Digitalisering sitter i ryggraden hos VicApta som satsat på att arbeta med digitala verktyg redan från start. Det har däremot inte varit helt utan utmaningar längs med vägen. Trots utmaningarna har de hela tiden arbetat för det de tror på och förverkligat sin vision om en verksamhet som ligger i framkant med marknadens bästa service.
Det är lättare sagt än gjort att sätta ihop ett eget ekosystem av digitala systemlösningar. När flera olika parter, ibland orelaterade till varandra måste fungera ihop, krävs både förståelse och stor kunskap för att hitta rätt kombination av verktyg.
– ”Det är väldigt viktigt att få med alla parter i sin digitala utveckling; oss själva, kunderna och leverantörerna vars tjänster vi använder. Alla måste känna sig trygga i hur processerna fungerar och vi måste förstå varandras perspektiv i varför vi arbetar på det sätt som vi gör”, berättar Birgitta Fahlkvist, grundare och affärsutvecklare på VicApta.
Birgitta Fahlkvist, grundare och affärsutvecklare på VicApta
Har fått mer koll
Digitalisering ställer högre krav på de enskilda medarbetarna som måste förstå varje process från a till ö i samtliga system. Men fördelarna som kommer från att sköta det mesta digitalt överväger de eventuella svårigheterna berättar Birgitta,
– ”Den främsta anledningen till att vi satsar på det digitala är för att det ger mindre handpåläggning av våra medarbetare. Mindre handpåläggning och mer automatisering ger mer korrekt hantering av informationen”.
Förutom att det blivit enklare att tillhandahålla kvalitetsservice för kunderna berättar Birgitta att VicApta tillsammans med systemleverantörer såsom QBIS och Centsoft har fått ett bättre grepp om verksamheten som helhet. Tidrapportering underlättar för löneservice medan effektivisering av leverantörsfakturor förenklas tillsammans med Centsoft. Med flera specialistleverantörer skapas en helhet där kunder kan få ut det mesta av allt.
– ”Vi har byggt ett ekosystem av digitala lösningar som ger oss bättre koll i både det interna arbetet och tillsammans med våra kunder. Vi får rätt underlag på rätt ställe i rätt tid. Vi sparar också mycket tid på uppföljning av resultaten eftersom vi vet varifrån information kommer”, säger hon.
Helheten är det bästa
Satsningarna har visat sig främja utvecklingen av de interna processerna, vilket i sin tur lett till att effektiviteten har ökat.
– ”Vår löneprocess har blivit väldigt bra i och med att vi har tidredovisning som vi kan bygga lönerna på”, säger Birgitta och fortsätter, ”löner är en så stor del av de flesta företag och utgör mellan 50–80 % av arbetet så vi måste se till att de är spårbara och korrekta”.
Förutom förbättringarna av tidseffektiviteten har även vissa fördelar visat sig ur affärssynpunkt. När tid frigörs från administrativt arbete finns det nu mer tid till att vårda kundrelationer och stärka banden till varje klient.
– ”Helheten med digitalisering är det bästa. Våra medarbetare har mer tid tillsammans med varje kund så att de kan arbeta med mer värdeskapande frågor utöver de grundläggande arbete som utförs tillsammans med varje kund, vilket såklart är mycket värdefullt”, avslutar Birgitta.
