Utläggsredovisning i app och webb

Utläggsredovisning avser redovisningen av de utlägg som en anställd gör för företagets räkning. Exempel på utlägg kan vara en tjänsteresa eller en representationsmiddag som den anställde betalar med sina egna pengar. Utlägg brukar redovisas till företagets löneadministratör som sedan betalar ut ersättning för utlägget i samband med lön eller som en kostnadsersättning. Att hantera utlägg är en återkommande och rätt tidskrävande uppgift för många företag.

Men genom att jobba med appar för utläggsredovisning och moderna löneprogram går det att spara mycket tid och höja kvaliteten i redovisningen. Arbetssättet är enkelt och smidigt för både de anställda och för företagets löneavdelning.

När den anställde gjort ett utlägg är det bara att fota eller skanna in kvittot och skicka det vidare till löneadministratören via appen för utläggsredovisning.

Utläggshantering på ett ställe | QBIS

För att uppfylla kraven i redovisningen räcker det dock inte att slänga papperskvittot när det fotats med mobilen.

Originalkvittot är nämligen det som företaget behöver som verifikation om den anställde har agerat i företagets räkning (källa: Bokföringsnämnden). Men även om originalkvittot måste sparas underlättas hanteringen avsevärt med en app för utläggsredovisning jämfört med fysisk hantering eller om de anställda skannar in sina kvitton och mejlar till arbetsgivaren.

Utläggsrapportering i app | QBIS

Vad vinner du på digital utläggsredovisning?

Effektivare process

Med digital utläggsredovisning kan du effektivisera hela processen kring företagets kvitto- och utläggshantering. Framför allt sparar du väldigt mycket administrativ tid och slipper jaga rätt på kvitton i slutet av månaden. 

Kontroll, spårbarhet och kvalitet

En annan fördel är att spårbarheten ökar när alla utlägg finns samlade på ett ställe, samtidigt som du minskar risken för fel. Med digital utläggsredovisning ökar också delbarheten, dvs information från kvittohanteringen kan delas med t ex ett löne- eller faktureringsprogram.

Kan delas med andra system

Uppgifterna går även att få in i ett bokföringsprogram för en automatiserad bokföring. Andra tidskrävande moment som effektiviseras är rapportering och attestering. Den stora vinningen för de anställda ligger i den smidiga kvittohanteringen och att de snabbare kan få ersättning för sina utlägg. 

Smidig rapportering och attestering

Andra uppsidor med ett modernt system för utläggsredovisning är att administrativt tunga moment som rapportering och attestering kan hanteras betydligt smidigare.

Utforska utläggsredovisning med QBIS

Olika utläggsredovisningsystem från QBIS

Många företag jobbar med föråldrade system för utläggsredovisning som kostar mycket i form av administrativ tid och som inte går att koppla till andra system för effektiva flöden.

Genom att arbeta med ett modernt och digitalt system för utläggsredovisning kan du integrera kvittohanteringen med företagets eller din redovisningsbyrås löne- eller faktureringssystem.

Kopplingen innebär att du får ett mycket mer effektivt och automatiserat arbetssätt då du enkelt kan skicka löneinformation för dina anställda, som t ex arbetstimmar och avvikelser, mellan systemen. Detta gör att du kan känna dig trygg i att löneunderlagen blir korrekta samtidigt som du sparar mycket tid.

Testa QBISBoka demo