Alla de utgifter som betalas av medarbetare och sker i arbetet räknas som utlägg. Enligt Skatteverkets regler finns det ett par olika utläggstyper som kan göras i tjänsten, där ersättning är berättigad. Det vanligaste är att utläggen som görs rapporteras av individen som genomfört köpet, och sedan får tillbaka motsvarande belopp eller en symbolisk ersättning för utgiften.
De tre vanligaste utläggstyperna är kvitto, traktamente och milersättning, där alla på ett eller annat sätt innebär en återbetalning om en medarbetare rapporterar en av dessa inom tjänsten.
Från manuell till digital kvittohantering
De flesta inom tjänstemannasektorn har någon gång handlat en produkt, en lunch eller en fika till en kund. För att kunna få beloppet återbetalat måste personen som gjort köpet rapportera det till sin närmsta chef, alternativt ekonomiavdelningen och lämna in det fysiska kvittot som bevis. Arbetar man som konsult eller säljare kan högen med papperslappar att lämna in bli svår att hålla reda på. Med digital kvittohantering blir det enklare att rapportera varje köp och se till att all registreras på ett korrekt sätt. I takt med att allt fler handlar online, sparar det in på papper och resurser när du kan registrera köpen i ett digitalt utläggshanteringssystem.
Digital kvittohantering kvalitetssäkrar hela processen från medarbetare till löneadministratör och utbetald lön eller för fakturering. Med förinställda kvittotyper ger man rapportören alla förutsättningar att registrera köpet korrekt. Det enda som måste anges är datum, kvittonummer, typ och den totala summan. Så räknar systemet ut vad momsen samt vad som är avdragsgillt eller icke avdragsgillt för representationsutgifter. Ta ett foto eller bifoga en fil som kvittokopia direkt vid registreringen för snabbare vidarehantering. Som chef eller administratör behöver du endast attestera och verifiera underlaget innan det kan processas för lön eller fakturering. Med hela hanteringen digitalt minskar risken för manuella fel då inga siffror behöver flyttas eller läsas av manuellt. Attesteringsledet säkerhetsställer att underlaget stämmer från rapportör, till chef och löneadministratör eller ekonomiansvarig.
Resor med bil
För att ha korrekt underlag för de resor som görs med tjänste- eller förmånsbil är det viktigt att föra en journal över dina bilresor. Det blir en slags dokumentation med all relevant information som behövs för att du ska få ersättning för resan, men också att arbetsgivaren ska kunna bokföra resorna som görs med företagsbilar. Att föra en körjournal över dina resor är inte ett krav från Skatteverket, men det rekommenderas starkt till dig som nyttjar en tjänste- eller förmånsbil.
Det som bör dokumenteras enligt rekommendationen är;
- Mätarinställning vid årets början samt vid årets slut
- Aktuellt år
- Datum och mätarinställning vid resans start och slut
- Hur många kilometer den kör varje resa
- Vilken adress startade resan från och avslutades på
- Ärende/syfte med resan
- Vilka platser, företag eller kontaktpersoner den anställda har besökt
- Anteckningar om bilförare och tanking med mera
Källa: Skatteverket
Genom att föra dokumentation över dina resor underlättar för att du ska kunna få milersättning och ta del av de förmåner som erbjuds av din arbetsgivare. Digital reseregistrering förenklar rapporteringen av dina bilresor då systemet beräknar resans längd baserat på start- och slutdestination. Med förinställda fordonstyper som rapportören själv väljer, görs även uträkningen av ersättningen automatiskt. Ingen behöver räkna själv eller ifrågasätta om siffrorna stämmer. Detta är för att den manuella handpåläggningen minimeras och därmed ökar chansen för korrekt rapportering.
Ersättning för ökade levnadskostnader i tjänsten
Vid tjänsteresor som sträcker sig över en dag eller flera nätter kan medarbetare få ersättning för de ökade levnadskostnader som tillkommer av att man inte följer de vardagliga rutinerna. Ersättning för detta kan betalas ut för både inrikes- och utrikesresor men beloppet som återbetalas skiljer sig beroende på land och hur länge resan pågår. Syftet med att ersätta medarbetare vid tjänsteresor är för att kompensera de levnadskostnader som tillkommer under en resa, som annars inte hade funnits om medarbetaren hade varit hemma. Exempel på kostnader kan vara mat, dryck, hotell eller andra utgifter.
Hur detta räknas ut beror på när resan startade, start- och slutdestination samt tiden då resan nådde sitt slut. Därför finns det olika typer av traktamente som rör halvdag, heldag- eller nattraktamente. Hur stor ersättningen är beror på arbetsgivarens egen bedömning tillsammans med de riktlinjer som Skatteverket tillhandahåller.
Uträkning av ersättning
För att göra en korrekt beräkning av hur mycket ersättning du har rätt till, bör du göra en reseräkning. Denna dokumentation ska innefatta de samlade utgifter som du har haft under resans gång. Exempelvis kan detta vara resor med tjänste- eller förmånsbil, generella utgifter och andra kostnader som kan betraktas som skattepliktiga eller icke-skattepliktiga.
För att göra en korrekt dokumentation över resan bör följande finnas med:
- Den anställdes namn
- Anställningsnummer
- Avdelning på arbetsplatsen eller resultatenhet
- Syftet med tjänsteresa
- Resmål
- Datum för avresa och hemkomst
Källa: Skatteverket
Arbetsgivaren måste få in underlaget i tid för att kunna attestera resan och skicka det vidare till ekonomiavdelningen för att få ersättningen utbetald på lönen. Ett digitalt system som stödjer dokumentationen kan därför vara ett effektivt sätt för att slippa jaga reseunderlag. Du behöver aldrig oroa dig att missa inlämningar, vilket gör att utbetalningen kan ske i tid.
Effektivisera din utläggsredovisning
Samla din utläggsrapportering på ett och samma ställe med QBIS Expense.
