur gör det lättare för dig att hålla tidsplanen och minska kostnaderna.
- Proaktiv riskhantering: Genom att följa upp ditt projekt i realtid kan du upptäcka risker tidigt och vidta åtgärder för att minimera deras inverkan. Proaktiv riskhantering hjälper dig att förhindra att projektet går över tidsramar och budget, och säkerställer att du når dina mål.
- Förbättrad kommunikation och samarbete: Realtidsuppföljning innebär att alla projektdeltagare har tillgång till aktuell information. Detta förbättrar kommunikationen och samarbetet i projektgruppen för bättre problemlösning och snabbare resultat.
Öka lönsamheten – kom igång med realtidsuppföljning
Genom att följa dessa steg och implementera en effektiv uppföljningsstrategi kan du öka lönsamheten i ditt projekt och säkerställa att det når de fastställda målen:
- Skapa tydliga mål och KPI:er: Definiera tydliga och mätbara mål för projektet (använd gärna modellen för SMARTA mål) samt nyckeltal (KPI:er) som hjälper dig att utvärdera projektets framsteg och prestationer. Detta är grunden för att kunna avgöra om ditt projekt varit lyckat eller inte.
- Använd tidrapportering: Genom att samla in data på hur mycket tid som läggs på varje aktivitet i projektet får du koll på hur resurserna i ditt projekt används. Samla in datan genom att få medarbetare att redovisa sin tid. Detta görs smidigast med ett digitalt system. Då blir det dessutom lätt för dig som projektledare att sammanställa datan.
- Följ upp kostnader och intäkter löpande: Att hålla koll på projektets kostnader och intäkter är A och O i projektledning. Detta är inte något du ska börja med först när projektet är avslutat. För att ha kontroll över lönsamheten bör du ha koll på detta genom hela projektet. På det viset kan du fördela om resurser och fokus under projektets gång.
- Proaktiv riskhantering: Genom att kontinuerligt övervaka och hantera risker kan du förhindra att projektet går över tidsramar och budget. Även detta är viktigt för att säkerställa ett lönsamt projekt. När du identifierar potentiella risker på förhand gör det att du har möjlighet att snabbt vidta åtgärder för att minska negativa konsekvenser.
- Förbättra kommunikation och samarbete: Effektiv kommunikation och samarbete mellan projektdeltagare är avgörande för att säkerställa att alla arbetar mot gemensamma mål. Var inte rädd för att dela med dig av uppdateringar och rapporter om projektets status. På det sättet kan du säkerställa att alla teammedlemmar är informerade och engagerade i projektets framgång.
Generera rapporter för uppföljning med ett par knapptryck
Lär dig från misstag, såväl som framgångar. Genom att analysera information och data från tidigare projekt kan du förenkla, förbättra och vidareutveckla processer, metodik och arbetet tills nästa projekt. QBIS ger underlag i form av en rad moderna rapporter som kan följas upp från planeringsfasen till avslutningen för en perfekt överblick över varje projekt.
Johan Walli, Senior Sales Manager
Johan är utbildad civilekonom och har arbetat som försäljnings- och marknadschef både i Sverige och internationellt.
