Tid är en av våra mest värdefulla resurser. Det är tyvärr det vi upplever att vi saknar mest. Vad innebär det att slösa tid? För de flesta verksamheter är tid en investering som genererar pengar. Därför är det viktigt att inte slösa bort sin tid.
Spendera din tid rätt
Värdet på din tid beror på hur du spenderar den. Därför är det viktigt att undvika tidsslöseri och i stället se till att spendera resurserna på rätt saker så att du och andra kan arbeta på ett kostnads- och tidseffektivt sätt. Att ta vara på tid börjar i att hantera scheman, sen låta personalen rapportera sin tid och slutar i ett färdigt underlag för lön. Genom att ha enkla processer för att rapportera tid gynnar inte bara chefen utan framförallt medarbetaren och administratören. Genom att få insikt i hur tiden spenderas inom din verksamhet blir grundläggande för att kunna arbeta så effektivt som möjligt. Har du inte koll på vart tiden tar vägen, kan du inte heller kontrollera huruvida personalen arbetar på ett effektivt sätt.
Genom att skapa scheman ser du först och främst till att ha rätt person på rätt plats. För det andra så kan du med digital schemahantering koppla både kollektivavtal och rätt lönegrundande avvikelser för särskilda tider eller dagar då de ska gälla.
System för att rapportera tid
I ett digitalt system för rapportering av tid kan du jobba med ett smidigare arbetsflöde för samtliga inom verksamheten och spåra tidsbovarna i samma process. För medarbetare ger det mer kontroll över sin egen tid och dom kan försäkra sig om att all tid är korrekt inrapporterad, då de själva bär ansvaret över att rapportera den. Oavsett om man arbetar med tidrapportering eller bara avvikelserapportering finns det ett ansvarstagande som de flesta gånger tas emot positivt av varje medarbetare.
En digital lösning för att rapportera tid kan ge din verksamhet fler fördelar som förenklar hantering av tid. Till exempel möjliggörs mobil tidrapportering med ett molnbaserat system och det ger alternativet att sköta ledighetsplanering digitalt. Även för de verksamheter som arbetar med stämpelklocka kan tidshanteringen samlas, hanteras och granskas på ett enklare sätt.
Attesteringsprocessen
I det digitala systemet får chefer möjligheten att attestera från dator, mobil eller surfplatta. En funktion som ger mer frihet i arbetsdagen. I attesteringsledet kan medarbetare, chef och administratör känna sig trygga i att tiden har rapporterats korrekt, och att lönerna kommer att stämma överens med arbetstiden. Attesteringsprocessen brukar vanligtvis se ut enligt följande;
Från tidkort till lönesystem
Tid för lön registreras redan från första inrapporteringen från användaren. Med en integration mellan tidrapporteringssystemet och lönesystemet är löneberedningen så gott som automatiserad. Avvikelser har kopplats till rätt löneart redan innan medarbetaren rapporterar in det i sitt tidkort, så att alla registreringar ligger på rätt plats direkt från start. Med all tid samlad i ett system kan löneunderlaget i ett fåtal steg exporteras för att importeras direkt in i lönesystemet där all data registreras automatiskt. Förutsatt att integrationen mellan tidssystemet och lönesystemet har satts upp på rätt sätt.
Tidsanalys
När du har fått in all rapporterad tid kan ett digitalt system ge dig rapporter på hur tiden har spenderats inom verksamheten och därmed analysera effektiviteten. Kartlägg tiden på verksamhetsnivå, avdelning- eller individnivå. I analysen kan du se de mönster som finns och som i slutändan påverkar verksamhetens lönsamhetsresultat. Till exempel kan du se om det finns beroenden mellan vissa avvikelser, om frånvaron på en viss avdelning är extra hög eller extra låg. Med all data i en tidrapport kan du ta kvalificerade beslut på hur ni ska arbeta för att optimera er verksamhet framåt.
Effektivisera med QBIS Time
Vi på QBIS är experter på tid och hur du ska förvalta den för att effektivisera din verksamhet. Vi har omfattade funktioner som stödjer rapportering av tid. Allt från rapportering, till attestering och beredning av löner med integrationer till flera löne- och fakturasystem.
