Digital rapportering och hantering av kvitton, traktamenten och milersättning gör det enklare att få koll på alla utlägg så att ingenting missas. Det är vanligt att anställda lägger ut privata pengar för företagets räkning. Det kan exempelvis vara att den anställde gör inköp av resor eller betalar en representationsmiddag med privata pengar.
I många företag är hantering av utlägg en återkommande administrativ uppgift som tar ganska mycket tid i anspråk. Det finns därför anledning att skapa effektiva rutiner för en enkel utläggshantering.
- Slipp jaga kvitton och underlag
- Enkel attestering från mobil, dator eller surfplatta
- Integrerat med ditt löne- och fakturasystem
- Helt molnbaserad utläggsredovisning
Enkelt utläggshanteringssystem
Programmet med de nöjdaste användarna
"Genom att ha utläggshantering tillsammans med tid- och projekthantering har vi fått ett komplett system med alla underlag på en plats. Det finns tillgängligt var vi än befinner oss, vilket ger oss en flexibilitet i vårt arbetssätt."
Anneli
HR- och löneadministratör på Drillcon
Funktioner i QBIS Expense
Kvitto
- Rapportera kvittot direkt i mobilen
- Bifoga foton, filer och bilder på kvitton vid registrering
- Automatisk beräkning av moms, både avdragsgill och ej avdragsgill
- Representation med förinställningar för lunch/middag, enkel förtäring, evenemang/underhållning med mera
- Möjlighet till obligatorisk deltagarlista vid representation
- Kvittoanalys för insikt och kontroll
- Ange delad momssats för olika artiklar på samma kvitto
Traktamente
- Uppdateringar direkt från Skatteverket
- Registrera både inrikes- och utrikestraktamenten
- Stödjer halvdag-, heldag- och nattraktamenten
- Registrera resor med flera destinationer
- Fakturera traktamenten med ett knapptryck
- Beräknar kostförmån, måltidsavdrag och ersättning automatiskt
Milersättning
- Körsträcka räknas ut automatiskt
- Beräknar både skattefria och skattepliktiga delar av resan
- Förinställda fordonstyper gör det enkelt att registrera resa
- Grafisk karta visar resans kortaste körsträcka
- Möjlighet att ange resa för fakturering i projekt
- Jämför och hitta skillnader mellan den kortaste körsträckan med den rapporterade resan
Enkel utläggshantering.
För vissa kategorier av anställda kan högen av papperskvitton bli betydande, vilket vållar en del merarbete för såväl de anställda som löneavdelningen. Men genom att jobba med moderna appar och löneprogram kan du skapa en enkel utläggshantering i din organisation, som är både tidsbesparande och kvalitetshöjande.
Läs mer
I samband med företagets utläggshantering ska de anställde alltid kunna visa upp kvitton på sina utlägg. Förutom vid småutgifter (för närvarande belopp < 4 000 kr inklusive moms) bör det av kvittot klart framgå vilka som är säljare och köpare. Dessutom ska det naturligtvis framgå vad köpet avser och när det har gjorts. Det finns ganska långtgående krav på hur ett kvitto ska vara utformat, både ur redovisningsmässig synpunkt och enligt momsreglerna. Enligt momsreglerna krävs det att momsbeloppet i svenska kronor framgår av kvittot.
Samtliga kvitton ska bifogas utläggsspecifikationen. Specifikationen och underliggande kvitton fungerar som underverifikat både vid löneberedning (där den anställde kompenseras) och bokföring (där företaget lyfter momsen och kostnadsför utgiften).
I praktiken går det till så att de anställda fotar eller skannar in sina kvitton (och skickar dem vidare till arbetsgivaren) när de gör utlägg för företagets räkning. Frågan är då om fotot eller den inskannade kopian gäller som verifikation (bokföringsunderlag) eller om originalkvittot måste sparas? Om den anställde agerat utifrån företagets räkning anses affärshändelsen ha inträffat redan då den anställde får originalkvittot. Den anställde ska då använda originalkvittot som verifikation och detta ska sparas i tre år.
Källa: Bokföringsnämnden BFN
Men även om papperskvittot fortfarande måste bevaras blir det löpande en enkel utläggshantering. Och när det nu blir allt vanligare med digitala kvitton kommer hanteringen att bli ännu smidigare.
Digital utläggshantering
Genom att arbeta med ett system för digital kvitto- och utläggshantering kan du effektivisera hela processen kring kvitton och utlägg. Framförallt är digital utläggshantering extremt tidsbesparande, men det finns även stora fördelar som större kontroll, ökad spårbarhet, högre kvalitet och ökad delbarhet i form av att information från kvittohanteringen kan delas med andra system. Det sistnämnda innebär att kvittohanteringen kan integreras med t ex företagets lönesystem eller med redovisningsbyråns ekonomisystem för en ytterligare automatiserad process.
Andra fördelar med ett system för digital utläggshantering är att tidsödande rutiner som rapportering och attestering snabbas upp väsentligt. Från de anställdas perspektiv är naturligtvis den smidiga kvittohanteringen samt möjligheten att snabbare få ersättning för sina utlägg uppenbara fördelar.
Utläggshantering redovisning
För redovisning av utläggshantering kan du koppla ditt system för digital kvitto- och utläggshantering till ditt företags eller din redovisningsbyrås löne- eller faktureringssystem.
Genom en integration till ditt lönesystem kan du skicka löneinformation för dina medarbetare mellan systemen. Det kan till exempel handla om uppgifter om medarbetarnas arbetstimmar, avvikelser och schema som skickas via api eller filöverföring för snabba och korrekta löneunderlag.
Med en integration mellan ditt system för digital utläggshantering och din redovisning kan du skicka faktureringsinformation sömlöst mellan systemen. Det handlar om uppgifter som debiterbara timmar för kund/projekt, fasta priser, material och utlägg som skickas via api för snabb och korrekt fakturering.
Från lönesystemet liksom från faktureringssystemet kan du som använder moderna program för din redovisning även få in uppgifterna i bokföringsdelen av ditt ekonomisystem för en automatiserad bokföring.
Som du ser kan du automatisera i stort sett hela flödet för utläggshanteringen, från att fota kvittot och hela processen fram till att utlägget/inköpet är bokfört i redovisningen.
- Fota kvitton och ladda upp det direkt i mobilen
- Alla utlägg på samma plats
- Automatiskt kopplat till Skatteverkets regler
Har du koll på regler för utläggshantering?
Upptäck skillnaden med effektiv utläggsrapportering
Hur rapporterar jag olika typer av traktamenten i QBIS?
- I QBIS kan du enkelt registrera traktamenten för både inrikesresor och utrikesresor. Systemet beräknar ersättningen, kostförmån och måltidsavdrag för anpassade destinationer baserat på uppdateringar från Skatteverket.
- För måltidsavdrag och förmånsbeskattning finns korrekt beskattning och ersättning förinställt när traktamentet registreras av rapportören.
- Du behöver endast rapportera destination, datum och tider för start och slut. QBIS beräknar automatiskt vilken ersättning du ska få.
Hur rapporterar jag representation?
I QBIS rapporteras representation där moms, skattefria och skattepliktiga belopp registreras automatiskt. Du kan enkelt lägga in de typer som ska finnas tillgängliga såsom, lunch, middag, enkel förtäring, underhållning m.m. Beräkningen av avdragsgill moms och kostnad sker också automatiskt, utan att du behöver förkunskaper om representation. Du kan utöka rapporteringen genom att göra det obligatoriskt att ange vilka som deltog vid händelsen.
Hur rapporterar jag milersättning?
Du behöver bara ange start och slutsträcka samt fordonstyp, så räknar QBIS automatiskt ut den kortaste sträckan och genererar hur mycket som ska betalas ut till dig som rapporterar. Återkommande resor kommer systemet ihåg och kommer att föreslås för den som rapporterar utlägget. Vilket gör det enklare att få koll på kostnaderna och ersättningen.
Kan jag fakturera resekostnader med QBIS Expense?
Ja, när du gör utlägget i QBIS kan du kryssa i checkrutan för fakturering och koppla det till önskat projekt så läggs det automatiskt in i fakturaunderlaget.
Hur hanterar och rapporterar jag kvitton i QBIS?
- Du kan antingen bifoga ditt digitala kvitto eller ta en bild på ditt fysiska kvitto och lägga in det i QBIS.
- Är det olika artiklar på kvittot kan du dela upp momsen, så räknar systemet ut hur mycket moms det blir på respektive post.
- När du rapporterar representation registreras avdragsgill moms och kostnad automatiskt för lunch, middag, enkel förtäring och underhållning.
- Beräkningen av avdragsgill moms och belopp sker automatiskt, utan att du behöver hålla reda på representationstyp.
- Sätt kvoter för respektive utläggstyp för att undvika att kostnaderna överskrids.
Hur rapporterar jag olika utlägg i QBIS?
QBIS gör det enklare att rapportera utlägg för företag genom ett digitalt verktyg där du kan registrera kvitton, traktamenten och milersättning var du än befinner dig.
För att rapportera fysiska kvitton, så fotar du det bara med din telefon och laddar upp vid registrering. För digitala kvitton kan du bara bifoga det vid registreringen. QBIS räknar automatiskt ut momsen och ger dig möjlighet att dela upp momsen för flera artiklar på samma kvitto. Rapporteringen för representation görs med förinställda representationstyper där moms, skattefria och skattepliktiga belopp registreras automatiskt.
För att rapportera traktamenten behöver du ange vilka destinationer som det gäller, så beräknar QBIS ersättning, kostförmån och måltidsavdrag utifrån Skatteverkets regler. Om du behöver rapportera flera destinationer i samma resa, så räknas avdrag och ersättning utefter de regler som gäller på respektive plats.
För att rapportera milersättning så behöver du bara registrera fordonstyp samt start- och slutdestination. QBIS sköter den automatiska beräkningen av den kortaste körsträckan och visar resan direkt i google maps för att undvika fel i utläggsrapporteringen.
Spend your time right
