Skip to main content

De flesta av oss har nog missat att lämna in kvittot för det där utlägget vi gjorde för två veckor sedan. Tänk då när man arbetar med utläggen för 50 eller till och med 15 anställda där varje kvitto ska granskas, sparas och utbetalas. Då är det svårt att minnas hur ett kvitto lämnades in när det går att spara kvitton både digitalt och fysiskt. Det är dags att slippa strulet. QBIS är vana att hjälpa företag med sin kvittohantering.

De flesta av oss har nog missat att lämna in kvittot för det där utlägget vi gjorde för två veckor sedan. Tänk då när man arbetar med utläggen för 50 eller till och med 15 anställda där varje kvitto ska granskas, sparas och utbetalas. Då är det svårt att minnas hur ett kvitto lämnades in när det går att spara kvitton både digitalt och fysiskt. Det är dags att slippa strulet. QBIS är vana att hjälpa företag med sin kvittohantering.

Oavsett vilken kvittotyp det är måste allt underlag enligt lag, registreras och sparas. Hur många kvitton blir inte det under ett års tid? I takt med digitaliseringens utveckling blir det dock enklare att hantera en större mängd kvitton. Ett digitalt verktyg för hanteringen av utlägg hjälper bland annat till med:

  • Förenkling av administration då alla kvitton samlas på en plats
  • Ökar spårbarheten för enskilda kvitton och utläggsblad
  • Minimerar risken att underlag slarvas bort
  • Förbättrar läsbarheten av varje enskilt kvitto
  • Smidigare registrering gör hantering och attestering till enklare processer

Smarta lösningar för digitala kvitton

Att spara kvitton digitalt är ett steg på rätt väg. Genom att använda en molnbaserad lösning har ni gått hela vägen fram. Eftersom ett molnbaserat system är tillgängligt vart som helst, när som helst från en enhet med en helt vanlig internetuppkoppling kommer ert underlag att vara säkerhetskopierat i realtid. I stället för att binda upp hanteringen och begränsa möjligheterna med ett program på en dator så finns hela er verksamhets kvittoregister precis där du är.

7 fördelar med vår kvittoregistrering

1

Slipp jakten på utläggsblad då hela personalstyrkans kvitton finns rapporterade i systemet
2

Skicka automatiska påminnelser till de medarbetare som riskerar att lämna in underlaget för sent
3

En plats för samtliga utläggstyper
4

Se hela verksamhetens utläggsregistreringar i rapporter
5

Slipp kontrollräkning av moms, avdrag eller ersättning. QBIS räknar ut det åt er med förinställda kvittotyper
6

Exportera färdigt underlag för lön eller fakturering
7

Bifoga en kopia av kvittot genom att fota det med din mobil eller lägg till en PDF-fil vid registreringen så vet du att kopian är inlämnad och färdig

Spara eller släng kvittot – vad gäller?

Det blir allt vanligare att spara kvitton digitalt. Men godkänns verkligen bara ett digitalt kvitto för att få det återbetalt? Vi har samlat några av de vanligaste frågorna som ställs när det gäller reglerna av att spara kvitton digitalt.

Räknas ett digitalt kvitto som ett godkänt kvitto?

Ett digitalt kvitto är ett fullt godkänt underlag som inte behöver skrivas ut – förutsatt att det togs emot digitalt direkt från butiken eller företaget vid köp. Reglerna om att spara kvitton digitalt skiljer sig något från papperskvitton. I stället för att sparas i tre år efter papperskvittots köp datum måste ett digitalt kvitto enligt bokföringslagen sparas i sju kalenderår baserat på räkenskapsåret.

Om jag har både ett papperskvitto och ett kvitto i digital form, måste jag spara båda två?

Gäller det ett kvitto som har ett digitalt originalursprung behöver papperskopian inte sparas. Är det ett papperskvitto som har konverterats till digital form måste det originella papperskvittot sparas i minst tre kalenderår efter köpet.

Är det lagligt att göra digitala kvitton av papperskvitton?

Ja. Enligt bokföringslagen får kvitton överföras från papper till annan form genom att skannas eller fotograferas.

Kan jag slänga papperskvitton när jag skannat eller fotograferat demt för att spara kvittona digitalt?

Nej, om du har valt att spara kvitton digitalt måste originalkvittona alltid sparas för att bokföras. Papperskvitton får slängas först från och med det fjärde året efter avslutat kalenderår enligt räkenskapsåret.

Hur ser framtiden ut för digitala kvitton?

Med digitaliseringens utveckling väljer allt fler butiker och företag att erbjuda digitala lösningar för utskrift av kvitton. Fördelarna med att spara kvitton digitalt anses vara så pass stora att pappersversionerna sakta fasas ut både i Sverige och i hela världen.

Papperskvitton är både en fråga om kostnad och miljö. Kostnaderna för att bevara betalningsunderlag på papper i Sverige beräknas vara ungefär 4 miljarder kronor per år – inklusive material, resurser och administrationstiden. Det motsvarar cirka 5 700 nya heltidstjänster.

För företag som vill slippa den analoga och manuella metoden finns det dock goda framtidsutsikter. Då många inser effektiviteten och enkelheten i att registrera, hantera och spara kvitton digitalt. I september i år lämnades betänkande i utredningen Enklare regelverk för mikroföretag och en modernare bokföringslag. Där föreslogs bland annat att företag ska få förstöra materialet om räkenskapsinformationen har överförts (exempelvis digitalt) och att terminologin i sjunde kapitlet i bokföringslagen ska moderniseras för att kunna ta tillvara på digitaliseringens möjligheter. Förslagen öppnar för att det kommer att bli enklare för företag att spara och hantera kvitton digitalt i framtiden. När den tiden väl är kommen, har QBIS möjligheter att möta digitaliseringen och dess behov.

De flesta av oss har nog missat att lämna in kvittot för det där utlägget vi gjorde för två veckor sedan. Tänk då när man arbetar med utläggen för 50 eller till och med 15 anställda där varje kvitto ska granskas, sparas och utbetalas. Då är det svårt att minnas hur ett kvitto lämnades in när det går att spara kvitton både digitalt och fysiskt. Det är dags att slippa strulet. QBIS är vana att hjälpa företag med sin kvittohantering.

Oavsett vilken kvittotyp det är måste allt underlag enligt lag, registreras och sparas. Hur många kvitton blir inte det under ett års tid? I takt med digitaliseringens utveckling blir det dock enklare att hantera en större mängd kvitton. Ett digitalt verktyg för hanteringen av utlägg hjälper bland annat till med:

Molnbaserad kvittohantering med QBIS utläggshantering

Det är enkelt att glömma bort att spara kopior av kvittona från inköpen man lagt ut för. Särskilt när vi lever i en digital tid där vi dessutom många gånger kan få kvitton digitalt till e-mailen istället för i handen i butik. Digitalisera kvittohanteringen och se därmed till att kvittokopiorna sparas och förvaras tryggt. Rapportera kvittot direkt i telefonen, surfplattan eller datorn där momsen räknas ut automatiskt beroende på kvittotypen som registreras.

Upptäck QBIS Expense