Projektverktyg – Hur väljer man rätt?

Att hitta det bästa projektverktyget som passar era projekt, företaget och arbetsmodeller är inte alltid lätt. Men det är ett viktigt val och bör därför vara ett genomtänkt beslut. Chanserna att leverera framgångsrika projekt ökar markant om man bygger arbetet på en stabil projektplan och har möjligheterna att hantera både risker och tillgångar under projektets gång, så att man kan möta deadlines inom tids- och kostnadsbudget. För att skapa och genomföra lyckade projekt behövs verktyg som möjliggör god projektplanering, projekthantering och detaljerad uppföljning. Det finns tre enkla steg man kan ta för att säkerställa att man gjort rätt val av sitt projektverktyg.

Tre steg till att välja rätt projektverktyg

1

Definiera projektets mål och krav

Syftet brukar vara tydligt formulerat redan vid initieringsfasen av ett projekt. En klar målbild över vad projektet ska generera underlättar för hur man ska hitta vägen dit. Specificera vilka krav som finns på vägen fram till målen och beskriv vad som ska inkluderas eller exkluderas under projektets genomförande. På så sätt kommer några av de viktigaste frågorna inför att välja rätt projektverktyg besvara sig själva, till exempel: Stödjer verktyget ett projekt i storlek vi planerar? Prioriterar vi ett verktyg som är lättillgängligt, mer användarvänligt eller informationssäkert? Kan projektverktyget integreras med andra system eller kan man använda det på fler sätt än att endast planera? Planerar vi att använda verktyget för andra projekt?
2

Specificera behoven som ert projektverktyg ska underlätta eller lösa

Det finns mängder av olika sätt att planera projekt och det finns olika behov för hur man vill hantera och följa upp arbetet. För de flesta mellanstora till stora företag krävs oftast ett grundläggande planeringsverktyg som klarar av att hantera flera projektmedlemmar från olika avdelningar. Fokus kan snarare ligga på att snabbt kunna se risker eller möjligheter under ett projektarbete och att kunna ta ut underlag som möjliggör analys av arbetet man utfört. Mindre bolag kan å andra sidan söka sig till verktyg med en enkel planeringsfunktion och där man tydligt kan budgetera kostnader och intäkter.
3

Bestäm vad det får kosta

När ni investerar i ett projektverktyg är priset inte nödvändigtvis det viktigaste. Det är lätt att stirra sig blind på vad det kommer att kosta, och missa vilka utvecklingsmöjligheter som finns med projektverktyget. Satsa på ett system som gör mer än att lösa ett av problemen. Ett avancerat projektplaneringssystem är bra till mycket, men saknas möjligheter till att få uppföljning, riskhantering eller kan ge mervärde på annat sätt, kommer verktyget snabbt kännas utdaterat. Detsamma gäller de program som inte erbjuder automatiska uppdateringar eller uppgraderingar för ny programvara. Förutom att se till behoven just nu, blicka framåt om ambitionerna med projekten i framtiden och överväg att investera i bättre system, istället för att ta det billigaste som passar just nu.
välj rätt projektverktyg med QBIS

Bästa projektverktyget – så väljer ni rätt

Vikten av att ha rätt projektverktyg som stödjer arbetet kan väga tungt för att få ett positivt utfall av projektet. Men att hitta ett projektverktyg som passar den egna organisationen och projektets mål, kan kännas nästan lika utmanande som att driva själva projektet.

Därför har vi tagit fram en enkel guide som hjälper er att hitta rätt projektverktyg för era projekt. Genom att titta på vilka funktioner som behövs och prioritera dem, blir det lättare att få en översikt av vad som är viktigt för att driva arbetet framåt på ett effektivt sätt.

Ladda ned checklistan som PDF

Projekthantering och tidrapportering i ett

QBIS Time & Project är ett kraftfullt webbaserat projektverktyg som kombinerar både tidrapportering och projekthantering i ett. Det gör att ni får bättre koll på vad, hur och när projektmedlemmar arbetar inom projekten, vilka kostnader som rapporteras och vilka intäkter som kan faktureras – både nu och senare. Projektplaneringen blir enkel med möjligheten att budgetera både löpande och fasta prismodeller i samma projekt samt allokering av tid mot särskilda resurser på specifika aktiviteter. Med integrationer till flera av marknadens största ekonomisystem kan man enkelt generera fakturaunderlag från QBIS.

Starta en kostnadsfri testperiod och upptäck fördelarna med QBIS idag!

TESTA QBIS
få projektledning och tidsrapporteringsverktyg i ett med QBIS

Vanliga frågor om Projektverktyg

De verktyg som finns på marknaden idag för projekthantering fokuserar mycket på planeringsfasen. Även om det är en mycket viktig fas för hela projektets utfall är det också viktigt att använda sig av ett verktyg där projektledaren kan behålla kontrollen över projektet under arbetets gång.

Projekthantering med QBIS Project är en modern och användarvänlig lösning som ger full kontroll genom hela projektets livscykel – från planering till resultat.

Upptäck QBIS Project

Grunden till att använda ett projektverktyg är att kunna planera och strukturera arbetet medan det fortskrider. Du börjar med att sätta en plan och identifierar vilka förväntningar som finns för att kunna uppnå resultatet. Ett projektverktyg möjliggör planering och uppföljning, vilket gör det enklare att leverera framgångsrika projekt.

Absolut, förutsatt att du har ett system som går att integrera med ditt fakturasystem. All rapporterad tid, utlägg och material som registreras i ett projekt ger ett färdigt fakturaunderlag i QBIS. Med en integration till ett ekonomisystem, kan ni få en helhetslösning som automatiserar hela faktureringsprocessen.

Se alla våra integrationer