Tidrapportering för effektivitet och kontroll

Förenkla vardagen för hela organisationen med tidrapportering som ger insikt och kontroll till varje medarbetare. Ett tidrapporteringssystem som hanterar all tid; arbetstid och avvikelser som också automatiskt skapar underlag för både lön och fakturering sparar tid för administratören. Samtidigt får medarbetare kontroll över sina egna tidssaldon och ledningen får insikt i hur tiden spenderas inom verksamheten så att risker kan minimeras.

KOM IGÅNG

Varför är tidrapportering viktigt?

Tidrapportering är nödvändigt av flera anledningar om man vill arbeta systematiskt och effektivt. Rent praktiskt underlättar tidrapportering för löneberedningen som är en återkommande, omfattande arbetsprocess. Oavsett om man arbetar i skiftande schema med olika avvikelser som påverkar lönen eller om man arbetar enligt ett fast schema utan vanligt förekommande avvikelser kommer tidrapporteringssystemets registreringar effektivisera arbetet med lönerna.

Tidrapportering hjälper också till att minska riskerna för verksamhetens effektivitet och lönsamhet. Insikten i vart tiden tar vägen gör att man enklare hittar de hinder som gör att lönsamheten hålls tillbaka och att skapa processer som ökar takten för bättre lönsamhet.

Betydelsen av tidsrapportering | QBIS
Exempel på QBIS-tidsrapport- Effektivisera din verksamhet

Tidrapportering som ger större förståelse

Chefer, administratörer och andra i ledningen kan med enkelhet effektivisera verksamheten med hjälp av tidrapportering. Avdelningschefer eller mellanchefer får en överblick av vart tiden tar vägen, både på individnivå och på avdelningsnivå. Med kunskapen om hur tiden spenderas kan det bli enklare att identifiera risker och möjligheter med belastning, fördelning och ansvarsgivande för arbetet.

För de som arbetar med lön ligger tidrapporterna redo för att omvandlas till utbetalningar. När tidrapporterna redan är attesterade av medarbetarens chef behöver administratören endast ta den färdiga tidrapporten och exportera dem till ett lönesystem för att förbereda lönerna. Med integrationer från försystemet till lönesystemet sker exporten med ett par knapptryck.

Lugnande för medarbetare

Ett tidrapporteringssystem som har stöd för schemahantering kommer med en hel del fördelar. Du får möjlighet att arbeta med rörliga scheman, vilket gör att du kan lättare hantera lönegrundande avvikelser såsom OB-tillägg. Registrering av tid med avvikelser som innebär lönetillägg ger chefer och administratörer koll på när och hur en medarbetare arbetar, samtidigt som arbetstagaren får större insikt och lugn i att arbetstiden har registrerats korrekt.

Tjänstemän eller andra arbetsområden som följer fasta scheman kan med fördel använda ett system för tidrapportering för att registrera flextid. Denna tid är inte nödvändigtvis lönegrundande, men kan ge stor nöjdhet bland medarbetarna eftersom de får större kontroll över sin egen tid.

Tidsrapportinstrumentbräda för anställda- registrering av arbetstid

Öka lönsamheten med tidrapportering

En tidrapport är mer än bara ett sätt att samla upparbetad tid. En tidrapport är ett hjälpmedel för att öka lönsamheten för hela verksamheten. Effektivisering av redan etablerade projekt eller arbetsprocesser ger en möjlighet att på ett smidigt sätt öka lönsamheten för det som ändå redan görs. Genom att identifiera de hinder som står i vägen för att optimera lönsamheten kan effektivisering genomföras.

Tidrapportering kan på ett tydligt sätt redogöra

  • Jämförelse mellan medarbetares rapporterade tid
  • Fördelningen mellan rapporterad närvaro och frånvaro på avdelnings- eller individnivå
  • Hur mycket av en medarbetares tid som är debiterbar eller fakturerbar
  • Personalens tidssaldon, se aktuella saldon för övertid, flex, sjukfrånvaro, kvarstående semesterdagar med mera
  • Jämförelse mellan medarbetare om hur mycket tid som rapporterats inom en viss projektkategori eller särskilda aktiviteter
Kom igång med QBIS

Digital tidrapporteringssystem som verktyg för effektivitet

Avvikelserapportering

Lägg in de avvikelser som är aktuella för er verksamhet, både lönegrundande och icke lönegrundande. Det ger er koll på vilka avvikelser som rapporteras mest och ger chansen att hantera eventuella problem som avvikelserapporteringen kan orsaka.

Tidsunderlag för lön

QBIS är ett försystem som samlar all data kring lönegrundande tid och utlägg. Med integrationer till de flesta, vanligaste lönesystemen automatiseras hela löneprocessen från underlag till färdiga löner.

Verksamhetsrapporter

Med rapporter över hela verksamhetens registrerade tid; närvaro som frånvaro, blir det enkelt att få en inblick i hur olika medarbetare eller avdelningar spenderar sin tid. Schemalägg rapporterna så skickas de direkt till angiven e-postadress på utsatt datum med den information som önskas.

Projekttidsrapportering

Projekt och aktiviteter visas direkt i det vanliga tidkortet, redo för medarbetare att registrera sin tid inom. Med QBIS Project eller QBIS Project Light, som ingår i QBIS Time, får chefer en bättre överskådlig blick av vad medarbetare arbetar med och hur mycket.

Tidssaldon i realtid

När en tidsregistrering görs, uppdateras automatiskt användarens tidsbank. Alla tidssaldon som finns inlagda i medarbetarens valbara tidsavvikelser finns tillgängliga att se direkt i systemet. Till exempel kan denne se antalet kvarstående semesterdagar, flex- eller komptid, rapporterade OB-timmar, föräldraledighet med mera.

Elektronisk personalliggare

QBIS elektroniska personalliggare fungerar lika bra för byggbranschen som för servicebranschen. Den kräver inga ID06-kort eller kortläsare utan finns helt digitalt i systemet. Medarbetare stämplar tid direkt i mobilen och färdigt underlag finns att exportera till såväl Skatteverket som lön- och faktureringssystemet.

Testa möjligheterna med QBIS
tidrapportering

Kunskapen om vart tiden tar vägen gör att man kan ta beslut som ökar lönsamheten utan att också förbinda sig till nödvändigheten att utöka de interna resurserna. Med kunskap om hur man kan effektivisera kan man också tjäna mer utan att göra mer. Testa QBIS på egen hand i lugn och ro genom att starta din testperiod idag.

Vill du ha en guidad tur i systemet? Kontakta oss så visar vi hur QBIS kan anpassas efter er verksamhet

Gör tidrapporteringen enkel med hjälp av QBIS -stämpelklocka