Skapa fakturaunderlag som innehåller all nödvändig information inför fakturering. Med inrapporterad projekttid anges dessutom huruvida den är debiterbar respektive icke debiterbar. Material och andra inköp specificeras också i den automatiska fakturaspecifikation som genereras från QBIS, så att man snabbt kan importera underlaget till faktureringsprogrammet.
En detaljerad fakturaspecifikation genereras direkt i projektet
Projektledaren kan se och hantera fakturaspecifikationen direkt i projektet innan underlaget skickas till verifiering hos administratören. Specifikationen innehåller bland annat detaljer om all arbetad tid inom såväl projektet som projektaktiviteterna, medlemmarna som utfört arbetet och när samt externa kommentarer som angivits av projektmedlemmar när de rapporterat tid på aktiviteter. Välj vilken information som ska komma med i fakturahanteraren, så får ni ut rätt specifikation för exportering.
Har ni Fortnox skickas specifikationen automatiskt med vid exportering av underlag till faktureringsprogrammet. Man kan även exportera specifikationen till en smidig pdf-fil.
Se tid för fakturering i realtid
Faktureringsöversikten ger god inblick i hur projektet har planerats gentemot vad som har gjorts ur faktureringsperspektivet. I form av staplar indikerar faktureringsöversikten den kostnadsmässiga budgeten, hur mycket tid som är debiterbar i projektet, hur mycket som dittills har lämnats över för fakturering samt hur mycket som återstår att fakturera.
Fakturaunderlag skapas i fyra kvalitetssäkra steg
STEG 1
Projektmedlemmar rapporterar både material och tid mot projekt
Projektmedlemmar rapporterar sin tid mot projektaktiviteter som finns inlagda i projektet. Tiden som registreras kommer automatiskt att mätas gentemot budget, kostnad och pris i projektets inställningar. På så sätt kommer aktuellt faktureringsunderlag finnas i projektöversikten
STEG 2
Projektledaren tar hand om underlaget i fakturahanteraren
I fakturahanteraren ser projektledaren antalet timmar som rapporterats av både debiterbar och icke debiterbar tid samt registrerat projektmaterial som kan ligga till grund för fakturaunderlag. Härifrån väljs vilka delar som ska finnas med i fakturaspecifikationen inför kommande fakturering
STEG 3
Fakturaunderlag skickas till chef eller projektledare för godkännande
Inför attestering kan chefer eller projektledare se vilka projekt som har färdigt underlag att ge till administratören för fakturering. Här kan man också se hur mycket som finns kvar inför attestering i projekt där projektledaren ännu inte lagt över underlaget för attestering
STEG 4
Administratören förbereder inför exportering av fakturor
När fakturorna är attesterade kan administratören plocka ur fakturaunderlaget ur QBIS och importera det till faktureringsprogrammet. All information finns med i underlaget och med en enkel import finns all information på rätt plats för att göra faktureringen så smidig som möjligt
