Helt digitalt tog ett nytt samarbete fart i början av 2020. Partnerskapet klickade direkt även genom skärmarna, och när Micaela Olsson besökte QBIS huvudkontor i Göteborg under januari bekräftades det första intrycket.
Vi satte oss ned och pratade med Micaela, grundaren av PayRule om hur partnerskapet oss emellan ser ut.
Hej Micaela, kan du berätta lite om vad det är ni gör på PayRule?
– “PayRule är en lönebyrå som, precis så ödmjukt som det låter, levererar lönehantering på högsta växel. Vårt huvudområde är löneoutsourcing men vi hjälper också till att ta fram effektiva och trygga lösningar för lönehantering och personalfrågor som gynnar hela företaget från personalen till cheferna och företagsledningen. Efter 16 år i branschen hade jag skapat mig en tydlig idé om hur lönehantering kommer att skötas i framtiden och valde att starta en egen byrå så att jag kunde fokusera på att leverera våra tjänster till företag som värderar trygghet, expertis, enkelhet och tillgänglighet.”
Micaela Olsson
Grundare av PayRule
Ni kontaktade QBIS för att starta upp ett partnerskap, hur kom det sig att du vände dig till oss?
– “Vi har arbetat med QBIS system sedan 2015 och jag vet hur viktigt det är att samarbeta med en systemleverantör som delar de egna värderingarna. PayRule värdesätter nyfikenhet, omtänksamhet, snabb och proffsig support eftersom det gör att vi tryggt kan lita på att systemet kommer att fungera långsiktigt för oss och våra kunder. När vi hade vårt första möte online klickade det direkt. Det var först ett tag efter att vi kommit överens om att bilda partnerskapet som vi faktiskt träffades fysiskt. Det mötet slutade i en nedklottrad whiteboardtavla med en strategi och flera roliga planer framåt som vi idag arbetar med.”
Varför tror du att QBIS kan passa era kunder?
– “Det är användarvänligt. Jag behöver aldrig ta in en konsult eller extra resurser för att hantera systemet, och inte mina kunder heller. Dessutom kan vi anpassa systemet efter kundens behov, bransch och avtal, oavsett om det finns flera varianter i ett och samma företag. Målet är att systemen vi använder ska innebära så lite handpåläggning och tid av våra kunder, och deras personal, som möjligt. Att då använda oss av QBIS som kan integreras till andra system som vi använder för kunderna blir arbetsprocesserna mycket enklare för alla parter. För oss som lönebyrå är fördelen att välja en systemleverantör för tidrapportering, projekt- och utläggshantering att vi alla tillhandahåller samma kompetens men i förlängningen gör det att vi också kan ge snabb support till alla våra kunder, även om den första kontaktpersonen hos oss skulle vara frånvarande.”
Hur skulle du säga att QBIS tillsammans med era tjänster är bättre för kunden?
– “Ett användarvänligt och snyggt system som hela tiden utvecklas, tillsammans med lönekompetens gör rapporteringen och insikten för kundens personal mycket enklare. De rapporterar sin arbetstid och sina avvikelser, ansöker enkelt om ledighet helt digitalt, ser sina semester- och tidssaldon i realtid, rapporterar sina utlägg och sen trillar lönen in på kontot. Chefer har tillgång till anställdas ledighetsplanering, får sammanställningar i rapporter kring det som rapporterats och kan bolla både lön- och HR-frågor med oss. Har man frågor får man helhjärtad och snabb support. QBIS är experter på effektivisering och PayRule är experter på lön och HR. Behöver jag säga mer!?”
Ania Nowicka, Micaela Olsson och Ellinor Collin på QBIS kontor i Göteborg när partnerskapet startade.
Vad skulle du säga är det mest värdefulla för er i ett partnerskap med oss?
– “Att samarbeta med en leverantör som arbetar med hela hjärtat och känner arbetsglädje precis som oss på PayRule är så härligt! Det går inte riktigt att beskriva i ord – vet man känslan ser man den hos andra. Lika barn leka bäst. Vi har bråttom fram, både QBIS och PayRule, men vi är väldigt noga med att se vart vi är idag, att det vi gör fungerar, och att det skapar det mervärde vi vill att våra tjänster ska göra.”
Hur mycket tid skulle du säga att man sparar tillsammans med QBIS?
– “Jag skulle säga att en administratör på ett bolag med ca 40 anställda sparar i snitt 10 timmar i månaden tillsammans med QBIS. De slipper jaga tidrapporter och kvitton utan får allt digitalt. Ofta vet man inte riktigt vart tiden tar vägen och ju mer stressad man känner sig, desto mer ineffektiv blir man. När man får all rapportering digitalt med ett attesteringsled innan det kommer till oss, sparar vi alla mer tid eftersom det ökar chanserna att allt underlag är korrekt med en gång. Vi som lönebyrå vill finnas där och hjälpa till under hela processen och spara tid för kunden så att de har mer tid att arbeta med det som är kul och ger mer. Enkelt tidrapportering och korrekta löner utan frustration bidrar till motivation och förtroende hos arbetsgivaren.”
Ni erbjuder inte bara QBIS till kunder, utan ni använder det även internt?
– “Ja! Vi hade tidigt behov av projektrapportering för smidigare budgetering, uppföljning av siffror och smidig fakturering. Om något är tungt redan första året, såsom att knappa in varje rad av fakturorna i ett Excel-ark, vet man att detta är bara början. Ju mer verksamheten växer, desto mer utav detta arbete kommer att komma. Vi tog in QBIS internt för att slippa hamna där och det underlättar mycket för oss administrativt. Inte bara att vi nu slipper 30 Excel-blad, 10 post it-lappar och 5 borttappade kom ihåg-lappar, men vi har också allt digitalt, säkrat uppe i molnet. Det sparar oss mycket tid, men också väldigt mycket stress.”
Om PayRule
PayRule är en lönebyrå som dagligen hjälper företag med lönehantering – både genom löneoutsourcing, konsultuthyrning och rekrytering av lönekonsulter. Vi vill hjälpa våra kunder att ha tid till att fokusera på deras företag och organisation medan vi supportar hela organisationen – anställda, chefer och företagsledning. Rätt lön i rätt tid och lönehantering från ax till limpa är utnötta uttryck – vi levererar mer än löneadministration.
En trygg och hjärtlig lönefunktion med tillgänglig support för alla anställda skapar förtroende och motivation till arbetsgivaren. Chefer lägger alldeles för mycket tid i den berömda admin-tunnan – där finns vi till för att underlätta. Företagsledningen vill ha bakgrundsinfo om lönekostnaderna för att kunna utvärdera bakåt och planera framåt. Där spelar den berömda semesterlöneskulden in och även förändringar som sker titt som tätt i lagstiftning och regelverk som rör personalkostnader. Vi gillar att göra bra ifrån oss och göra skillnad för våra kunder varje dag. Det tycker vi är kul!
