Projektarbeten är en omfattande arbetsform som kräver en hel del planering, dokumentation och uppföljning. En bra struktur för projektrapportering gör det lättare att hantera och följa upp projekt. För att nå uppsatta mål behöver arbetet mätas och då är projektredovisning en essentiell del för att lyckas. Genom att skapa en översikt utifrån relevanta perspektiv kan projektledare, kunder och intressenter följa projektets framgång.
Vad är projektredovisning?
En projektredovisning är en form av intern och/eller extern redovisning vars syfte är att underlätta projektledning. Varje projekt är unikt utifrån flera olika aspekter. Det är därför viktigt att all nödvändig information gällande kostnader, aktiviteter, resurser, resultat, m.m. dokumenteras och görs tillgänglig för alla berörda individer, grupper och avdelningar.
Projektredovisning – Exempel Konsultföretag
Konsultföretag är ett perfekt projektredovisning exempel för hur viktigt det är med redovisning av projekt. Varje klientuppdrag kan vara ett projekt, och ett konsultföretag kan ha hundratals, kanske tusental konsulter under sitt tak. Det är viktigt för kund såväl som konsultföretag att få insikt i alla aspekter av varje individuellt projekt för att se hur konsulten presterar på sin position:
- Hur mycket tid spenderar konsulten på olika aktiviteter?
- Vad för resurser och hur mycket spenderas?
- Vilka resultat har konsulten producerat?
Svaren på sådana frågor är essentiella för att konsult, konsultföretag såväl som kund ska kunna få en komplett överblick och förstå värdet av konsultens arbete och följa projektets framgång.
Varför behövs projektredovisning?
Dina medarbetare redovisar varje aktivitet detaljerat i era projekt och gör att all relevant information tillgänglig för de parter som behöver insikt. Måla en tydlig resultatbild av projektets utfall genom att spåra aktiviteter, resurser, budget, kostnader och resultatet. Vilken del som är mest intressant beror såklart på vilken stol man sitter på, vilket gör att man måste ta hänsyn till flera intresseområden för att ta fram mätpunkterna i projektet.
Du som arbetar med project management är troligtvis mest intresserad av den information som underlättar styrningen så att projektet går enligt plan. Kunden är troligtvis mest intresserad av vad insikt i vad projektet kostar gentemot utfallet som blir. Ledningen vill främst se de interna kostnaderna gentemot budget och intäkter som arbetet genererar. Fördelarna med en detaljerad projektredovisning blir en självklarhet utifrån ett ekonomiskt perspektiv, oavsett vilken roll man har i arbetet.
Spårbarheten inom projektet är viktigt för att arbetet ska nå förväntade resultat, men det är minst lika viktigt för den egna verksamheten att säkra intäkter i nästa projekt. En verksamhet vars målsättning är tillväxt, behöver kanske öka lönsamheten i individuella projekt för att nå en nivå av intäkter som möjliggör expansionen.
Förenklad styrning och uppföljning
För att inte överskrida tids- eller kostnadsbudget behöver dessa två faktorer bevakas. Projektledaren behöver löpande insikt för att kunna se risker som kräver ställningstagande.
Redovisning av budget, tid och resurser kan efter projektets avslut ligga till grund för er nästa projektplanering. I stället för att riskera upprepningar av misstag eller missade möjligheter finns ett kvalificerat underlag på hur lång tid aktiviteter tar, hur mycket material har kostat och är beroenden mellan olika faser inte har stämt. Rätt dokumentation ökar chanserna för att leverera framgångsrika projekt.
Process för projektredovisning
Processen för redovisning av projekt beskriver hur varje steg i redovisningsprocessen ska dokumenteras. Om ni inte har en struktur på plats kan ni inte redovisa alla viktiga detaljer om projektet. Man brukar dela upp det i fem olika faser.
1. Konfigurering/Uppstart
Innan ditt företag kan börja redovisa sina projekt är det viktigt att fastställa de faktorer som utgör baslinjen för processen och definiera strukturen för sina projektaktiviteter.
Viktiga element att definiera:
- Aktivitetsgrupper: Den högsta organisatoriska komponenten i aktivitetsstrukturen som representerar en grupp av aktiviteter som är relaterade till en process eller funktion.
- Aktiviteter: Ett moment, uppgift, operation eller andra komponenter inom en aktivitetsgrupp. Aktiviteter är en ram för att upprätta och samla in budgetar, kostnader, intäkter och statistisk information.
- Kontokategorier: Konton för alla transaktioner behöver etableras för att få en bättre överblick över ekonomin inom varje område. Även fast ett företag kan ha flera bokföringskonton faller varje konto in i en av fem övergripande kontokategorier: Tillgångar, Kostnader, Skulder, Eget Kapital och Intäkter.
- Resurser: En person, anställd, leverantör, tillgång eller utrustning relaterad till en aktivitets kostnader, intäkter eller enheter.
- Belastningar: Transaktioner som skapas automatiskt för att fånga in overhead, extra förmåner eller andra indirekta kostnader förknippade med kostnadstransaktioner i projektbokföring. Belastningar ger en mer exakt återspegling av faktiska affärskostnader för en viss aktivitet.
2. Budgetering
Budgetering är i huvudsak ett sätt att indikera hur mycket pengar som finns tillgängligt för ett visst ändamål. När det kommer till projektredovisning budgeterar företag vanligtvis på olika nivåer, såsom aktivitetsgrupp eller aktivitet och konto.
Genom att koppla en budget till aktivitetsgrupper eller aktiviteter/kontokategorier kan ni följa hur olika resurser används och utgifter. Detta kommer att säkerställa att ni inte går över budget för era aktiviteter.
3. Bearbeta transaktioner
Transaktioner som redovisas i dina projekt kan härröra från en mängd olika källor. Fundera på var dessa transaktioner kan komma från, vad som händer om de skrivs in felaktigt och hur ni åtgärdar eventuella misstag.
4. Fördelning/Tilldelning
Fördela kostnader, intäkter, timmar eller enheter till olika aktiviteter. Belopp och enheter kan tilldelas baserat på en procentsats, en faktor eller en ekvation som representerar kvoten ni vill använda för fördelningen.
5. Analys och rapportering
Slutligen, när all denna information standardiserats, är det viktigt att se till att ni och alla berörda parter har enkel åtkomst till den. Samtliga intressenter måste ha snabb åtkomst till all aktuell aktivitetsdata som aktivitetssaldon, resurssaldon och transaktionsinformation.
För att effektivisera och lyckas med ovan steg är det en god idé att använda sig av något typ av projekthanteringssystem.
Utmaningar inom projektredovisning
Alla projektbaserade organisationer måste uppfylla en rad olika redovisnings- och finansieringskrav inte bara internt, utan även enligt ett alltmer betungande regelverk. Internt sträcker det sig ofta över organisatoriska såväl som geografiska gränser, med flerdimensionell hantering som ökar behovet av flexibel projektrapportering. Komplexiteten ökar ytterligare för projekt som varar från ett par dagar, veckor eller månader till flera år, vars förutsättningar och budget kan modifieras flera gånger under projektets gång.
Att arbeta med projektredovisning i QBIS
Med QBIS som ert system för projekthantering kan ni få bättre total kontroll av era projektresultat. Planera, hantera och följ upp dina projekt i appen eller på datorn.
- Följ projektet i realtid
- Analysera resultaten på detaljnivå
- Planera med löpande eller fasta priser
- Budgetera tid i aktiviteter eller mot resurser
- Låt projektmedlemmar sköta sin tidrapportering direkt i QBIS
- Skapar faktureringsunderlag utifrån rapporteringen
- Lämna över en sammanställning av tid och kostnader till kunden
- Se upparbetat för analys av likviditet och intäkter
- Få insikt med översikt av budget, risker, tidsåtgång och fakturering
Upptäck QBIS Project
Testa QBIS projekthanteringsprogram idag och upplev projekthantering när den är som bäst. Bevaka status och lönsamhet i realtid för ökad insikt i era projekt och bli effektivare, få nöjdare kunder och skapa långvarig framgång.
Vanliga frågor
Vad är projektredovisning?
Projektredovisning är en samling aktiviteter som krävs för att få en sammanhållen redovisning av ditt projekt. Det brukar oftast vara material, kostnader, aktiviteter, resurser och resultat som delas med alla berörda projektmedlemmar, grupper och avdelningar. Syftet är att tillgodose externa och interna intressenters behov av ekonomisk uppföljning och rapportering.
Hur fungerar projektredovisning?
Projektredovisning innefattar de kostnader och intäkter som är kopplade till ett visst projekt i bokföringen, och man kan därefter se på projektet som helhet, och hur det ligger till ekonomiskt. Det som kan vara är att företaget går bra som helhet, men vissa projekt på ett annat.
Projektredovisning hjälper dig som projektledare eller företagsledare att ha kontroll över projektets utveckling. Genom att ha projektredovisning i din verksamhet får du en mängd olika nyckeltal som är gynnsamma för att fortsätta utvecklingen av dina projekt.
Varför projektredovisning?
Syftet med projektredovisning är att ge projektledaren kontroll över sitt projekt från början till slut. Därför är det extra viktigt att alla som är inblandade i projektet redovisar relevanta intäkter och kostnader.
