För att leverera framgångsrika projekt krävs en hel del resurser. Små som stora projekt, behöver planering, hantering och uppföljning som anpassats för projektets ändamål för att faktiskt lyckas. Projektformen är smidig att arbeta med, då den är tidsbegränsad och har ofta väldigt tydliga ramar för hur arbetet ska utföras och när. Därmed är budgetering av både kostnader och tid är två av de viktigaste byggstenarna i varje projekt.
Projektledarens roll
Som projektledare har du en central roll i arbetet då du ska se till att projektet startar och går i mål på utsatt tid. Du ansvarar över att arbetet möter de utsatta mål och förväntningar som finns i projektet. Du ska kunna tillämpa kunskaper och färdigheter som driver arbetet framåt, samtidigt som du håller projektet inom ramarna för tids- och kostnadsbudget. Därför är det viktigt för dig som projektledare att förhålla dig till den kravbild som finns och identifiera både möjligheter och fallgropar för att ta fram tydliga och realistiska mål för projektet.
Planera dina projekt
Ett projekt börjar alltid med planering. Ju bättre och grundlig plan du har, desto bättre förutsättningar har du att nå önskade resultat. Planeringen bör omfatta såväl budget och aktiviteter som medlemmar och tidsstrategi. Med flera medlemmar i ett projekt är vissa aktiviteter beroende av varandra, därför är en gedigen plan viktigt för att arbetet ska flyta på smidigt för samtliga parter
Planeringsfasen är en av de mest omfattande delarna av projektarbetet då det många gånger finns flera riktlinjer, ramar eller begränsningar att ta hänsyn till. Därför kan aktivitetsplaneringen vara något av de svåraste att göra. För att göra det enklare för både projektledaren och för alla medlemmar att förstå när, hur och vart aktiviteter ska utföras kan de planeras in i olika faser. Genom att dela upp projektet i faser kan projektledaren pussla ihop aktiviteter med beroenden så att arbetet flyter på friktionsfritt. Med visuell planering i GANTT-schema får du en övergripande bild av hela projektet med faser, aktiviteter, beroenden och milstolpar så att du som projektledare lättare kan hålla koll under projektets gång. Finns det en kund som beställt projektet kan även dessa få en bättre insikt i arbetet med en visuell plan.
Rapportering och realtidsuppföljning
När projektet har dragit i gång är det viktigt att projektledaren får information om hur arbetet löper på för att kunna styra det i rätt riktning. Med en grundläggande plan i ena handen och dagsfärska rapporter i den andra har du allt underlag som behövs för att ta kvalitativa beslut. En bra struktur på projektrapportering är därför avgörande för att vara en god ledare. Projektredovisning som inkluderar tidsåtgång och uppdateringar över vad som gjorts, får du full insikt i arbetet. Kontinuerlig redovisning ger dig också realtidsuppdateringar som kan underlätta riskbedömningen om arbetet inte följer den uppsatta planen. Det kan också vara att förutsättningar har förändrats som kan komma att påverka slutresultatet.
Närvarorapportering
I bygg- och servicebranschen krävs det från Skatteverket att du ska kunna ta ut rapporter om vilka som är verksamma på platsen. Därför måste det finnas en personalliggare primärt för medarbetarnas säkerhet om något oväntat sker. Rapporten ska innehålla alla relevanta identifikationsuppgifter för varje enskild medarbetare och ska uppdateras på daglig basis. Vanligt förekommande är en fysisk loggbok där medarbetarna själva skriver in sig vid ankomst och när de går för dagen. Men med hjälp av digital rapportering registreras det automatiskt när medarbetarna stämplar in och ut för dagen.
Förbättra och optimera
Vid ett avslutat projekt kan det vara en god idé att följa upp projektet från planeringsfasen till slutresultatet för att utvärdera vad som gått bra eller dåligt. Jämförelsen mellan vad som hade planerats med vad resultatet blev hjälper dig att se vad som kan förbättras eller optimeras till nästa projektplanering. Granska på tidsåtgång, timmar eller mellan olika projektmedlemmar och se om det finns möjligheter i att planera arbetet effektivare. Kanske var det vissa hinder som kunde ha förutspåtts ännu tidigare eller fanns det möjligheter som kan utnyttjas till nästa gång.
Digitalisera dina projekt
Digitala verktyg förenklar arbetet för varje projektledare. En molnbaserad plattform för planering, hantering, redovisning och uppföljning ger mer flexibilitet och ökar därmed också chanserna att lyckas med ditt projekt. De löpande registreringarna av vad som händer och vem som gör vad ger den insikt som behövs för att du som projektledare ska kunna se potentiella risker och möjligheter.
Arbetar du med kunder som beställer projekt finns det en fördel i att använda digitala projektverktyg då det förmodligen kan integreras till ert faktureringsprogram. På så sätt automatiseras hela faktureringsprocessen. Från tid till färdigt fakturaunderlag.
