Oläsbara kvitton, häftklamrar och dåliga papperskopior. Har du någon gång gjort en manuell reseräkning så känner du säkert igen dig. Men reser du i din tjänst är det väldigt aviktigt att den inte glöms bort, då du har rätt till ersättning för dina utlägg som du har haft under din resa. En reseräkning omfattas av bland annat resor med tåg, flyg och kollektivtrafik som du behöver göra i tjänsten. Men också andra typer av utlägg som kvitto, traktamente och milersättning. Kort sagt så täcker en reseräkning de skattefria kostnadsersättningar som du får när du har lagt ut pengar för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa.
Vad bör finnas i en reseräkning?
För att kunna få rätt utbetalning av dina utlägg så förutsätter det att du har angett rätt uppgifter i din reseräkning. Det är främst för att kunna redogöra korrekta uppgifter till Skatteverket och för att särskilja om utlägget är skattefritt eller inte. Det som bör finnas med är följande;
- Start och slutdestination
- Datum för avresa och hemkomst
- Ditt namn
- Anställningsnummer (om så finns)
- Syfte med tjänsteresan
- Avdelning eller kostnadsställe
Kom ihåg att det alltid är användaren som ansvarar för att fylla i korrekt information på sin reseräkning och att det skickas vidare till rätt person för attestering.
Källa: Skatteverket
Regler för att skapa en reseräkning
Skatteverket har definierat regler om en viss schablonmässig ersättningsnivå på reseräkningar som arbetsgivaren kan betala ut skattefritt. Traktamente är en sådan ersättning som är skattefri upp till ett visst schablonbelopp. Om traktamentet överstiger schablonbeloppet behandlas den överstigande delen som vanlig lön till den anställde, därmed blir den skattepliktig. Normalbeloppet för en hel dag är skattefritt och för en halv dag gäller halva normalbeloppet innan skatt avdrages. Det sistnämnda gäller också för en natt som bekostas av den anställde. Viktigt att komma ihåg att normalbeloppen ser annorlunda ut beroende på vilket resmål eller land. Om du är osäker på hur du ska dokumentera dina reseräkningar för din destination, dubbelkolla alltid med din ekonomiavdelning vilket normalbelopp som gäller.
Varför välja digitala reseräkningar framför manuella?
Det finns flera fördelar med att byta från en manuell reseräkning till en digital. Med en digital lösning är det vanligast att du kan göra din reseräkning i en app, för det är mer användarvänligt och hjälper dig med automatiska uträkningar av normalbelopp. Digitala hjälpmedel möjliggör effektivisering av din verksamhet och ger användare en flexibilitet i rapporteringen av reseräkningar. Oavsett om du rapporterar manuellt eller digitalt, se alltid till att spara originalkvittot även om det är i pappersform. Då detta krav fortfarande finns hos Skatteverket. Men bortsett från det, minimerar ett digitalt system mänskliga faktorn att göra felberäkningar och framför allt sparar in på administrativ tid.
Hur digitala reseräkningar kan hjälpa dig att hantera utgifter och kvitton i din organisation
Ett molnbaserat system låter dig fylla i din reseräkning i en webbapp eller på datorn var du än befinner dig. I QBIS Expense behöver du bara fota kvittot och lägga några få uppgifter för att sedan matcha det med resans övriga utlägg. Ladda sedan upp allt underlag i QBIS som har integrationer till de största lönesystemen.
Ekonomiavdelningen på ditt företag får en bättre överblick över personalens alla utlägg och du får bättre koll på hur mycket pengar du kan förvänta dig vid nästa utbetalning.
Vill du hellre att vi visar upp en anpassad demo för er på hur QBIS Expense kan effektivisera ert arbete?
Tillsammans med QBIS Project, vårt project management verktyg, kan ni sköta er projektplanering och samtidigt ha full koll på vilka kvitton som hör till vilket projekt. Kombinerat med QBIS Time kan era anställda sköta sin tidrapport och kvittoregistrering på samma plats.
