Ett GANTT-schema är en projektplaneringsmetod som grundas i ett visuellt flödesschema av projektets olika faser. Genom grafisk illustration av en horisontell tidsaxel beskrivs olika faser, aktiviteter, milstolpar och beroenden inom ett projekt. Den visuella planeringen underlättar för de som arbetar inom projektet att se vad som ska göras och när. Det hjälper också intressenter, såsom kunder och investerare som inte aktivt arbetar i projektet, att se hur projektet utvecklas i relation till dess planering.
Effektivare projektplanering
Projektplanering enligt GANTT innebär att en plan skapas efter elementen; aktiviteter, faser, milstolpar och beroenden, utifrån ett tidsperspektiv. Planen inkluderar vem, vad och när som uppgifter ska utföras och hur lång tid aktiviteter, faser och projektet som helhet tillåts ta. När projektaktiviteter delas in i olika faser underlättas arbetet med riskbedömning. Ofta finns det flera aktiviteter som är i beroendeställning av andra aktiviteter, vilket innebär att vissa uppgifter måste ha genomförts innan nästa aktivitet påbörjas. Dessa beroenden är en stor del av riskbedömningen såväl som för arbetet med att sätta upp milstolpar mellan olika faser och aktiviteter.
Ett GANTT-schema är en effektiv planeringsmetod eftersom det kräver att den som planerar projektet har sett och förutspått de flesta aspekter av projektets risker och potential, innan arbetet har inletts. Vanligtvis är det projektledaren för projektet som ser till att planera arbetet från början av initieringsfasen till avslutningsfasen där resultat granskas och analyseras.
Varför ska man planera projekt enligt GANTT-modellen?
Fördelarna är många, särskilt om man använder ett digitalt verktyg i samband med sin projektplanering. Bland annat blir schemat lättillgängligt för alla som är involverade eller har access till projektplanen. Det ökar också flexibiliteten om aktiviteters tidsåtgång behöver förlängas, eller förkortas under projektets gång.
Ett GANTT-schema är däremot framförallt användbart för alla som deltar i projektet, eftersom det är en visuell representation om vem som ska göra vad, när och ibland även hur. Samtidigt är det användbart för de som inte aktivt arbetar men behöver insikt i projektets utveckling, såsom: chefer, gruppledare, arbetsledare, marknadschefer m.m. Ett digitalt projektplaneringsverktyg med en GANTT-funktion gör att projektledare enklare kan hålla sig uppdaterade på hur arbetet utvecklas. Tidrapportering är en viktigt funktionalitet för då kan projektledaren få en översikt på hur mycket tid projekt- och aktivitetsmedlemmar har lagt ned på sina uppgifter och lättare övervaka om arbetet fortlöper med planeringen eller inte. Möjligheten att se huruvida en aktivitet eller fas kommer att dra ut på tiden underlättar projektstyrningen.
Förutom att vara användbar för projektplanering är GANTT-metoden också praktisk på så sätt att den kan appliceras på en mängd olika typer av projekt, inom flera olika branscher. Oavsett om man arbetar inom bygg, installation, IT, produktion, vård och omsorg eller marknadsföring.
Hur gör man ett GANTT schema?
Dokumentera, beräkna och allokera
- Dokumentera specifikationer
- Beräkna tidsintervall
- Allokera resurser
Börja med att dokumentera det praktiska arbetet av vad som ska göras; skriv ned alla uppgifter och aktiviteter som ingår i projektet. Specificera även det som behöver göras som inte är en aktiv del av projektarbetet, såsom inhandling av material, restider och tid för möten. Beräkna därefter tidsintervallet för hela projektet och för varje aktivitet; hur lång tid uppskattas varje uppgift och aktivitet ta att genomföra. Allokera resurser till varje aktivitet så att alla vet vem som ska göra vad.
Tidsplaneringen utgör grunden för schemat
- Bestäm start- och slutdatum
- Sätt aktivitetsföljd
- Hitta eventuella beroenden
- Dela upp faser
Bestäm ett start- och slutdatum för projektet baserat på det tidsintervall som uppskattats. Lägg sedan ihop ordningsföljden på aktiviteterna som ska utföras och se om det finns några beroenden som kan utgöra hinder för projektet att slutföras inom estimerad deadline. Dela därefter upp projektets aktiviteter i olika faser. Här finns också möjligheten att lägga in milstolpar som symboliserar delmål som kan nås under projektets gång.
Skapa ett projektschema
När detaljerna kring projektplanen är färdig är det dags att skapa schemat. Med ett digitalt projektverktyg som QBIS Project, skapas GANTT-schemat automatiskt i takt med tidrapporteringen. Genom att lägga in faser och aktiviteter med start- och slutdatum lägger de sig i den planerade följden. Vid aktivitetsregistreringen kan man även välja om någon annan aktivitet är företrädande, vilket anger huruvida aktiviteten är beroende av någon annan. Här kan man också allokera resurser, både personal och tid, till varje aktivitet så att de automatiskt får upp information i sitt tidkort om vad, när och hur länge de förväntas arbeta inom sagd aktivitet.
Effektivisera dina projekt med QBIS
Testa systemet på egen hand eller boka en demo för att få en grundlig genomgång med en av våra experter.
