Små händelser kan leda till stora problem i projekt. Risken att inte hinna med saker i tid, att överskrida budget eller misskommunikation som leder till att både tiden och pengarna rinner iväg, är händelser som snabbt kan växa till stora problem. Genom att implementera riskhantering redan i planeringsfasen och se till att ha verktygen som stödjer hantering av risker under hela projektets gång, kan sådana situationer undvikas.
Projektledare som vill driva framgångsrika projekt måste eftersträva tydlighet i såväl planering, dokumentation och kommunikation. När ett projekt initieras är det av största vikt att några huvudsakliga punkter specificeras;
- Syftet med projektet
- Målet med projektarbetet
- Kraven och de begränsningar som projektmedarbetarna måste förhålla sig till
Det är sällan lätt att kombinera dessa punkter i praktiken och projektledaren har då en tuff uppgift på sina axlar i att planera ett hållbart projekt. Erfarna projektledare känner till att planeringen sällan går som man har tänkt sig, och därför har kunskapen att planera projekt som om arbetet inte kommer att gå enligt helt planen. Det är snarare en regel än ett undantag att någon är frånvarande, en aktivitet drar ut på tiden eller att budgeten överskrids. Ett sätt att undvika dessa problem är att planera in mer tid på aktiviteter, eller i faser än vad man egentligen tror är nödvändigt. På så sätt finns utrymme för misstag som kan åtgärdas utan att hela projektet drabbas.
Vikten av ett stödjande projektverktyg
När planeringen är färdig och projektet drar igång är det en stor fördel att använda ett projektverktyg som tillåter både en grov överblick, detaljerad planering och som även varnar när aktiviteter ligger i riskzonen.
Med QBIS Time & Project kan projektledare grundligt planera arbetet så att det finns en tydlig vy för när aktiviteter ska genomföras och så att varje projektmedlem vet när de ska arbeta med vissa uppgifter. Varje projektmedlem kan i sitt tidkort se hur mycket tid de förväntas lägga på en aktivitet, hur mycket tid man dittills arbetat, hur mycket tid som återstår samt inom vilken tidsram som aktivitetsarbetet ska genomföras.
Som projektledare kan man under projektets gång se hur mycket tid som budgeterats och som har rapporterats mot både respektive aktivitet och projektet som helhet. I projektets översikt finns riskmätaren som visar om aktiviteter ligger i riskzonen. I framstegsdiagrammet visas tydligt hur projektet fortskrider gentemot planen och ger indikationer för huruvida åtgärder måste tas för att nå projektmålen.
