Jakten på kvitton, reseräkningar och utläggsblad kan kännas som att man springer ett maratonlopp. Kort efter att man gått i mål börjar nästa etapp då varje siffra ska fyllas i på rätt sätt, varje belopp ska summeras och underlag ska processas för utbetalning av lön eller fakturering. Slutet av varje månad kan det kännas som man gjort en Svensk Klassiker.
Trots att en Klassiker på över 40 mil vore bra träning, är all stress som kommer med manuell utläggshantering allt annat än bra för hjärtat. Som tur väl är finns det alternativa lösningar och arbetsmetoder som förenklar hela administrationen. Ett QBIS för samtliga steg i utläggshanteringen; registrering, administrering och underlagshantering av kvitton, traktamenten, milersättning och representation.
Smarta funktioner hjälper dig att administrera hela verksamhetens utlägg, så att du kan luta dig tillbaka och låta systemet sköta de tunga delarna. För att visa vad vi menar har vi i denna artikel samlat några av de fördelar som kommer med att använda QBIS Expense.
Hela resan direkt i mobilen
Hur många gånger har man inte satt sig i bilen och glömt att registrera bilens milmätare? Så sitter man där och behöver antingen gissa eller försöka att komma ihåg att titta ännu en gång på tillbakavägen så att man kan räkna ut hur lång distans man missat.
I stället för att låta slumpen avgöra, kan ni standardisera ert sätt att räkna med digitala kartor och låta rapportören slippa beräkna varje mil manuellt. I QBIS beräknas sträckans längd efter den kortaste vägen enligt Google Maps. Rapportören behöver inte längre räkna ut någonting utan endast ange start- och slutdestination för att få den korrekta sträckan. Förutom resans längd beräknas även de skattefria och skattepliktiga delarna av resan baserat på fordonstyp, vilken administratörerna förinställt i systemet. Registreringen kräver allt mindre av rapportören som endast behöver ange de nödvändiga delarna av resan: destination och fordonstyp.
Mindre trassel och mer ordning
Nästan varje gång man betalar för någonting i kassan åker kvittot snabbt ned i jackfickan – för man vill inte hålla uppe kön som slingrar sig allt längre bakom en. Eller är det bara jag?
”Jag lägger kvittot på kontorets skrivbord imorgon” tänker jag, men i stället glöms det bort. Kvittot tynar bort där i fickan tills att det slutligen ramlar ur när jag river ur husnyckeln ur samma ficka som kvittot låg i.
I stället för att behöva tänka på ”gör det sen”-scenarion kan både du och jag nu fota kvittot direkt i butiken eller när man kommer hem. Ett snabbt foto som kan bifogas tillsammans med kvittoregistreringen, så finns det alltid en kopia som underlättar administreringen.
Mums i stället för moms
Representation är utformat för att gynna den egna verksamheten då det kan inkludera luncher, middagar, teaterbiljetter eller green fee för en golfrunda. Låt inte momsregistreringen förstöra det roliga. Uträkningarna för vad som är avdragsgillt eller inte gällande kvitton för representation kan kännas som en hel vetenskap. Chansa inte utan använd QBIS för att registrera varje belopp. Dela upp artiklar med olika momssats och ange endast det totala beloppet och netto för varje momssats – vilket redan står på kvittot.
Inget glömt med automatiska påminnelser
Förutom att det är smidigt att rapportera olika utlägg är det minst lika viktigt att attesteringsprocessen är lika enkel. Det är sällan tacksamt att vara mellanhanden för en anställd eller medarbetare och administratören som ändå måste ha in underlaget i rätt tid. Digital utläggshantering möjliggör inte bara enkel rapportering utan också att en automatisk påminnelse kan skickas ut till den eller de som inte skickat in sina utläggsblad i rätt tid. Ställ in påminnelser när ni behöver dom: varje månad, vecka eller dag så missas aldrig en deadline. Utläggsbladen skickas elektroniskt för godkännande innan administratören ens tänkt på att påminna om det – smidigt!
Sväva på moln med molnbaserat
Smidigheten i att arbeta mot molnet är svårslagen. Trots att digitaliseringen gör hanteringen av utlägg enklare finns det stora begränsningar om det digitala systemet är bundet till vissa datorer eller enheter. Med all data i molnet är alla ärenden ett knapptryck bort. Då finns det inte längre någon anledning till att befinna sig på en viss plats eller att administrationsprocesserna inte flyter på.
Varför inte godkänna utlägg från en solstol i Thailand? Eller från värmestugan i Alperna? Om du ska besöka Son Doong i Vietnam kan du behöva göra färdigt dina ärenden i QBIS innan du beträder grottan, då det inte finns en garanterad internetuppkoppling. Oavsett var du befinner dig geografiskt kan du alltid ha QBIS med dig i mobilen, surfplattan eller datorn. Allt du behöver är en internetuppkoppling.
