Med utläggsrapportering avser vi den anställdes redovisning av utlägg som han eller hon gjort för företagets räkning. Utläggen redovisas normalt till företagets löneadministratör som betalar ut ersättning för utläggen i samband med ordinarie lön eller i vissa fall tidigare än så.
Typiskt för egna utlägg är att de ofta görs när den anställde är på resande fot, t ex betalar för en transport eller för någon form av representation mot en kund. Ett krav för att den anställde ska kunna få ersättning för sina utlägg är att han eller hon kan visa upp kvitton på sina utlägg.
För vissa kategorier av anställda kan det bli en hel del kvitton under en löneperiod, vilket skapar merarbete för både den anställde och för löneavdelningen. Men genom att jobba med utläggsrapportering i en app, eller på webben för den delen, kan du skapa en effektiv utläggsrapportering och utläggsadministration i din organisation, som är både tidsbesparande och kvalitetshöjande.
Vid utläggsrapportering via en app fotar den anställde kvittona, som skickas vidare till arbetsgivaren. Det är dock fortfarande originalkvittot, i normalfallet ett papperskvitto, som gäller som verifikation (bokföringsunderlag) och måste sparas i tre år (källa: Bokföringsnämnden BFN).
Men trots att papperskvittot fortfarande måste arkiveras är det betydligt smidigare med utläggsrapportering i en app jämfört med fysisk hantering eller att skanna in kvitton och mejla till arbetsgivaren.
Vad vinner du på digital utläggsrapportering?
Utforska utläggsrapportering med QBIS
Olika system för utläggsrapportering
På marknaden finns en mängd leverantörer av program för utläggsrapportering och de flesta system fungerar på ungefär samma sätt och har ungefär samma grundfunktioner. I valet av system bör självfallet företagets behov vara vägledande men det finns några generella aspekter som vi tycker alltid bör vägas in. Utläggsrapporteringen måste vara enkel för de anställda, så användarvänligheten bör vara i fokus när du väljer system. Om det är krångligt att rapportera blir det mycket spilld tid, som företaget betalar, i slutändan.
Tips nummer två är att välja ett system för utläggsrapportering som är anpassat för din bransch, då får du mycket gratis och kortare startsträcka. Slutligen bör du kontrollera att systemet kan integreras med andra system som du använder, här finns mycket tid att vinna.
Funktioner med QBIS Expense
Kvitto
- Rapportera kvitto direkt i mobilen
- Bifoga foton, filer och bilder på kvitto vid registrering
- Automatisk beräkning av moms, både avdragsgill och ej avdragsgill
- Representationskvitto med förinställningar för lunch/middag, enkel förtäring, evenemang/underhållning med mera
- Möjlighet till obligatorisk deltagarlista vid representation
- Kvittoanalys för insikt och kontroll
- Ange delad momssats för olika artiklar på samma kvitto
Traktamente
- Uppdateringar direkt från Skatteverket
- Registrera traktamente både inrikes och utrikes
- Stödjer halvdag-, heldag- och nattraktamenten
- Registrera flera destinationer på ett traktamente
- Fakturera traktamente med ett knapptryck
- Beräknar kostförmån, måltidsavdrag och ersättning automatiskt
Milersättning
- Körsträcka räknas ut automatiskt
- Beräknar både skattefria och skattepliktiga delar av resan
- Förinställda fordonstyper gör det enkelt att registrera resa
- Grafisk karta visar resans kortaste körsträcka
- Möjlighet att ange resa för fakturering i projekt
- Jämför och hitta skillnader mellan den kortaste körsträckan med den rapporterade resan
