Projektledning är ett stort ansvar även i små projekt. Det finns en mängd olika projektverktyg på marknaden idag som kan öka chanserna för varje projektledare att leverera framgångsrika projekt. Dessa verktyg är många gånger utvecklade för att stödja alla stadier av ett projekt; från planering till hantering och uppföljning.
Oavsett vilka verktyg eller tillvägagångssätt man som projektledare har, är det däremot ofta två grundläggande delar som till stor del avgör hur projektets resultat faktiskt blir: transparens och kommunikation.
Svårt att hitta rätt projektverktyg? Så väljer du rätt verktyg för projektplanering och hantering
Hur mycket tid ska en projektledare lägga ned på att leda ett projekt?
Som projektledare har man det övergripande ansvaret att planera resurser utefter en tidsplan som möter konkreta mål. Det ligger också inom projektledarens ansvarsområde att hantera de problem som kommer att uppstå under projektarbetet. Underskattandet av hinder under arbetets gång kan bli en dyr historia. Oavsett om problemen uppstår inom teamet, budget spricker eller att tidsplanen inte hålls är dessa ofta ett resultat från att projektledaren saknar ordentlig insikt i projektet.
Strategin att hela tiden stämma av direkt med projektmedlemmarna, dvs: i möten, telefonsamtal eller mail diskutera hur projektet går, kan i sig utgöra hinder för att arbetet ska kunna löpa på.
Kommunikation är viktigt för att projektet ska nå de uppsatta målen. Effektiv kommunikation är däremot grundläggande för att nå framgång. Relevant statusuppdatering kan både hjälpa projektledaren att ta rätt beslut, men kan också gynna ett mer trivsamt team med ökad tillit.
Effektiv projektrapportering med transparens
Indirekt kommunikation skapar ett mer produktivt kommunikationsflöde. Genom att varje projektmedlem indirekt rapporterar uppdateringar om arbetet kontinuerligt till projektledaren kan denne få ett informationsflöde där det är lättare att sortera vart potentiella hinder och möjligheter finns i arbetet. Ett smartare kommunikationsled underlättar också att se till att varje projektmedlem är informerad med viktiga detaljer för dennes arbete, eller behålls ovetande om information som skulle kunna skapa problem. Sällan behöver alla inblandade i projektet ta del av all information som finns, utan teamet kan istället dra fördel av att endast ha tillgång till den information som är relevant för respektive person.
Transparensen mellan alla projektmedlemmar kan hjälpa till att skapa ett större förtroende för alla i teamet. Som grupp behöver människor ofta få bekräftelse från andra på att det de gör är bra såväl som att andra också är lika engagerade i att driva arbetet framåt.
Statusuppdateringar inom projekt i system kan underlätta för projektledaren att utföra arbetet på ett hållbart sätt som möter både budget och deadline.
Hur kan projektrapportering i system fungera praktiskt?
Ett digitalt system för statusuppdatering är en fördel för mer effektiv kommunikation eftersom man då möjliggör rapportering i led.
Rapportering av tid, status och kostnader från alla som är involverade i projektarbetet ger projektledaren ett bättre utgångsläge för att se eventuella risker som kan hindra att projektplanen hålls. Ett digitalt system som tillhandahåller tidrapportering ger direkt insyn i hur tiden inom projektet spenderas och därmed hur arbetet fortlöper. Ofta finns också möjligheten för varje projektmedlem att skriva en kommentar till sin aktivitetstidsrapportering. Med interna kommentarer kan indirekt statusuppdatering ske till projektledaren och externa kommentarer kan ge den beställande kunden insyn till projektarbetet.
Fördelaktiga funktioner i system för projektrapportering
- Överskådlig uppföljning av projekttid
- Kommentarer om aktiviteter vid tidrapportering
- Sammanställning av spenderad tid i aktiviteter
- Exportering av projektrapporter
- Realtidsuppdateringar om hur projektet går
- Riskbedömning gentemot projektplan, budget och resurser
- Tidrapportering mot aktiviteter och projekt
- Faktureringsöversikt av planerade och genomförda kostnader
