Digitalt kvitto ger mindre krångel

  • Rapportera kvitto direkt i mobilen
  • Bifoga foton, filer och bilder på kvitto vid registrering
  • Automatisk beräkning av moms
  • Möjlighet till obligatorisk deltagarlista vid representation
  • Kvittoanalys för insikt och kontroll
  • Ange delad momssats för olika artiklar på samma kvitto
Testa QBIS
Få bättre insikter med hjälp av QBIS -kvittohantering

Vad är ett digitalt kvitto?

Ett digitalt kvitto är precis som det låter, ett kvitto i ett elektroniskt format. Digitala kvitton kan syfta till antingen kvitton som skickats direkt till din telefon eller e-mail (även kallat e-kvitto). Kan kan också vara ett fysiskt kvitto som fotograferats eller skannats och sparats elektroniskt.

Så fungerar digitala kvitton

Utläggshantering med digitala kvitton är lika enkelt som 1, 2, 3:

1

Moms, avdrag och ersättning beräknas automatiskt beroende på utläggstyp.
2

Kvittot skickas vidare för attestering och utbetalning.
3

Bifoga ett digitalt kvitto eller fotografera ett fysiskt kvitto direkt i mobilen.

Säkrare process med kvitto digitalt

Det är enkelt att glömma bort att spara kopior av kvittona från inköpen man lagt ut för. Särskilt när vi lever i en digital tid där vi dessutom många gånger kan få kvitton digitalt till e-mailen istället för i handen i butik. Digitalisera kvittohanteringen och se därmed till att kvittokopiorna sparas och förvaras tryggt. Rapportera kvittot direkt i telefonen, surfplattan eller datorn där momsen räknas ut automatiskt beroende på kvittotypen som registreras.

Håll digitala kvitton säkra digitalt | QBIs

Ladda upp foto eller bifoga fil på kvitto

Kvittoregistreringen är bara ett par knapptryck bort. Ett fysiskt kvitto kan direkt fotograferas med mobilkameran on-the-go och laddas upp vid registrering av ett nytt kvittoutlägg. Eller ladda upp en fil med det digitala kvitto-beviset så är kopiorna säkra i molnet.

Dela moms för flera artiklar på samma kvitto

Alla artiklar på ett kvitto innehåller inte alltid samma momssats. Använd då funktionen för delad momssats som gör det enkelt att registrera alla artiklar på kvittot med rätt momssats från början.

Håll flexibel rapportering av representation med QBIS -verktyg

Smidig rapportering av representation

Rapporteringen för representation görs med förinställda represenationstyper där moms, skattefria och skattepliktiga belopp registreras automatiskt. Lägg in de typer som ska finnas tillgängliga för alternativ såsom; lunch/middag, enkel förtäring, evenemang/underhållning med mera. Det går även att ange dricks. Vid rapportering gör beräkningarna för avdragsgill moms och belopp automatiskt, utan krav på förkunskap kring reglerna för varje representationstyp. Komplettera rapporteringen av representation med att göra det obligatoriskt för rapportören att ange vilka som deltog vid händelsen.

Lägg en kvotgräns för särskilda utlägg

Utlägg som har en begränsning i form av en summa kan få en kvotgräns som förenklar både för rapportören, attestanten och administratören. Förmåner där en begränsad summa ingår kan med fördel låsas med kvotgräns för hur mycket som får registreras i kvittotypen. Exempel på förmåner kan vara rese- eller friskvårdsbidrag. När en rapportör registrerar utlägg på en kvittotyp med kvotgräns meddelas denne att gränsen börjar närma sig eller att utlägget överstiger summan som ingår. Dessutom meddelas attestant och administratör när en kvotgräns nåtts eller överstigits.

Sätt gränser för särskilda utgifter med hjälp av QBIS verktyget digitalt

Utforska utläggsrapportering med QBIS

Är det svårt att byta till QBIS?

Vi hjälper er genom hela processen att byta ert nuvarande system och implementera QBIS. Läs mer om hur det går till: Digitalisera med QBIS

Har ni ett API?

Ja, med QBIS API kan ni koppla ihop QBIS med andra system för bland annat; lön, CRM, ekonomi, intranät, fakturering m.m.

Kan jag testa QBIS innan köp?

Ja! Starta en gratis testperiod för att se hur QBIS kan hjälpa er att bli mer effektiva i er utläggsrapportering: Testa QBIS

Upptäck skillnaden med effektiv utläggrapportering

Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan effektivisera er utläggsrapportering.

Kontakta oss så bokar vi en tid som passar.

Kontakta oss

Kvittohantering i QBIS Expense utläggshantering

FAQs

För att ett kvitto ska vara godtagbart som ett utlägg så måste momsen finnas med. Om inte momsen är specificerad måste hela beloppet kostnadsföras.

Det är ditt bevis på att du som företag eller privatperson har betalat för en vara eller tjänst. Det blir alltmer vanligare med digitala kvitton, men reglerna om vad som ska finnas med på kvittot är detsamma som papperskvitton. Viktigt att tänka på att originalkvittot alltid är det godtagbara underlaget och inte kvittokopior.

Ett digitalt kvitto skiljer sig från fysiska på så sätt att hanteringen blir helt digital. Det digitala kvittot är ett fullt godkänt underlag som inte behöver skrivas ut, men då måste det digitala kvittot vara det originalkvitto som togs emot från butiken eller företaget vid köp.

En enkel tumregel är om medarbetaren tar emot originalkvittot i pappersform, ska papperskvittot lämnas till företaget och arkiveras. Är originalkvittot ett digitalt/elektronisk kvitto, ska företaget spara det i elektronisk form.

Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan
effektivisera er projektplanering, projekthantering och uppföljning

Kontakta oss