Vad är ett kvitto?

Förutom frågan “vad är ett kvitto” kanske du även undrar vad som gäller i och med digitaliseringen. Både fysiska och digitala original gäller som giltiga köpintyg. Vid onlineköp får köparen ofta ett digitalt köpintyg. Vid fysiska köp skrivs vanligtvis ett papperskvitto ut, men säljaren kan alltså även erbjuda ett digitalt köpintyg som är lika giltigt. Längre ner på sidan kan du läsa mer om vad som gäller digitala- och papperskvitton för företag.

Köpintyget är ett skydd för både konsument och företag. För konsumenten är det ett bevis på köpet och för företaget är det exempelvis ett sätt att hålla koll på försäljning och lager. Dessutom behöver företaget ett köpintyg för bokföringsmässiga ändamål.

Som konsument är det bra att spara verifikationen i tre år som ett bevis för ditt köp om du senare vill använda dig av exempelvis reklamation, ångerrätt eller bytesrätt. För exempelvis reklamation krävs det inte att du har sparat det, men du behöver på något sätt intyga ditt köp varav kvitto är ett enkelt och säkert sätt att göra detta på. Konsumenten måste alltså kunna bevisa att köpet har gjorts av det aktuella företaget, under det tidspann som gäller.

Som företagare behöver du anmäla kassaregister till Skatteverket. Du måste erbjuda kunder ett köpintyg vid varje köp. Köpintyget kan antingen vara fysiskt eller digitalt. Här kan du hitta ett exempel på en kvittomall.

Bestämmelserna om köpintyg och kassaregister är en del av skatteförfarandelagen och är en viktig del i att behålla en rättvis konkurrens mellan företagare. Detta eftersom de flesta säljare måste ha ett certifierat kassaregister och därmed regleras av skatteregler.

Små företag behöver inte använda kassaregister, och omfattas därmed inte heller av samma regler. Små företag innebär i detta fall de företag vars försäljning är samma eller mindre än fyra prisbasbelopp under ett år.

När en anställd genomför ett köp med sina egna medel för företagets räkning är det ett eget utlägg. Eftersom den anställda har använt egna medel har företaget därmed en skuld till den anställda som vanligen betalas ut som ett påslag på den anställdas lön. Förutom kvitto förekommer även formerna milersättning för transport och traktamente för jobbresor i minst en natt.

Varför ska du ha ett system för digital kvittohantering? För att kunna hantera anställdas utläggskvitton kan det vara användbart att använda ett digitalt system. Med ett system för digital kvittohantering rapporterar alla på samma sätt och du säkerställer att allt samlas på samma plats.

Ett digitalt system gör det även möjligt för anställda att göra utlägg, och chefer att godkänna utlägg oavsett ni befinner er sålänge ni har tillgång till internet.

Den anställda går in i verktyget och lägger till ett nytt utläggsblad, i bladet kan man sen välja vilken utläggstyp man vill göra. Sedan kan man fylla i den information som finns på originalkvittot, andra delar fylls i automatiskt från Skatteverket. Den anställda behöver alltså inte ha någon förkunskap sedan tidigare.

När utläggskvittot sedan har sparats kan chefen gå in och godkänna det. På så sätt behöver administratörer varken jaga anställda för utläggskvitton, eller chefer för godkännande. Allt sker digitalt.