Fotograferade kvitton – vad gäller?

Att hålla reda på kvitton och utlägg kan vara svårt. Både att veta var kvittona finns och vilka regler som gäller när det är dags att redovisa. Som att fotografera sina kvitton till exempel. Är det okej? 

Är du en av dem som lägger ut privata pengar för arbetsrelaterande kostnader? Det är ganska vanligt, och självklart helt okej. Så länge du har koll på dina kvitton och faktiskt redovisar dina utlägg.

Gör du inte det kan du få problem, inte minst eftersom du då måste ligga ute med pengar. Men faktum är att många slarvar med detta.

Så vad är då lösningen på detta? Kan du fotografera dig ur detta problem?

Fotografera kvitton, ja eller nej?

Att fotografera dina kvitton är ett superbra komplement. Och då menar vi just ett komplement.

För när du digitaliserar dina kvitton i ditt ekonomisystem, en app, eller på en annan lagringsplats, säkerställer du att du alltid har en kopia på ditt kvitto. Många gånger kan du också göra anteckningar i samband med att du sparar kvittot, vilket gör att du alltid har koll på vad dina kvitton gäller. Men det räcker inte med en kopia.

I ett svar på denna fråga, skrivet av bokföringsnämnden, står det att kvittot “ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det”. Det betyder att du måste kunna visa upp orginalkvittot, oavsett om det är i pappersform eller digitalt.

Läs hela svaret från bokföringsnämnden här.

Tre tips för bättre utläggshantering

Skapa en rutin för dina utlägg. Vi är trots allt vanemänniskor, så när vi gjort någonting tillräckligt många gånger, så går det av bara farten.

1. Fota kvittot direkt när du får det. Lägg in det i din app eller ekonomisystem och fyll i all information du behöver.
2. Töm dina fickor, din väska och plånbok från kvitton en gång om dagen och samla dem i en plastficka.
3. Gå igenom dina kvitton en gång i månaden, häfta fast dem på ett papper, och gör din utläggsregistrering.