Nyckeltal är en metod för att mäta framgången av vissa aktiviteter gentemot uppsatta mål. I verksamheter är det ett sätt att både kontrollera och säkerställa att mål kan nås. Med välformulerade KPI:er, Key Performance Indicators, eller nyckeltal, kan man hitta sätt att optimera verksamheten för att nå de resultat som man strävar efter.
Med en överblick av vad som går bra, kan man hitta vad som behöver minskas eller skalas bort för att öka lönsamheten. Det låter enkelt men kan i verkligheten vara ganska svårt. Att hitta rätt nyckeltal för att nå sina mål och samtidigt få personalen att arbeta tillsammans mot de resultaten är komplicerat. När man däremot har hittat rätt kan prestationerna inom verksamheten lyfta ordentligt.
För att skapa förutsättningarna för att lyckas måste KPI:erna appliceras på hela företaget – oavstt avdelning eller befattningsnivå. Eftersom ledningen på ett företag oftast har mål som är mer abstrakta än praktiska mål, som medarbetarna ofta har, är det viktigt att nyckeltalen blir en röd tråd genom hela företaget. Ett företag som vill öka sin lönsamhet med 2 miljoner kronor under ett affärsår har detta som sitt övergripande nyckeltal. Därefter måste man hitta nyckeltalen som kan appliceras på respektive avdelning, eller anställd, som kan göra att vi når upp i 2 miljoner i ökad lönsamhet. Det krävs att man sätter upp både mål och delmål för att kunna arbeta målinriktat. Med ett systematiskt arbetssätt, stort tålamod och tydlig statistik kommer man att kunna se effekterna av arbetet med KPI:er.
Hur kommer man igång med KPI:er?
Börja smått och öka med tiden
Fokusera på de mest relevanta siffrorna i början. Sätter man för detaljerade nyckeltal i början finns risken att arbetet känns komplicerat och att personalen lägger för stor vikt vid nyckeltalen som berör dem, istället för att se helhetsbilden för företaget.
Håll det simpelt
Om målet är att öka omsättningen behöver man lägga in nyckeltal på enskilda medarbetare och på avdelningar. Eftersom man då kan mäta vad det är som orsakat att man inte kunnat nå upp till den faktureringsgrad som varit önskad. Har det till exempel varit mycket frånvaro under en period, eller har det varit projekt inom företaget som gjort att man inte kunnat sälja vissa tjänster, osv.
Använd samma nyckeltal för hela verksamheten
Särskilj inte mellan KPI:er på olika avdelningar eller befattningsnivåer inom företaget. Mäter man faktureringsgrad, frånvarostatistik eller vilka projekt som genererar mest intäkter, behöver man mäta nyckeltalen för alla nivåer inom företaget; den enskilde anställde, avdelningen och företaget som helhet.
Förändra arbetsprocesserna
En av anledningarna till att man börjar arbeta med nyckeltal är för att de interna processerna ska förbättras. Ändå är det många som tenderar att ändra KPI:erna, snarare än att ändra arbetsmetoderna, när målen inte nås.
Stå fast vid de nyckeltal som har satts upp och testa därefter olika arbetsmetoder för att hitta de mest optimala sätten att nå målen.
Förbered och få med personalen i de nya processerna
När personalen har informerats om att man kommer att börja mäta olika delar av deras eller avdelningen arbete, kommer rutinerna att förändras ganska snabbt. Anledningen kommer däremot troligen vara att personalen vill passa in i den nya strukturen, snarare än att de vill producera resultat. Detta kan vara ett problem eftersom personer kan lägga för stort fokus på sig själva, och inte ha företagets helhetsmål i åtanke. Detta skifte av fokus tenderar till att personalen omedvetet börjar motarbeta varandra. Är till exempel det huvudsakliga målet att öka lönsamheten med 2 miljoner och en avdelnings nyckeltal är att öka antalet kunder med 100st, då kan avdelningen sikta in sig på att öka antalet kunder utan att reflektera över kvaliteten i dem. Att nå nyckeltalet för avdelningen blir därför viktigare och innebär inte nödvändigtvis att verksamheten når sitt huvudsakliga lönsamhetsmål.
Därför är det viktigt att personalen är med på den röda tråden genom alla nyckeltal.
Arbeta med visionen och visualisering av progressen
De flesta människor kan ta till sig statistik om den presenteras visuellt. Se därför till att kommunicera visionen av nyckeltalen och statistiken som visar både progress och resultat på ett visuellt tilltalande sätt. Det kan skapa en tydligare bild av arbetsresultatet för all personal.
Ha tålamod
Det tar tid. Efter att nyckeltalen har definierats börjar arbetet med att nå dem. Hur lång tid det kommer ta att nå KPI:erna är svårt att säga. Det vi däremot vet är att om man har tålamod och kontinuerligt arbetar med att förbättra sina arbetsmetoder, kommer resultaten att visa sig.
Arbeta med nyckeltal i QBIS
Frånvarostatistik
Frånvaro är ett bra nyckeltal för de flesta verksamheter. När man på ett sammanställt vis kan se vilken typ av frånvaro som är ofta förekommande, kan man införa åtgärder som motverkar de problem som orsakar avvikelserna. I QBIS kan man se denna statistik sorterad efter avdelningar, med detaljerad information om enskilda personers frånvaro respektive närvaro.
Debiteringsgrad
Vill man nå nyckeltal som rör ökade intäkter, eller säkerställning av verksamhetens resursutnyttjande, bör man ta del av statistik som visar hu mycket av den anställdes tid som kan generera inkomster. Genom att jämföra hur mycket tid som har spenderats inom projekt där tid kan faktureras och vad kostnaderna för dessa är, gentemot hur stora intäkterna skulle kunna ha blivit, kan man hitta nyckeltal att utgå ifrån för att öka debiteringsgraden.
Kostnad per projekt och anställd
Med en rapport som visar upparbetade kostnader löpande i varje projekt, kan man hitta riktlinjer för att planera en mer korrekt budget för kommande projekt. Sammanställningen över kostnader ger en tydligare bild av vilka aktiviteter, projekt eller anställda som sticker ut från planeringen och därmed påverkar resultaten – både positivt och negativt.
Resultatuppföljning av projekt i realtid
Se hur projekt fortlöper med både budgetering, beräknade intäkter och tiden som faktiskt kan faktureras – i realtid. Med resultatuppföljning finns en möjlighet att agera på potentiella hinder innan skadan sker, om det är så att projektmålen eller nyckeltalen hotas.
Projektkategorier
Skräddarsy nyckeltal för uppföljning genom att tagga olika projektkategorier. Här kan man särskilja vilka resultat man har på vissa kategorier och därmed se vilka som är mest lönsamma. Genom denna särskiljning kan man även de vilka projekt som genererar mer intäkter, och därmed kan man hitta rätt aktivitet som hjälper företaget nå nyckeltalen.
