Valet att implementera eller att byta ett affärssystem kan kännas som ett stort projekt. Det kräver visserligen en del tid, eftertanke och resurser, men det är också värt att lägga ned tid på eftersom det i längden kan spara mycket tid för hela verksamheten. Rätt system kan göra att man varje månad sparar flera timmar i administrationen vilket gör att man kan lägga mer tid på arbete som kan öka lönsamheten istället.
Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem kan beskrivas som ett komplett paket med samlade funktioner som underlättar fler administrativa processer. Systemet samlar, lagrar och hanterar data som kan användas till underlag inför såväl beslutsfattande som optimering av arbetsprocesser. Med integrerade IT-system i en lösning kan processer såsom CRM, orderhantering, fakturering, tidsredovisning, projektplanering med flera, hanteras i en omfattande databas.
Med ett affärssystem kan man automatisera flera av verksamhetens tyngsta administrativa processer, så att fokus istället kan läggas på utvecklande arbete för ökad lönsamhet och tillväxt. Ett affärssystem kommer med många fördelar, men också ett par nackdelar. Det kan kännas smidigt att ha all information samlad på ett ställe, men det innebär också risker att låsa sig till ett och samma system för flera viktiga funktioner. Därför är det viktigt att grundligt utvärdera huruvida systemet man väljer uppfyller även morgondagens behov, och inte bara de behov som finns idag.
Att byta ett affärssystem kan kräva en hel del resurser, där förflyttningen av redan existerande data, kan innebära en långdragen implementation av det nya systemet. Därmed kan den initiala investeringen kännas mycket dyrare än vad man hade tänkt och resultatet av det man sparar kan fördröjas. Med detta i åtanke kan det därför vara en god idé att se till att ha en mer flexibel lösning som gör att man enklare kan byta system utifall att de inte längre uppfyller verksamhetens behov.
Varför ska jag välja ett försystem istället för ett affärssystem?
Den största skillnaden mellan ett försystem och ett affärssystem är att all funktionalitet inte är inbyggd i systemet. Ett försystem bygger oftast på ett par särskilda funktioner och är utvecklat med fokus på att optimera dessa. Ett affärssystem kan innehålla samma funktioner, men oftast ligger fokus istället på helhetsfunktionaliteten snarare än optimering av de individuella funktionerna. Utvecklingen av dessa funktioner är därför förmodligen mycket begränsad, så är även möjligheterna till att anpassa affärssystemet till er verksamhet.
Ett förssystem som fokuserar på särskilda funktioner ger större flexibilitet för att få ut den funktionalitet som behövs, och kan därmed vara ett bättre val. De flesta försystem på marknaden idag har dessutom välutvecklade integrationer till ekonomisystem som hanterar lön och fakturering, så att man kan automatisera arbetsflöden.
Automatiseringen av administrativa processer kan ske oavsett om man har ett affärssystem eller försystem med integrationer till andra system. Men det kan ge verksamheten en större frihet i att effektivisera de interna processerna om man har försystem som integrerar till andra nödvändiga system istället för att investera i ett omfattande affärssystem.
Effektivisera processer genom att kombinera affärssystem och försystem
Det är inte nödvändigt att byta ut ert nuvarande affärssystem för att kunna automatisera verksamheten. Har man i dagsläget ett system som tillhandahåller funktioner som inte uppfyller de behov verksamheten har, kan man istället komplettera dessa tjänster genom att implementera ett försystem.
