Det pratas mycket om projektledning. Interna och externa projekt. Mindre projekt och bolag som drivs i projektform. Projektledning krävs för att sätta mål i projektet och att se till så att målet nås. Men vad räknas egentligen till ett projekt, vad gör en projektledare och vem kan ha nytta av det? Att arbeta i projekt är egentligen inget konstigt, eller nytt. Projekt har planerats i århundraden. Uppförande av städer, vägar, dammar och broar. Allt har förmodligen arbetats fram i någon slags projektform.
Vad är ett projekt?
Det finns förmodligen lika många definitioner av projekt som det finns projektledare. Men man brukar prata om att projekt är en tillfällig aktivitet som genomförs för att nå ett förutbestämt mål. Aktiviteten är avgränsad till olika resultat som exempelvis vad som ska levereras, när det ska vara klart och hur mycket det får kosta. Ofta finns det också en temporär projektgrupp där projektdeltagarna har tydliga arbetsuppgifter som är kopplade till projektet. Allt detta planeras, styrs och följs upp av en projektledare. Gemensamt för alla projekt är att resultatet beror på projektledarens förmåga att planera, styra och leda projektmedlemmarna.
Kärnområdena i projektledning
Det finns tre huvudsakliga aspekter att ta hänsyn till när man pratar om kärnområdena i projektledning. De tre områdena är:
- Omfattning
- Planering och leverans
- Rapportering och avslutning.
Omfattning handlar om vad som innefattas för att projektresultatet ska nås. Vad som ska levereras, vilka uppgifter som behöver göras och vilka resurser som kommer att behövas.
Planering handlar om att redan på förhand definiera mål och delmål, uppgifter, tidslinjer och vem som ska göra vad. Leveransen är processen av att leverera produkten eller servicen till beställaren.
Rapportering är processen av att hantera och rapportera hur man ligger till i relation till tidslinje och budget. När det önskvärda projektresultatet är uppnått är det dags för avslutning, här är det givande att reflektera över vad som gick bra och var det finns förbättringspotential.
Modell: Projekttriangeln
Förutom kärnområdena i projektledning finns det även andra viktiga aspekter att ta hänsyn till. Projekttriangeln är en modell som beskriver de tre begränsningar som är lika för alla projekt. De tre begränsningarna är omfattning, tid och kostnad. Triangeln illustrerar det ömsesidiga behovet som de tre faktorerna har av varandra samt vikten av noggrann ledning och uppföljning för att se till att önskvärt slutresultat uppnås. Det ömsesidiga behovet påvisar faktumet att en förändring i någon av de tre faktorerna även kommer att påverka de andra två, det är alltså viktigt att försöka hålla dem i balans.
Tid syftar till hur lång tid som behövs för att göra klart de olika projektdelarna. Kostnad innebär de olika resurserna som behövs, såsom arbetskraft och materiel. Omfattning är vilken storlek och detaljnivå på arbetet som inbegrips.
Praktiskt exempel
Om du vill utöka en del i projektarbetet, såsom att lägga till extra funktioner i en produkt som ska levereras (omfattning), kan du låta fler projektmedlemmar vara med (kostnad), eller förlänga tidsgränsen (tid).
Omfattning
Den första delen i projekttriangeln är omfattning. Omfattningen handlar om vad som ska göras för att det önskvärda resultatet ska kunna uppnås. Här inkluderas målsättningar, hur mycket arbete som ska göras, vilka processer som ska innefattas och leverans. Omfattning beskrivs oftast som krav, uppgifter och begränsningar. Det är viktigt att överse omfattningen och att se till att den är tydligt definierad, väldokumenterad och att alla intressenter godkänner den.
Tid
Tidsaspekten i projekttriangeln beskriver vilken tidsgräns som finns. Tidsaspekten mäts vanligast i veckor, månader eller år. Tiden är oftast den svåraste triangel-delen att kontrollera, eftersom det kan vara svårt att uppskatta hur lång tid olika delar kommer att ta. Trots svårigheten är det viktigt att tidsaspekten hålls för att kunna säkerställa framgångsrika projektresultat.
Kostnad
Den sista aspekten är kostnad. Aspekten handlar om hur mycket pengar som finns tillgängliga för att nå det önskvärda projektresultatet. Här inkluderas till exempel budget, tillgängliga resurser och materialkostnader. Hur mycket pengar som finns tillgängliga har en påverkan på hur mycket tid och resurser som kan läggas samt på projektresultatets kvalité.
Projektledningens olika beståndsdelar
De sex stegen förstudie, planering, genomförande, tillsyn, avslutning och utvärdering är projektledningens olika beståndsdelar. Det är alltså olika delar som måste tas hänsyn till för att projektledningen ska lyckas. I modellen nedan hittar du en beskrivning av de olika stegen.
Förutom dessa beskrivningar av de olika faserna som är projektledningens olika beståndsdelar, tillkommer även hur själva ledningen faktiskt ska gå till, detta beskrivs i nästa sektion.
Projektledning i fyra steg
Projektstyrningsmetoder
Projektstyrningsmetoder är olika metoder som används för att planera, utföra och slutföra projekt. Det finns ett flertal olika metoder, såsom agil, vattenfall, lean, kanban och scrum. Olika stilar kan vara användbara i olika projekt, beroende på dess förutsättningar. Målet med styrningen är att slutföra projektet inom utsatt tid, budget och att leverera önskvärt resultat.
I nästföljande avsnitt kommer några av de vanliga metoderna, scrum, lean och agil projektledning att beskrivas.
Agil projektledning
Agil projektledning är en iterativ metod där man arbetar med att kontinuerligt visa upp delar av processen och få feedback. Detta görs genom att man delar upp projektet i mindre delar som kallas sprints, som ska göras inom kortare tidsperioder. Förutom sprint planning ingår även aktiviteter såsom daily standups och nedbränningsdiagram för att se till att arbetet fortgår som det ska. Fokuset i agil projektledning är att leverera värde och metoden främjar samarbete, flexibilitet och problemlösning.
Praktiskt exempel
En hemsida för online-shopping ska skapas. Projektgruppen bryter ner det önskvärda slutresultatet i mindre delar. Dessa delar kan exempelvis vara att designa hemsidan, skapa databasen och att se till att en fungerande betalningsprocess finns. Varje del har en egen tidslinje och mål. Gruppen arbetar sedan tillsammans för att se till att delarna genomförs inom tidsplanen och ledaren ser över framstegen. Gruppen ser även över helheten regelbundet tillsammans och undersöker om några förändringar behöver göras.
Scrum
Scrum är en variant av den agila metoden. Den huvudsakliga skillnaden är att man i Scrum-metoden har mer definierade roller, händelser och artefakter.
Roller
Produktägare – Ansvariga för resultatet.
Scrum Master – Liknar en projektledare, är ansvariga för att se till att Scrum-processen används på rätt sätt och fungerar som den ska.
Utvecklingsteam – Ansvariga för att genomföra arbetsmomenten.
Händelser
Sprint-planering – planeringsmöte där Scrumteamet bestämmer vilket jobb som ska genomföras i den aktuella sprinten.
Daglig scrum – ett dagligt möte för att synkronisera aktiviteter och för att granska de framsteg som har gjorts hittills.
Sprint-översikt – ett möte där Scrumteamet granskar arbetet och resultat i en sprint.
Sprint retrospective – ett möte som hålls efter en sprint där man granskar den och ser över om det finns någonting som kan förbättras.
Artefakter
Product backlog – En lista av delar, funktioner, krav och annat arbete som behöver göras för att kunna leverera ett resultat.
Sprint backlog – en lista av uppgifter som behöver göras för att leverera målet med sprinten.
Burndown chart – ett diagram som visar hur sprinten går.
Lean
Lean-modellen är en metod som fokuserar på att kunna leverera maximalt värde till kunden och minska slöseri. Denna typ av approach syftas till det kontinuerliga förbättrandet av processer genom att ta bort aktiviteter som inte adderar värde. Lean modellen fokuserar på kundens behov, att streamlinea processer och att använda feedback från kunden för att kunna förbättra arbetet. Genom lean främjas även en stark samarbetskultur där medlemmar arbetar tillsammans för att identifiera slöseri.
Det finns tre typer av slöseri enligt lean-modellen:
- Muda – betyder slöseri på japanska och syftar till aktiviteter som inte adderar värde till projektet, såsom extra pappersarbete eller överflödiga arbetsuppgifter.
- Mura – betyder ojämnt på japanska och handlar om ojämnhet i resursfördelningen, antingen genom att överbelasta eller underbelasta vissa resurser.
- Muri – betyder överbelasta på japanska och innebär överbelastningen av resurser eller processer bortom kapaciteten för medlemmarna, såsom att personal behöver arbeta över eller att orealistiska förväntningar sätts inom en tidsperiod.
Praktisk projektledning
Praktiskt projektledning innebär hanterandet av resurser, budget, tidslinjer och andra projektaspekter för att kunna skapa ett önskvärt resultat. Detta involverar planerande, schemaläggande, granskande och tillsyn över projektets utveckling samt att göra nödvändiga förändringar för att se till att man når projektmålen. För att detta ska kunna genomföras krävs en tydlig kommunikation och samarbete mellan alla intressenter, samt ett system för granskning och rapportering. Det krävs även att man har en tydlig förståelse för målen och delmålen för att kunna se till att de kan levereras.
Projektledningssystem
Det finns mängder av verktyg och metoder för att förbättra och effektivisera dina projekt. Två exempel på verktyg du kan använda för att göra dina projekt vassare är Kanban och GANTT. En Kanban-tavla är en metod som hjälper dig att prioritera. Du kan med hjälp av Kanban-tavlan synliggöra problem, fördela ut, prioriter, och hålla koll på alla uppgifter. Det får dig helt enkelt att göra saker i rätt ordning. Ett GANTT-schema använder du för att få en tydlig, grafisk bild av ditt projekt och hur det förväntas fortlöpa. Det visar också hur de olika delarna av projektet är beroende av varandra.
Med QBIS som projektverktyg har du möjlighet att effektivisera dina projekt och driva agil projektledning. När du har kontroll och överblick över leverabler och risker visualiserat i ett GANTT-schema, kan du låta dina projekt leverera en del i taget och göra snabba förändringar när så krävs.
Fördelar med projektledning
Det finns många fördelar med att arbeta i projekt. Framför allt blir problem och uppgifter mer lätthanterliga då man sätter upp en tidplan, mål, budget och riktlinjer, vilket i sin tur leder till bättre effektivitet och en större förståelse i arbetet. Det gör också att du kan samla olika kompetenser i ett arbetslag som passar ett specifikt projekt, det gör att ditt projektlag blir skräddarsytt för uppgiften och kan fokusera på uppgiften på ett annat sätt.
Verktyg för projektledning
Det finns mängder av verktyg och metoder för att förbättra och effektivisera dina projekt. Två exempel på verktyg du kan använda för att göra dina projekt vassare är Kanban och GANTT. En Kanban-tavla är en metod som hjälper dig att prioritera. Du kan med hjälp av Kanban-tavlan synliggöra problem, fördela ut, prioriter, och hålla koll på alla uppgifter. Det får dig helt enkelt att göra saker i rätt ordning. Ett GANTT-schema använder du för att få en tydlig, grafisk bild av ditt projekt och hur det förväntas fortlöpa. Det visar också hur de olika delarna av projektet är beroende av varandra.
Med QBIS som projektledningsverktyg har du möjlighet att effektivisera dina projekt och driva agil projektledning. När du har kontroll och överblick över leverabler och risker visualiserat i ett GANTT-schema, kan du låta dina projekt leverera en del i taget och göra snabba förändringar när så krävs.
Projektledning tips
Är det svårt att vara projektledare?
Att leda ett projekt kan vara utmanande och svårt, men det behöver det inte vara.
Oavsett projektets storlek, kan det vara bra att ha ett system där du kan samla allt som rör projektet på en och samma plats. Med QBIS som projektledningssystem får du ett användarvänligt system som ger dig full kontroll genom hela projektet - från planering till färdigt levererat projekt.
Vad menas med att initiera ett projekt?
Initiera ett projekt är en av de första projektfaserna, där du behöver identifiera vad som är ett önskvärt resultat och effekt med projektet. I mindre projekt är oftast denna fasen kort, medan i större projekt är de mer omfattande och kräver mer tid.
Vad är viktigt i ett projekt?
Alla delar i projektet är viktiga på olika sätt. Planeringsfasen är viktig för att lägga en stabil grund för projektet. Det betyder inte nödvändigtvis att projektet kommer att gå enligt din initiala plan. Då är det snarare projekthanteringen som avgör, hur händelser hanteras under projektets gång är ofta det som avgör om resultatet blir framgångsrikt eller inte. Tappar du kontrollen över resurser, tid och kostnader, så får du inte ett framgångsrikt projekt. Med ett projektledningssystem får du oslagbar kontroll över projektet när det är i rullning och du minskar drastiskt risken att misslyckas med ditt projekt.
Vad behöver du veta innan du börjar med ett projekt?
Det som kan vara bra veta innan projektet drar igång är de element som berörs i planeringsfasen, allt budgeterad från tid, resurser och kostnader. Det är även bra att veta om vad som ska levereras och vad målsättningen är för ditt projekt. När du har detta på plats har du tillräckligt bra överblick för att kunna sätta ut kontrollpunkter eller delleveranser (vid agil projektledning) samt identifiera olika risker som kan uppstå för ditt projekt.
Vad gör en projektledare?
En projektledare är den medlem i en projektgrupp som är ytterst ansvarig för planering, utförande och slutförande av ett projekt. Det är de som ska se till att det önskvärda slutmålet levereras. Dessutom är de ansvariga för resurser, att vara en ledare för gruppen och att se till att tidsmål och budget efterföljas.
Därtill är de ansvariga för att se till att risker identifieras och tas omhand om, och att alla förändringar som görs är dokumenterade och väl kommunicerade till teamet.
Slutligen ska de se över arbetet och ge kontinuerlig feedback till teamet.
Vad är agil projektledning?
Det är en metod som fokuserar på att leverera värde till kunder genom att vara öppna för förändring och genom att främja samarbete mellan olika gruppmedlemmar. Man arbetar iterativt och delar upp arbetet i flera mindre steg, som kallas sprints, som kontinuerligt levereras och överblickas.
Metoden är populär eftersom den låter grupper att bättre hantera olika projektdelar, prioritera uppgifter och bryta ner olika arbetsmoment i mindre delar för att göra dem lätthanterliga. Man får även möjligheten att snabbt anpassa sig till förändringar och feedback. Dessutom gör samarbetsmöjligheterna att medlemmarna enkelt kan arbeta tillsammans mer effektivt.
Hur lyckas du med projektledning?
Det finns inte ett enskilt rätt sätt att lyckas, men nedan har vi samlat några värdefulla saker att ta med sig för dig som har sökt efter “projektledning tips”.
Sätt tydliga mål
Se till att dina gruppmedlemmar förstår vad som behöver göras och varför. Etablera tydligt vilka syften som finns redan i starten för att se till att alla är motiverade och fokuserade på uppgiften.
Kommunicera tydligt
Öppen kommunikation är nyckeln till framgång. Se till att alla hålls uppdaterade på ändringar och utvecklingar i arbetsgången.
Planera i förväg
Vänta inte till sista minuten för att fatta beslut. Identifiera potentiella framtida problem och planera för hur dessa kan lösas.
Var flexibel
Det går aldrig exakt som planerat. Förvänta dig det oväntade och var redo att förändra dig till de ändrade förutsättningarna.
Fira framgång
Ta tiden att uppmärksamma det hårda jobbet och de prestationer som dina gruppmedlemmar har utfört. Att fira framgången kommer att leda till glada gruppmedlemmar och högre motivation.
