Fördelarna med att digitalisera ditt företags tidrapportering för lön

Definitionen av digitalisering är processen att konvertera information till ett digitalt format. Digitalisering har funnits under många årtionden men många företag väljer än idag att sköta vissa processer manuellt. En av dessa processer är tid- eller avvikelserapportering för lön. Vi tidrapporterar för att få insikt i hur mycket tid vi arbetar, eller är frånvarande, samt även för att få reda på vad vi lägger tid på. Transparens i företagets rapportering gör att vi kan samla in data för att börja effektivisera vår verksamhet och göra den mer lönsam. Varje företag som har anställda behöver ett underlag för att betala ut lön och då blir tidrapporteringen en central del i varje medarbetares vardag där det är viktigt att processen är enkel.

Kortsiktigheten går före

Andelen företag som väljer att digitalisera sin tidrapportering växer för varje år, vilket inte är konstigt med tanke på de fördelar som en sådan typ av digitalisering medför. Problemen med manuell rapportering av tid är många, även om det kan tänkas enkelt att använda papper och penna eller Excel (fattigmans digitalisering). Det kostar ju ingenting, eller? Det läggs mycket tid på att rapportera manuellt, tolka rapporterna, sammanställa alla anställdas rapporter varje vecka eller månad samt knappa in lönen för de anställda manuellt i löneprogrammet. Dessutom är risken för fel beroende på den mänskliga faktorn större då det är fler personer inblandade i att manuellt flytta siffror, vilket också leder till mer tidspillan. Den tiden skulle istället kunna läggas på er kärnverksamhet eller återinvesteras i något som utvecklar ert företag.

Det finns många fördelar med att digitalisera tidrapporteringen för lön i ditt bolag och olika sätt att göra det på. I ett tidrapporteringssystem har den som rapporterar avvikelser möjligheten att göra det enkla ännu lättare. Genom att rapportera enkelt digitalt enbart när det avviker från den normala arbetstiden så får ekonomiavdelningen den information som behövs för att göra lön utan att behöva påminna om att lämna in manuella tidkort eller Excel-blad. Däremellan finns också en attestfunktion, vilket är en stor fördel i säkerheten att betala ut rätt lön. Chefen får när medarbetaren digitalt lämnat in sitt tidkort attestera det innan det går till ekonomiavdelningen för att säkerställa att rätt avvikelser rapporterats eller enkelt påminna medarbetaren. Bolaget slipper också lagringen av alla de manuella tidrapporterna som tidigare tagit mycket plats och det går mycket snabbare att söka fram information ur tidrapporteringen digitalt.

Få större kontroll och bättre koll

Det går också att rapportera exakt arbetstid genom stämpling mobilt eller via en digital fysisk stämpelklocka och få detta kopplat till sitt tidrapporteringssystem. En fördel med det är att man kan få en större kontroll på när medarbetaren faktiskt är på plats på arbetet om man har problem med sena ankomster, men också lika mycket om man har medarbetare som har en tendens att jobba för mycket. Det är också att se som en säkerhet ur arbetsmiljöperspektiv att arbetsgivare ur brand- och säkerhetsrisk har kontroll på vilka personer som befinner sig på arbetsplatsen. Att medarbetaren får flexibilitet i när och hur denne kan rapportera gör också att det blir lättare att få till en daglig tidrapportering, vilket medför färre fel för administratören att rätta senare. Felrapporteringen minskar också för att digitalisering möjliggör automatisering så som auto-verifikation av tidkort med feedback direkt till användaren när denne försöker spara avvikelser som inte överensstämmer med schemat eller de regler som är uppsatta för löneaktiviteten.

Säkerheten i lagring av data är också en vanlig anledning till att vilja digitalisera. En manuell tidrapport kan enkelt komma bort och en Excel-fil kan raderas med ett klick på ”delete”-knappen. Brand är även en stor fara som kan göra att manuell tidrapportering går helt förlorad, vilket vi kan komma ifrån med digitalisering. Att ha er tidrapportering lagrad i en webbaserad molntjänst gör den tillgänglig från alla enheter, ger flexibilitet i medarbetarens möjligheter att rapportera samt säkrad i det fall ni är med om en dator- eller serverkrasch.

När all tid är rapporterad och alla underlag blivit attesterade är det mycket enkelt i ett digitalt tidrapporteringssystem att få en överblick över vad som rapporterats in. Då är det enkelt att göra kontroller av enskilda medarbetares tid och avvikelser samt göra jämförelser. Tiden för sammanställning av underlagen blir obefintlig då systemet gör den för er och det går att få kontroll på aktuella saldon för alla löneaktiviteter både under lönemånaden och ackumulerat över tid. Medarbetaren kan också få transparens i sina saldon i realtid.

En manuell löneprocess är resurstung då det är tidskrävande att föra över och kontrollera tidkort manuellt. Den fördel som av många av de företag som redan digitaliserat anses vara den största är att få allt underlag överfört direkt till lönesystemet. Då behöver väldigt lite manuell handpåläggning göras då filen kommer komplett från tidrapporteringssystemet med de delar som önskas av avvikelser, schema och arbetstid. Det gör också att ni får mer tid över till de arbetsuppgifter som kan bygga upp er verksamhet och ni har tid att modernisera ytterligare för att ligga i framkant. Dessutom är det attraktivt med en arbetsgivare som tänker framåt och vill utveckla företaget.