Skip to main content

Upphandling av system för din löneprocess

By 2021-09-07juli 12th, 2023Administration, Lön, Tidrapportering, Tips

Lösningen är inte alltid ett system

Rätt system gör arbetsdagen enklare för dig och dina medarbetare. Syftet med ett system är att det ska hjälpa era processer och få arbetet att flyta på. Men när det gäller upphandling av system finns det mycket att tänka på. Ett vanligt missförstånd är att man måste byta u­­­t allt och ha ett system för allt relaterat till lön, men det behöver inte vara lösningen. Genom att implementera ett kraftfullt tidrapportering som försystem, kan det vara det som krävs för att få en smidigare och effektivare löneprocess.

Konsten att kombinera system

Det första du bör se över för att få en smidigare löneprocess är att minimera den manuella handpåläggningen. Det kan du göra genom att implementera ett försystem som hanterar tidregistrering och avvikelser. Det kommer inte bara spara administrativ tid, utan det ger dig möjlighet att justera felinmatningar innan det exporteras till lönesystemet.

För att möjliggöra export från försystemet till lönehanteringssystemet krävs en integration.  Vilket innebär att dina system ska vara kopplade och kan utbyta information med varandra. När kopplingen mellan dina system är klar, har du så gott som automatiserad löneprocess, utan manuell handpåläggning.

6 frågor som guidar dig till rätt system

1

Hur ska systemets tillgänglighet se ut?

De flesta försystem och lönesystem idag är webbaserade och drivs i molnet. Ett molnbaserat tidrapporteringssystem minskar tiden som alla måste spendera i administrativt arbete. Du behöver heller ingen särskild utrustning eller programvara för att få full funktionalitet, vilket gör det enklare för medarbetare att med endast internetuppkoppling utföra sina ärenden när och var de än befinner sig.
2

Hur fungerar en integration med lönesystemet?

Med ett integrerat system för tidrapportering kan du automatisera och underlätta hela flödet för din verksamhets löneberedning. Du samlar all rapportering i ett och samma system vilket minskar risken för felrapportering. Vid slutet av månaden när allt är attesterat och klart, kan du snabbt och enkelt exportera löneunderlaget för att sedan importera det till det integrerade lönesystemet.
3

Hur är det med datasäkerheten?

Som arbetsgivare har du ansvar att hålla samtliga personuppgifter säkra. Genom att använda molnbaserade tjänster sparas all data säkert i en fjärrdatabas så att inga filer eller uppgifter finns lokalt på hårddiskar eller andra lagringsenheter. Detta gör att molnbaserade system är mindre sårbart, då all er data är samlat på ett och samma ställe.
4

Hur fungerar det när man behöver support med ett molnbaserat system?

Om du får problem med ditt system är det viktigt att du får snabb och enkel hjälp med ditt ärende. En finess med molnbaserade system är att systemleverantören kan koppla upp sig direkt och bistå med support, på så sätt har du alltid tillgång till experthjälp när du behöver det.
5

Hur fungerar ett tidrapporteringssystem?

Syftet med tidrapportering är att du ska få mer ordning och reda inför löneberedningen. Medarbetare rapporterar tid och avvikelser som från start är kopplade till rätt löneart. Du hanterar även dina scheman digitalt där du har en automatisk koppling till kollektivavtal och lönegrundande avvikelser såsom OB, komp-tid etc. Detta gör att när användare rapporterar sin tid, registreras avvikelser och lönearter automatiskt. Vilket gör att löneunderlaget blir korrekt enligt kollektivavtal samt löneart och kan med ett fåtal klick exporteras för att importeras direkt in i lönesystemet.
6

Hur fungerar det i QBIS?

QBIS är ett kraftfullt tidrapporteringssystem som hjälper din verksamhet hela vägen till färdiga löneunderlag. Vi har omfattande funktioner som stödjer rapportering av tid. Allt från registrering, till attestering och beredning av löner med flera integrationer till lön- samt faktureringssystem. Vårt mål är att din verksamhet ska kunna minimera administrativ tid och spendera er tid rätt.