Vad är representation?

Representation beskriver de utgifter som syftar till att gynna den egna verksamheten. Dessa uppgifter ska vara direkt kopplade till främjande av den egna verksamheten vilket innebär att det måste finnas ett naturligt samband mellan den egna näringsverksamheten och det som görs, vart det sker och vem det riktar sig till. Uppfyller utgifterna dessa kriterier är de ofta avdragsgilla vilket gör att man i skattedeklarationen kan göra avdrag för momsen eller kostnaden av utgiften.

Testa QBIS

Vilka typer av representation finns det?

Idag finns det två typer av representation som kan godkännas för avdrag. Enklare förtäring och förfriskningar samt upplevelser som teater, spel och underhållning. Enkel förtäring inkluderar alkoholfri dryck, kaffe och te, fika såsom kakor, bullar eller frukt samt enklare smörgås som inte ersätter en måltid.

För upplevelser eller underhållning gäller sådana utgifter som inte är enkel förtäring men som är i direkt anslutning till den egna näringsverksamheten.

Intern representation

Hit räknas de utgifter för aktiviteter som företaget betalar för de interna resurserna, alltså medarbetarna eller de anställda. Inom denna kategori kan man räkna utgifter om hyra, förfriskningar eller förtäring för personalfester, styrelsemöten eller konferenser. Enligt de senaste riktlinjerna från Skatteverket bör avdrag för denna typ av representation endast uppgå till max två gånger per år.

Extern representation

Utgifter som görs när verksamheten bjuder externa parter såsom kunder, leverantörer eller konsulter kräver att de medverkande har en naturlig koppling till verksamheten och aktiviteten om det ska räknas som avdragsgillt. Det ska alltså vara direkt kopplat till förhandlingar, inköp eller försäljning som i sin tur gynnar den egna verksamheten. Dessa utgifter kan exempelvis vara enkel förtäring eller upplevelser; biljetter till teater eller green fee för en golfrunda.

Typer av representation och deras hantering | QBIS

Hur mycket kan man dra av för representation?

Det är en förutsättning att de verksamheter som vill göra avdrag på representation också driver en momspliktig verksamhet. Däremot råder inga skillnader i riktlinjerna om representation enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag.

För att få avdrag godkända av Skatteverket måste utgifterna anses vara skäliga. Man kan alltså inte få avdrag för lyxbetonade kostnader. Exempel på lyxbetonade utgifter kan vara arrangerade jaktutflykter, fiskeresor eller hållande av byggnader för representation ändamål såsom lantställen. Då är representation ej avdragsgill. Huruvida moms eller kostnaden är avdragsgill eller ej beror på vad utgiften rör. Utgifter för underhållning kan kvalificera sig för avdrag på momsen, men på kostnaden är ej avdragsgill. Utgifter för enkel förtäring kan kvalificeras för avdrag både på momsen och på kostnaderna.

För interna utgifter kan momsavdrag om max 180 kr per person för hyra av en lokal, musikunderhållning eller liknande på en personalfest tillåtas. Avdrag för enklare förtäring och förfriskningar tillåts upp till 60 kr per person. Familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare till de anställda kan också räknas med för avdragsgilla kostnader, då även upp till samma belopp.

För extern representation är maxbeloppet för avdrag på kostnaden om enkel förtäring 60 kr per person, samtidigt som kostnaden inte får överstiga 60 kr per person. Avdrag för momsen kan göras för typen underhållning, då max 180 kr per person. Gåvor kan även räknas som en avdragsgill utgift där maxbeloppet för momsavdraget är 300 kr ex moms.

Räknas måltider eller alkohol som representation?

Gällande måltider och alkoholhaltiga drycker kan avdrag göras på momsen, men inte på kostanden. I det fallet är representation ej avdragsgill.

Förstå avdragen för representation | QBIS

Räkneexempel för representation

Ett bolag har bokat en middag med en kund där fyra personer deltar. På middagen förtärs både mat för 850 kr (ex moms) och alkoholhaltiga drycker för 640 kr (ex moms). Momsen på middagens totala nota är därmed 262 kr = 102 kr (12 %) +160 kr (25 %).

Uppnår kostnaderna för mat och dryck (ex. alkoholhaltiga drycker) 300 kronor (ex moms) per person, kan du göra avdrag för momsen. Den totala summan exklusive moms avser därmed 1 490 kr, där 57% (850 kr) är mat och dryck och 43% (640 kr) är alkoholhaltig dryck. Bolaget har således rätt att göra avdrag för moms på ett underlag som uppgår till 1 200 kr, ex moms (300 kr x 4 personer). Av beloppet ska 57 % (685 kr) avse mat och 43% (515 kr) alkoholhaltig dryck. Bolaget har därför rätt att registrera momsavdrag med 12% på 685 kr och 25 % på 515 kr, alltså totalt med 210,95 kr. Om bolaget i stället väljer att beräkna avdraget med schablon blir avdraget 184 kronor (46 kronor x 4).

exempel på beräkning för representation | QBIS

*Skatteverket 2017

Representation i QBIS

Med vår utläggshantering förenklas registreringen för rapportören och för ekonomiavdelningen som förbereder lön och fakturering. Kvittotyper för representation läggs in i QBIS där vissa regler appliceras som gör att systemet automatiskt räknar ut avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp baserat på kvittotyp och det angivna nettobeloppet. Med förinställda kvittotyper minskar risken för fel i rapporteringsstadiet och ingen förkunskap krävs för att registrera representation på rätt sätt.

  • Automatisk beräkning av avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp
  • Delad momssats för olika artiklar på samma kvitto
  • Lägg till deltagare vid kvittoregisteringen för att styrka att rätt belopp rapporteras
  • Fota kvitton och bifoga kopian till registreringen
  • Rapportera och attestera utlägg direkt från mobilen, surfplattan eller datorn
  • Ange belopp inklusive dricks och specificera dricks
Testa nu
Använd QBIS kostnadshantering och registrera representationen