Project management är en tillämpning av processer, metoder, färdigheter, kunskap och erfarenhet för att uppnå specifika projektmål. Projektledningen jobbar oftast med slutliga leveranser som är begränsade till tidsskala och budget.
Faserna av project management
Project Management är det engelska uttrycket som beskriver de fem olika faserna för en projektledares arbete. De fem faserna innebär: initiering, planering, genomförande, bevakning och avslutning. Genom processen från projektplanering till att ett projekt avslutas finns det flera krav, mål och fallgropar som en projektledare måste förhålla sig till för att skapa ett framgångsrikt resultat. Projektstyrning är avgörande för att projektets utfall ska stämma överens med det som har planerats. Några av de viktigaste delarna i projekthantering är:
- Projektplanering: initiera och definiera arbetet
- Projektstyrning: genomförande och bevakning
- Projektresultat: avsluta och följ upp
Verktyg för projektstyrning
Strax innan projektet dras igång finslipas de sista detaljerna på projektplaneringen. Här bestäms vem eller vilka som utför vissa aktiviteter, resurser fastställs, projekthanteringsplanen och schemat specificeras. I denna fas bestäms också vissa KPI:er, Key Performance Indicators, alltså de nyckeltal som mäter hur projektet fortlöper gentemot projektplanen.
Med ett verktyg för digital IT projektstyrning, såsom QBIS Project, kan projektledare se detaljerade grafer över framsteg, risker, faktureringsöversikt och budget inom projektet och hur dessa förhåller sig till projektplanen.
Effektivt projektledarskap och project management kan nås genom att använda vissa av de utarbetade och testade metoder som finns tillhands. De kan hjälpa till att ge bättre insikt i bra projektstyrning som optimerar resurserna och ser till att uppfylla fördefinierade mål.
Vanliga metoder för projektstyrning
CPM
Critical Path Method, är en metod som används för att skapa en uppfattning av den tid som det kommer att ta för ett projekt att genomföras. Genom att definiera beroenden mellan projektets aktiviteter så att de kan genomföras utan att det påverkar projektets totala tidsbudget. CPM kallas även ”Kritiska linjen” och används ofta när projektets totala tidsram är av största vikt för bästa resultat.
PERT
Program Evaluation and Review Technique (PERT) är en visuell metod som söker optimera projektplaneringen genom att presentera projektaktiviteterna grafiskt i ett nätdiagram, vilket ska leda till större insikt i hur aktiviteterna förhåller sig till varandra.
PROPS
Detta är en svenskutvecklad projektstyrningsmodell som delar in ett projekt i tre områden: projektstyrningsprocess, projektledningsprocess och projektets arbetsmodell. PROPS är utvecklats för företag som arbetar med projekt-, program- och projektportföljstyrning.
Avsluta och följ upp projekt
Vid den avslutande fasen presenteras resultatet för såväl projektmedlemmar som för kunden och intressenter. Här bör projektledaren se till att granska projektplaneringen, genomförandet och det faktiska resultatet för att kunna identifiera projektfel samt vad som skulle kunna göras för att förbättra resultat på kommande projekt. För att kunna analysera projektresultaten krävs dock att projektledaren har underlag som gör att det blir lättare att ta lärdom och förstå vilka steg som ska tas i kommande projekt.
Med digitala verktyg som också är har koppling till tidrapporteringssystem och faktureringsprogram kan det finnas underlag som hjälper till att visa planering mot utfall. Här finns alla detaljer kring hur projektmedlemmarna har spenderat tid inom uppgifter och aktiviteter, projektmaterial som inhandlats, fakturering som har genomförts och kommer att genomföras, huruvida tid som är debiterbar har rapporterats, och det finns också noggranna rapporter om projekttid, material och resultat att granska.
Vanliga frågor om Project Management
Vad är project management?
Project management är processen att leda en grupps arbete för att uppnå uppsatta mål inom ett projekt. Målet är att ta fram ett komplett projekt som överensstämmer med uppdragsgivarens mål.
Vilka är dom 5 stegen i project management?
1. Initiering
Detta är starten på projektet och målet med denna fas är att definiera projektet på en bred nivå.
2. Planering
Denna fas är nyckeln till framgångsrik projektledning och fokuserar på att utveckla en ”färdplan” som alla kommer att följa.
3. Genomförande
Detta är fasen där projektleveranser utvecklas och slutförs.
4. Bevakning
Det här handlar om att mäta projektprogression och prestanda och se till att allt som händer stämmer överens med projektledningsplanen.
5. Avslutning Vid den avslutande fasen presenteras resultatet för såväl projektmedlemmar som för kunden och intressenter
Vad är syftet med project management?
Syftet med project management är att under projektets gång snabbt ska kunna lokalisera var i projektplanen man befinner sig i. Fördelen med detta är att du får förmågan att se om det kan uppstå risker medan projektet fortlöper och kunna åtgärda eventuella problem i projektet som gör att det kan bli försenat.
Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan
effektivisera er projektplanering, projekthantering och uppföljning
