Representation beskriver de utgifter som syftar till att gynna den egna verksamheten. Dessa uppgifter ska vara direkt kopplade till främjande av den egna verksamheten vilket innebär att det måste finnas ett naturligt samband mellan den egna näringsverksamheten och det som görs, vart det sker och vem det riktar sig till. Uppfyller utgifterna dessa kriterier är de ofta avdragsgilla vilket gör att man i skattedeklarationen kan göra avdrag för momsen eller kostnaden av utgiften.
Vilka typer av representation finns det?
Idag finns det två typer av representation som kan godkännas för avdrag. Enklare förtäring och förfriskningar samt upplevelser som teater, spel och underhållning. Enkel förtäring inkluderar alkoholfri dryck, kaffe och te, fika såsom kakor, bullar eller frukt samt enklare smörgås som inte ersätter en måltid.
För upplevelser eller underhållning gäller sådana utgifter som inte är enkel förtäring men som är i direkt anslutning till den egna näringsverksamheten.
Hur mycket kan man dra av för representation?
Det är en förutsättning att de verksamheter som vill göra avdrag på representation också driver en momspliktig verksamhet. Däremot råder inga skillnader i riktlinjerna om representation enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag.
För att få avdrag godkända av Skatteverket måste utgifterna anses vara skäliga. Man kan alltså inte få avdrag för lyxbetonade kostnader. Exempel på lyxbetonade utgifter kan vara arrangerade jaktutflykter, fiskeresor eller hållande av byggnader för representation ändamål såsom lantställen. Då är representation ej avdragsgill. Huruvida moms eller kostnaden är avdragsgill eller ej beror på vad utgiften rör. Utgifter för underhållning kan kvalificera sig för avdrag på momsen, men på kostnaden är ej avdragsgill. Utgifter för enkel förtäring kan kvalificeras för avdrag både på momsen och på kostnaderna.
För interna utgifter kan momsavdrag om max 180 kr per person för hyra av en lokal, musikunderhållning eller liknande på en personalfest tillåtas. Avdrag för enklare förtäring och förfriskningar tillåts upp till 60 kr per person. Familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare till de anställda kan också räknas med för avdragsgilla kostnader, då även upp till samma belopp.
För extern representation är maxbeloppet för avdrag på kostnaden om enkel förtäring 60 kr per person, samtidigt som kostnaden inte får överstiga 60 kr per person. Avdrag för momsen kan göras för typen underhållning, då max 180 kr per person. Gåvor kan även räknas som en avdragsgill utgift där maxbeloppet för momsavdraget är 300 kr ex moms.
Räknas måltider eller alkohol som representation?
Gällande måltider och alkoholhaltiga drycker kan avdrag göras på momsen, men inte på kostanden. I det fallet är representation ej avdragsgill.
Räkneexempel för representation
Ett bolag har bokat en middag med en kund där fyra personer deltar. På middagen förtärs både mat för 850 kr (ex moms) och alkoholhaltiga drycker för 640 kr (ex moms). Momsen på middagens totala nota är därmed 262 kr = 102 kr (12 %) +160 kr (25 %).
Uppnår kostnaderna för mat och dryck (ex. alkoholhaltiga drycker) 300 kronor (ex moms) per person, kan du göra avdrag för momsen. Den totala summan exklusive moms avser därmed 1 490 kr, där 57% (850 kr) är mat och dryck och 43% (640 kr) är alkoholhaltig dryck. Bolaget har således rätt att göra avdrag för moms på ett underlag som uppgår till 1 200 kr, ex moms (300 kr x 4 personer). Av beloppet ska 57 % (685 kr) avse mat och 43% (515 kr) alkoholhaltig dryck. Bolaget har därför rätt att registrera momsavdrag med 12% på 685 kr och 25 % på 515 kr, alltså totalt med 210,95 kr. Om bolaget i stället väljer att beräkna avdraget med schablon blir avdraget 184 kronor (46 kronor x 4).
*Skatteverket 2017
Representation i QBIS
Med vår utläggshantering förenklas registreringen för rapportören och för ekonomiavdelningen som förbereder lön och fakturering. Kvittotyper för representation läggs in i QBIS där vissa regler appliceras som gör att systemet automatiskt räknar ut avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp baserat på kvittotyp och det angivna nettobeloppet. Med förinställda kvittotyper minskar risken för fel i rapporteringsstadiet och ingen förkunskap krävs för att registrera representation på rätt sätt.
- Automatisk beräkning av avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp
- Delad momssats för olika artiklar på samma kvitto
- Lägg till deltagare vid kvittoregisteringen för att styrka att rätt belopp rapporteras
- Fota kvitton och bifoga kopian till registreringen
- Rapportera och attestera utlägg direkt från mobilen, surfplattan eller datorn
- Ange belopp inklusive dricks och specificera dricks
Rapportera kvitton för representation i QBIS
Vanliga frågor om representation
Vad är skillnaden mellan intern- och extern representation?
Intern representation hör till de utgifter som företaget betalar för internt till medarbetare. Det rör sig om förfriskningar eller förtäring vid exempelvis evenemang eller konferenser. Företaget kan göra avdrag för intern representation max två gånger per år.
Extern representation hör till de utgifter som företaget gjort för externa parter såsom leverantörer eller kunder. För att räknas som avdragsgillt ska utgiften vara direkt kopplad till förhandlingar, inköp eller försäljning som gynnar den egna verksamheten. Likt intern representation så gäller de utgifter som enklare förtäring, förfriskningar eller upplevelser.
Vad är avdragsgillt representation?
Avdragsgill representation är att du får göra avdrag för upp till ett visst belopp för utgifter om kostnaden eller kostnaderna har direkt en koppling med verksamheten. Det rör sig bland annat om lunch eller middag. Det går också att göra avdrag på kostnaden för enklare förtäring och förfriskningar vid exempelvis mingel som inte utgör en full måltid.
Vad menas med ej avdragsgill representation?
Ej avdragsgill representation är all representation förutom enklare förtäring, enligt Skatteverket. Dessa regler ändrades 2017, dessförinnan fick företag göra avdrag även på kostnaden för representation. Bjuder du en kund på middag får du idag göra avdrag på enbart momsen upp till ett belopp om 300 SEK per person, all annan kostnad är ej avdragsgill representation.
Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan
effektivisera er utläggsredovisning med QBIS Expense. Tillsammans med QBIS Project, vårt project management verktyg, kan ni sköta er projektplanering och projektledning, samtidigt som ni får full koll på vilka kvitton som hör till vilket projekt. Kombinerat med QBIS Time kan era anställda sköta sin tidrapportering och kvittoregistrering på samma plats.
