Lönesystemet kan vara ett av de viktigaste systemen som implementeras i varje företag. Inte bara för att personalen ska kunna få sin lön utan för att man ska kunna låta löneadministratören få utnyttja sin kompetens till fullo. Eftersom lönen är en av de största återkommande processerna inom de flesta verksamheter är det viktigt att lönesystemet tillmötesgår de krav som finns för lönehanteringen, och ger utrymme för administratören att arbeta med uppgifter som utvecklar verksamheten. För att skapa denna tiden behövs därför ett system som bland annat är enkelt att använda, innehåller smarta funktioner som underlättar löneberedningen, är lättillgängligt och flexibelt på så sätt att man kan komma åt information och skapa rätt löner.
Hur väljer jag rätt lönesystem?
Olika bolag har olika kravställning och önskemål när det gäller vad man vill få ut av sitt lönesystem. Det är därför inte helt enkelt att välja rätt system, då kravspecifikationen ofta kan se olika ut från olika personer inom den egna organisationen. Åsikter om vad som är viktigast när det gäller valet av system skiljer sig många gånger mellan olika arbetspositioner. VD:n kanske hellre prioriterar ett lägre prissatt system medan administratören söker ett system från ett företag som också erbjuder support och utbildning. Det är lätt att stirra sig blind på vad man tror att man behöver nu, och glömmer att blicka framåt. Ett framtidstänk gynnar sig ofta i längden då det förhoppningsvis finns planer på tillväxt inom bolaget. Letar man då efter ett system som tillgodoser behoven som finns idag, men inte tänker på utvecklingsmöjligheterna kan man lätt missa detaljer som sätter käppar i det egna hjulet.
Några frågor man bör ställa sig för att undvika dessa fallgropar, innan man tar beslutet om vilket lönesystem man ska välja är bland annat:
- Är tjänsten molnbaserad?
- Hur ofta uppdateras systemet?
- Kan vi få utbildning i hur man använder systemet?
- Hur ser möjligheterna ut för att få support?
- Kan systemet integreras med andra typer av system eller affärssystem?
De vanligaste utmaningarna med lönehantering
Efter att ha arbetat nära våra kunder och byråpartners, har vi märkt att det finns fem stora utmaningar som är gemensamma för de flesta när det gäller lönehantering.
Jakten på det försvunna underlaget – tidrapporter, kvitton och andra utlägg
De flesta löneadministratörer har nog upplevt det frustrerande tillfället när kvitton för representation, traktamenten och milersättning plötsligt har försvunnit. En arg medarbetare möter en handfallen administratör och det finns inte mycket att göra åt situationen.
Felrapporteringen som ger fel löner
Oavsett om tidrapporteringen kommer in som fysiska papperslappar eller digitalt via Excel, eller något annat verktyg så bjuder det in tryckfelsnisse till löneberedningen. Den mänskliga faktorn vid överföringen av tidrapporter in i lönesystemet är som upplagt för misstag.
Vad var det nu som stod med? Jag måste gå och kolla på datorn på kontoret
Nedladdade programvaror begränsar hela administrationen till en dator, eller ett par stycken runtom kontoret. Det sätter hela lönehanteringen i riskzonen då det sällan finns backup på data och programmet snabbt blir utdaterat och funktionerna möter inte de utvecklande behoven som finns i den utvecklande teknologins samhälle.
Dubbelt arbete: Anställda har redan dokumenterat sina tider – varför ska det göras en gång till?
En lapp med svårlästa klockslag och datum eller ett Excel-dokument med prydligare rapporter innebär fortfarande dubbelt arbete. Även om allt finns strukturerat dokumenterat i Excel är det extra arbete att hela tiden kopiera information från en plats till en annan. Det tar ofta lång tid och är väldigt påfrestande för hela administrationen.
Gamla rutiner och fängslandet av lönekompetens
Ibland hör man sägningen: processer som har fungerat förut, fungerar även idag. Ja, fungerar gör de med största sannolikhet – men det innebär inte att arbetsprocesserna är optimala för situationen som råder just nu. Människor gör ofta saker på rutin, särskilt när det kommer till arbete som kräver stor noggrannhet och korrekthet. Detta gör att många fastnar i utvecklingen och begränsar sina möjligheter när det gäller att utnyttja den kompetens som administratörer har för vidareutveckling. Därför är det också viktigt att förflytta sig från gamla rutiner, in i nya rutiner så att man utnyttjar de resurser som man har inom bolaget.
Alla dessa utmaningar grundar sig i en och samma sak – tid. Kompetensen som löneadministratörer har är en aspekt av rollen som bör tas tillvara på i större utsträckning än vad många gör idag. Större delen av tiden går till att leta reda på underlag eller tidrapporter från medarbetare, föra över information från en plats till en annan, och det finns sällan tid nog att hitta nya rutiner därför att de nuvarande rutinerna tar all tid.
Integrera ert lönesystem med ett tidssystem
Istället för att låta lönehanteringen bli ett återkommande stressmoment för varje löneadministratör finns det verktyg på marknaden som hjälper till att skapa hållbara processer som fungerar – både idag såväl som imorgon. Det sparar tid i lönehanteringen men ger också en helhetsuppfattning om hur företaget spenderar sin tid internt. Det kan hjälpa företaget att bli mer effektivt och skapa bättre förutsättningar för att öka bolagets lönsamhet. Tidrapporteringssystem som integrerar till lönesystemet automatiserar hela löneprocessen och sparar tid i administrationen.
Så underlättar QBIS Time för lönehantering
I QBIS tilldelas anställda ett schema och avtal med kopplade löneaktiviteter som berättar för systemet vilken löneart de ska kopplas till i lönesystemet. När anställda rapporterar sin tid i QBIS finns därmed all nödvändig information för löneberedningen redan inlagd. Cheferna attesterar anställdas tidkort innan de kommer till administratören som med tre knapptryck kan exportera löneunderlaget för import i lönesystemet. Integrationen skapar en automatiserad process och sparar mycket tid i administrationen för många bolag – stora som små.
Ett externt tidssystem möjliggör dessutom att man kan hämta ut rapporter för hela verksamhetens tid, så att man enklare kan hitta fallgropar och nya affärsmöjligheter i optimeringen av sina arbetsprocesser.
