FAQ – Vanliga frågor

Om du blir ombedd att jobba övertid eller mertid, så registrerar du tiden som överskrider timmarna i ditt schema som en särskild avvikelse som finns i ditt tidkort. För att få övertidsersättning gäller olika regler beroende på vilken arbetsgivare du har. Oftast måste arbetet vara beordrat på förhand eller godkännas av chef i efterhand. Du kan också få kompensationsledigt i utbyte mot den övertid du arbetat.

Om du rapporterar flextid registreras det direkt på den tid som överstiger den lönegrundande arbetstiden. Skriv bara in dina arbetstimmar och så kommer de överstående timmarna adderas till din flexbank. Det totala flexsaldot visas direkt i dina tidssaldon på dashboarden.

Du kan anpassa scheman utefter din verksamhets behov, antingen gör du ett generellt schema för samtliga anställda eller så fördelar du det på respektive avdelning och/eller på individnivå. Det färdiga schemat blir som en mall där du kan koppla vilka medarbetare som ska tillhöra schemat. Du har flera anpassningsmöjligheter, ställ in vilka avvikelser, löneaktiviteter som ska gälla för schemat och skräddarsy schemat efter ert kollektivavtal.

Ja, i QBIS kan vi skräddarsy ert schema efter ett eller flera kollektivavtal. Vilket innebär att vi kan anpassa dina scheman så att det passar verksamheten. När vi har kopplat avtalet till QBIS uppdateras det automatiskt om det sker förändringar i avtalet.

I QBIS kan du rapportera avvikelser direkt i tidkortet. Vi stödjer alla typer av avvikelser som ligger till grund för löner exempelvis, flextid, komptid, arbetstidsförkortning, OB etc. Du kan även skräddarsy avvikelser så att det passar din verksamhet.

I QBIS kan du planera projekt utifrån diverse prismodeller, såsom pris per projekttimma, per projektmedlem eller fastpris. Det går också att kombinera löpande timpris och fast pris i samma projekt. Du kan enkelt följa upp kostnader och jämföra med intäkten samt vad som fakturerats. För vanliga återkommande projekt kan du skapa mallar, för en effektiv uppstart. Du får en visuell översikt över dina projekt i GANTT-vyn, där du även kan bryta ner projektet i aktiviteter. Dessa kan du sedan dela in i faser, med beroenden och milstolpar. Resursplaneringen blir smidigare då du kan se över tidsramen och beläggningen för dina projekt.

För att hålla reda på hur tiden spenderas, så rapporterar du aktivitetstiden för respektive projekt och aktivitet. De rapporterade timmarna blir underlaget för faktureringen, där du kan se din debiterbara tid. 

QBIS kan integreras till de flesta system som finns på marknaden idag, både system för lönehantering och fakturering. Med hjälp av våra integrationer kan hela processen automatiseras, vilket sparar in på administrativ tid. 

Klicka här för att se alla våra integrationer: QBIS Intergrationer

Skulle du sakna en integration hör du av dig till din kontaktperson på QBIS som tar fram ett kostnadsförslag.

Agil projektledning innebär att du kan driva ett projekt i kortare leveranscykler för att kunna göra snabba förändringar när så krävs. Istället för att ha ett större projektmål, kan QBIS dela upp projektet i delmål och låter dig leverera en del i taget.

Ja, vårt system ger dig uppdateringar i realtid som baseras på tidrapportering och uppdateringar som görs i QBIS. Fördelen är att risker eller möjligheter går obemärkt förbi. Du har även en omfattande projektuppföljning för att få uppdateringar om hur det går för dina projekt.

• I QBIS kan du enkelt registrera traktamente för både inrikesresor och utrikesresor. Systemet beräknar ersättningen, kostförmån och måltidsavdrag för anpassade destinationer baserat på uppdateringar från Skatteverket. 
• För måltidsavdrag och förmånsbeskattning finns korrekt beskattning och ersättning förinställt när traktamentet registreras av rapportören. 
• Du behöver endast rapportera destination, datum och tider för start och slut. QBIS beräknar automatiskt vilket traktamente som gäller.

I QBIS rapporteras representation där moms, skattefria och skattepliktiga belopp registreras automatiskt. Du kan enkelt lägga in de typer som ska finnas tillgängliga såsom, lunch, middag, enkel förtäring, underhållning m.m. Beräkningen av avdragsgill moms och kostnad sker också automatiskt, utan att du behöver förkunskaper om representation. Du kan utöka rapporteringen genom att göra det obligatoriskt att ange vilka som deltog vid händelsen.

Du behöver bara ange start och slutsträcka samt fordonstyp, så räknar QBIS automatiskt ut den kortaste sträckan och genererar hur mycket som ska betalas ut till dig som rapporterar. Återkommande resor kommer systemet ihåg och kommer att föreslås för den som rapporterar utlägget. Vilket gör det enklare att få koll på kostnaderna och ersättningen.

Ja, när du gör utlägget i QBIS kan du kryssa i checkrutan för fakturering och koppla det till önskat projekt så läggs det automatiskt in i fakturaunderlaget.

• Du kan antingen bifoga ditt digitala kvitto eller ta en bild på ditt fysiska kvitto och lägga in det i QBIS. 
• Är det olika artiklar på kvittot kan du dela upp momsen, så räknar systemet ut hur mycket moms det blir på respektive post. 
• När du rapporterar representation registreras avdragsgill moms och kostnad automatiskt för lunch, middag, enkel förtäring och underhållning. 
• Beräkningen av avdragsgill moms och belopp sker automatiskt, utan att du behöver hålla reda på representationstyp. 
• Sätt kvoter för respektive utläggstyp för att undvika att kostnaderna överskrids.

En elektronisk körjournal registrerar fordonets aktiviteter automatiskt via GPS, och eventuella signaler från motorn. Körjournalen registrerar position, hastighet samt när du startar och stoppar bilen.

Enligt Skatteverket ska du dokumentera datum, mätarinställning vid resans start och slut. Du ska även ange vilken adress resan startade från och avslutades samt ärende/syfte med resan.

Ja, med vår project management-modul QBIS Project kan du redovisa hur mycket tid du lagt på olika aktiviteter i projekt. Detta kan du sedan använda som underlag för framtida projektplanering. Modulen är dock inte bara för dig som arbetar med projektledning. Du kan också använda QBIS Project för att följa upp hur er tid spenderas internt, och se till att ni spenderar er tid på rätt saker.

Med rätt stöd behöver det inte vara ett stort projekt att implementera eller byta system.

STEG 1 – Välkomstpaket

Hos oss får du alltid ett välkomstpaket med en implementationsstrategi, en projektledare som lägger grunden för en smidig uppstart och hjälpmaterial som guidar era medarbetare i att använda QBIS.

STEG 2 – Uppsättning

Databasen sätts upp och anpassas efter era behov. Era medarbetare läggs upp och kopplas till aktuella scheman. Integrationen till ert ekonomisystem kommer på plats och ni utbildas i QBIS funktionalitet från alla användarperspektiv.

STEG 3 – Börja rapportera!

Nu är det färdigt och det är bara att börja rapportera!

Behöver du hjälp med er QBIS finns vi ett telefonsamtal eller ett e-mail bort. Vår Customer Care arbetar alltid för att ge dig bästa service och guida dig rätt när du behöver det.

Med 10 års erfarenhet har vi lärt oss att identifiera effektiviseringsområden som kan spara många timmar varje månad i ert arbete. Vi erbjuder alltid kostnadsfri rådgivning för att ni ska hitta rätt verktyg som hjälper er verksamhet att växa.

Svar: För att få åtkomst till QBIS Classic behöver du vara inloggad i QBIS, klicka sedan på kugghjulssymbolen (i menyraden längst till höger) > QBIS Classic.

Svar: Ja, vi tillhandahåller både skräddarsydda utbildningar för ert företag, men även månatliga grupputbildningar med specifika fokusområden. Utbildningar finns tillgängligt för såväl användare, chefer eller administratörer. Vi lyssnar till era behov och utformar en gemensam utbildningsplan för er verksamhet. Har ni svårt att identifiera vad som behövs för att ta ert användande vidare kan ni alltid kontakta vår kundservice (helpdesk@qbis.se) eller er kontaktperson hos oss på QBIS.

Svar: Hjälpavsnittet är endast tillgänglig när du är inloggad i QBIS. Du hittar den i QBIS smartbar > Support > ”QBIS Help Center” alternativt via kugghjulssymbolen, uppe till höger i menyraden > ”hjälp”.

Svar: Du kan kontakta vår support via mail på helpdesk@qbis.se eller telefon 031-10 70 60 (knappval 1). Du kan även kontakta vår support direkt i QBIS via vår smartbar.

Svar: För att ändra ditt lösenord i QBIS klicka på kugghjulssymbolen (i menyraden längst till höger) > ”mina inställningar”.

Svar: Det kan finnas flera orsaker till att du inte kan logga in på QBIS;
– Du har angivit fel företagsnamn/användarnamn/lösenord (om du har glömt ditt lösenord finns det möjlighet att generera ett nytt i inloggningssidan)
– Du har inte behörighet att logga in på din profil i QBIS
– Du har engångslösenord och lösenordet har löpt ut
– Det har uppstått driftstörningar i QBIS
Om du upplever problematik med QBIS kan du läsa om eventuella driftstörningar på vår statussida, som uppdateras automatiskt och löpande: www.status.qbis.se. Om problemen kvarstår kan du kontakta vår support antingen via helpdesk@qbis.se eller telefon 031-10 70 60.

Svar: Ja, QBIS tidrapportering fungerar både på dator, mobil (smartphones) och surfplattor.

Svar: För att få tillgång till det nya mobila gränssnittet måste du ha ställt in ”TID” som startsida (startområde). Detta gör du genom att klicka på kugghjulssymbolen (i menyraden längst till höger) > ”mina inställningar”, längst ned till vänster på sidan hittar du inställningarna för startsida. När du loggar in nästa gång i mobilen dyker det nya gränssnittet upp.

Svar: QBIS 2.0 finns inte tillgängligt i appstore, utan finns i mobilanpassat i webbläsaren, du kan spara ned QBIS på din hemskärm för lättare åtkomst. Hur du gör detta är bättre beskrivet här.

Svar: Ja, en användare kan öppna sin egen vecka så länge chefen inte har godkänt den. Tryck på ”mer”- knappen längst upp till höger och välj ”Öppna vecka”. Är veckan godkänd av chef kan endast administratörer öppna den stängda veckan.

Svar: Ja, I fakturahanteraren under ”Öppen faktura” går det att göra förändringar på datumnivå genom att klicka på de tre prickarna till höger på raden. Då går det bra att både skriva upp eller ner tiden för att justera värdet på fakturan.

Svar: Vid registrering av alla avvikelser som ska hanteras som frånvaro med avdrag från schemats förväntade tid, behöver användaren registrera ett minustecken i rutan framför värdet för avvikelsen. Exempel: En dags sjukfrånvaro registreras som ”Sjuk” -8.

Svar: I fakturahanteraren under ”Godkänn tid och material” finns en möjlighet att filtrera på perioden ”alla”. Då syns hela projektets historik av tid, material och utlägg som ej blivit fakturerat, vilket gör att inga underlag missas.

Svar: Ja, i tidkortet i QBIS finns det ett flertalet valideringsmöjligheter inbyggda för att hjälpa användaren att göra rätt tidrapportering. Det går även att använda sig av automatisk OB-uträkning, schemavalidering och validering av projektaktiviteter. Be din systemadministratör att kontakta QBIS för vägledning.

Svar: QBIS har en bindningstid på 12 månader, med tre månaders uppsägningstid, om inget annat anges i avtalet.

Svar: QBIS Prissättning utgår från licens per användare per månad, och har inte några grupperingar. Detta innebär att du aldrig betalar för fler användare än vad du behöver. Kontakta sales@qbis.se för mer information.

Svar: Uppsägning skall ske skriftligen och sändas via e-post till info@qlogic.se. Därefter blir du kontaktad av oss för att fullfölja din uppsägning. Uppsägningstiden finns specificerad i ditt avtal, notera att särskilda villkor kan förekomma. Kontrollera gärna vad ditt avtal avser innan du kontaktar oss. Det ska alltid finnas ett skriftligt underlag i samband med en uppsägning.

Svar: Med ett supportavtal får ni support alla helgfria dagar. Det finns ingen gräns för antal ärenden ni kan upprätta. Kostnaden är 20% av era månatliga kostnad, och ger alltså tillgång till vår support under hela avtalsperioden.

Svar: Det bästa är att vända sig direkt till vår ekonomiavdelning antingen via mail ekonomi@qlogic.se eller telefon 031-10 70 60.

Svar: Detta skulle kunna bero på att din verksamhet har fler aktiva användare än vad som står i avtalet, vi hämtar information ifrån en loginrapport som visar hur många som varit inloggade på en viss modul under månaden.
Det skulle även kunna bero på vår årliga indexhöjning som sker i Februari.

Svar: Detta beror på att du inte har betalat din faktura alternativ att du gjort en sen inbetalning. Den första påminnelsen skickas ut en vecka efter förfallodatum. Den andra påminnelsen skickas ut 2 veckor efter förfallodatum tillsammans med ett brev om att kunden kan komma att skickas till kronofogden vid obetald faktura. Efter den tredje veckan skickas en ansökan till Kronofogden.

Svar: Alla fakturaändringar skickas till ekonomi@qlogic.se.

Svar: Ja, vi erbjuder en digital faktura genom Pagero för den som vill. Kontakta vår ekonomiavdelning via mail ekonomi@qlogic.se eller direkt via telefon 031-10 70 60.

Svar: QBIS hanterar en rad olika typer av lönearter, några av de vanligaste är:
– ATF i QBIS kan ställas in efter arbetad tid med hjälp av en särskild formel. Redan inarbetad ATF kan justeras vid uppstart av QBIS.
– Komp kan ställas in för er verksamhet och programmeras med olika faktor, exempel 1 timme inarbetad tid motsvarar 1,5 timme komptid. Likt ATF kan redan inarbetad komptid justeras vid start av QBIS.
– Flextid, med möjlighet att justeras vid uppstart.
För mer information och hjälp kontakta oss inför uppstart.

Svar: Scheman i QBIS kan anpassas helt efter er verksamhet. Det går att skapa allt från enkla återkommande en-veckors schema, upp till 10 veckors löpande schema. Scheman skapas enkelt direkt i QBIS, för att sedan kopplas mot en avdelning, en specifik anställd eller globalt för hela företaget. I ett företag med både tjänstemän och kollektivt anställda, kan de särskilda bestämmelserna separeras och kopplas till olika scheman.

Svar: Det går att ansöka om ledighet direkt i QBIS, både från mobilen, surfplattan eller på datorn. Ledigheten kan godkännas eller avslås, utan att du lämnat QBIS. Godkänd ledighet kopplas direkt till den anställdas tidkort, vilket både sparar tid och förhindrar dubbelarbete. Du kan även se en sammanställning över alla dina medarbetare och deras kommande ledigheter i en överblick (GANTT).

Svar: QBIS tillhandahåller en mängd olika tid- och projektrapporter. Systemet samlar in all data från både användarnas tidkort och pågående projekt, för att sedan presentera det i överskådliga rapporter som kan filtreras efter önskemål. Några av de rapporter som QBIS erbjuder är; Sammanställning av löneaktiviteter, Intäktsanalys, Projektresultatanalys samt Projekttid & Material. Rapporterna kan schemaläggas, mailas och exporteras bland annat till Excel.

Svar: Det går att ställa in automatiska påminnelser som går ut på email eller SMS till alla anställda som inte rapporterat sin tid för föregående vecka. Det är även möjligt att skapa påminnelser direkt i vår attest-assistent, både för tidkort och utläggsblad. För tidkort går det också att skicka skriftliga förseningsmeddelanden i QBIS anpassade för varje anställd.

Svar: Vårt mål är givetvis att kontakta dig så fort som möjligt. Helgfria dagar blir du alltid kontaktad samma dag som du skickat in din demoförfrågan. Har du skickat in din förfrågan under en helg kontaktar vi dig under nästkommande arbetsdag.

Svar: Nej, QBIS är en webbaserad molntjänst (SaaS) och kräver ingen installation. Det fungerar både på PC/Mac och stödjer alla typer av webbläsare. Systemet fungerar på dator, mobil (smartphone) och surfplattor.

Svar: Ja, det är möjligt. Via prissidan kan man direkt köpa QBIS. Efter inköp tar en säljare kontakt med dig för avtalsskrivning.
Vi rekommenderar dock alltid att du tar kontakt med våra experter innan ett köp för en kostnadsfri konsultation och demo.

Svar: Ja, det finns möjlighet att testa QBIS helt kostnadsfritt i 30 dagar. Genom att gå in på sidan ”Testa QBIS” och fylla i dina uppgifter, skapas ett testkonto och du får dina inloggningsuppgifter skickade direkt till din mail.

Svar: QBIS har stöd för Engelska och Svenska.

Svar: Det är möjligt att starta upp en QBIS miljö själv (vid direktköp), men det rekommenderas inte. Det förutsätter att du har erfarenhet sedan tidigare av systemet och kunskap kring hur du ska konfigurera det för din verksamhet.

Svar: Det tar i normala fall ca en halv till två dagar sammanlagt för uppsättning och utbildning. Tidsramen för när uppsättning och utbildning sker enligt överenskommelse.

Svar: Du kan börja använda QBIS så snart uppsättningen och utbildningen är genomförd.

Svar: Ja, QBIS Expense är en av våra produkter som hanterar kvitton, milersättning och traktamente. Det är dessutom möjligt att koppla utlägg till specifika projekt i QBIS Time och Project.

Svar: Vi samarbetar med majoriteten av de största leverantörerna för lön och fakturering. För att se alla våra integrationer, klicka här.

Svar: Som systemadministratör i QBIS är det möjligt att skapa särskilda villkor och avtal för de som rapporterar tid. Detta kan skräddarsys enligt verksamhetens bestämmelser och kollektivavtal. Kontakta oss för mer information och hjälp vid uppstart.

Svar: Ja, QBIS har möjlighet att hantera upp till 10 veckors rullande schema.

Svar: Ja, QBIS tillhandahåller ett stort urval av rapporter för både tid och projekt, som kan anpassas efter eget önskemål. Rapporterna är ett bra underlag för vidare affärsanalyser.

Svar: Ja, QBIS kan anpassas efter behov och önskemål. Kontakta oss för mer information om hur QBIS kan anpassas för din verksamhet.