En körjournal är en slags dagbok över hur din tjänstebil eller förmånsbil används. Vart den har kört, varför den har kört dit, hur lång sträckan var, samt vem som körde den. På så sätt kan du visa hur lång din resa är och om den är gjord i tjänsten eller privat. Att föra elektronisk körjournal är ett praktiskt sätt för att samla alla relevanta uppgifter som bör dokumenteras och rekommenderas till alla som använder bil i sin tjänst.
Vad är en körjournal och varför behöver du en?
Körjournal är kort beskrivet en dokumentation över hur en bil har använts. Fördelen är att du kan särskilja de skattepliktiga förmåner du har om du använder bilen för tjänstekörning eller privatkörning. Skatteverket har inget krav på att du för en elektronisk körjournal eller en journal i pappersform. Men körjournalen behövs för att kunna styrka att man hanterar bilförmåner, drivmedelsförmåner och milersättning i enlighet med skattelagstiftningen.
Hur skriver man körjournal?
Eftersom det inte är ett krav att föra körjournal, finns det heller inget krav på innehållet. Men det finns rekommendationer om vad den bör innehålla för att bevisa att bilen endast använts i den omfattning som gör att du kan få korrekt utbetalning av till exempel milersättning.
Enligt Skatteverkets rekommendationer bör en körjournal innehålla följande:
- Mätarställning vid årets början samt vid årets slut
- Aktuellt år
- Datum och mätarinställning vid resans start och slut
- Hur många kilometer den kör varje resa
- Vilken adress startade resan från och avslutades på
- Ärende/syfte med resan
- Vilka platser, företag eller kontaktpersoner den anställda har besökt.
- Anteckningar om bilförare och tankning med mera.
Källa: Skatteverket
Fördelar med att använda en elektronisk körjournal
Historiskt har körjournal förts manuellt på pappersmallar, men det finns flera fördelar med att göra en körjournal elektronisk. Manuellt arbete är tidskrävande och löper tyvärr en stor risk att bli felaktigt dokumenterade. Då det är en hel del uppgifter du måste hålla koll på för att föra en korrekt körjournal enligt Skatteverket. Därför är det en bra idé att ha en elektronisk körjournal. Den sköter uträkningen av icke-skattepliktiga samt skattepliktiga resor så att du slipper räkna ut det manuellt. Med andra ord kan en körjournal som är elektronisk säkerhetsställa att registreringen görs på rätt sätt och du får mer korrekt underlag för dina resor.
Att implementera en elektronisk körjournal kan vara ett steg mot en mer digitaliserad utläggshantering. Är tjänsteresor med bil vanligt förekommande i din verksamhet kan ni dra nytta av att dokumentera resorna i ett digitalt system. Användare får ett smidigt system, med mindre manuella fel och sparar värdefull tid i det administrativa arbetet med en körjournal som är elektronisk.
Effektivisera rapporteringen av körjournal
En del för att underlätta rapporteringen av din körjournal är att implementera ett system för en smidigare hantering av milersättning. Det fungerar som ett komplement för att kunna hantera utlägg som behöver göras vid användningen av tjänstebil eller förmånsbil.
Med QBIS utläggshantering räcker det med att ange fordonstyp och start- samt slutdestination, så räknar systemet automatiskt ut den kortaste sträckan. Det gör det enklare för den som administrerar utlägget att jämföra resans faktiska längd med det som har rapporterats i en elektronisk körjournal.
En resa som registreras upprepade gånger av en rapportör kommer att föreslås när denne registrerar ett nytt utlägg för milersättning. Då går det ännu snabbare att registrera återkommande resor och gör det enklare för både rapportör och attestant att få koll på såväl kostnader som ersättning. Det går även att begära ut detaljerade rapporter på företags- eller individnivå för att få statistik över tjänstebilsresorna som görs i verksamheten.
All denna information samlas digitalt i molnet som du enkelt kommer åt via mobil, dator eller surfplatta. Resultatet blir en effektivare administrering av körjournal och rapportören får korrekt utbetalning av sina utlägg.
Vanliga frågor om körjournal
Är det krav på körjournal?
I lagen finns inget krav på körjournal. Men enligt företagspraxis är körjournalen en viktig grund vid Skatteverkets bedömning av bilförmån och drivmedelsförmån.
Hur fungerar en elektronisk körjournal?
En elektronisk körjournal registrerar fordonets aktiviteter automatiskt via GPS, och eventuella signaler från motorn. Körjournalen registrerar position, hastighet samt när du startar och stoppar bilen.
Vad ska vara med i en körjournal?
Enligt Skatteverket ska du dokumentera datum, mätarinställning vid resans start och slut. Du ska även ange vilken adress resan startade från och avslutades samt ärende/syfte med resan.
