Glöm borttappade kvitton och pappershögen att attestera i slutet på månaden. Med QBIS Expense blir er kvittohantering enklare än någonsin.
- Digital kvittohantering med sömlösa integrationer till ditt löne- och faktureringssystem.
- Fota kvittot och rapportera direkt i mobilen
- Automatisk beräkning av moms
Så fungerar digital kvittohantering
Med en molnbaserad webbapp kan du och dina anställda rapportera kvitton var ni än befinner er. Därefter kan chefer enkelt attestera utläggen från mobil eller dator. Slutligen får ekonomiavdelningen utläggen samlade på ett och samma ställe för en smidig hantering. Kvittohantering i app med QBIS är lika enkelt som 1-2-3.
Upptäck några av funktionerna i QBIS Expense
QBIS Expense är systemet som gör kvittoregistrering lite enklare. Utforska några av funktionerna nedan, eller starta din 14-dagars testperiod på 5 minuter och kika runt i vårt system i lugn och ro.
Ladda upp foto eller bifoga fil på kvitto
Kvittoregistreringen är bara ett par knapptryck bort. Ett fysiskt kvitto kan direkt fotograferas med mobilkameran on-the-go och laddas upp vid registrering av ett nytt kvittoutlägg. Eller ladda upp en fil med det digitala kvitto-beviset så är kopiorna säkra i molnet.
Dela moms för flera artiklar på samma kvitto
Alla artiklar på ett kvitto innehåller inte alltid samma momssats. Använd då funktionen för delad momssats som gör det enkelt att registrera alla artiklar på kvittot med rätt momssats från början.
Smidig rapportering av representation
Rapporteringen för representation görs med förinställda represenationstyper där moms, skattefria och skattepliktiga belopp registreras automatiskt. Lägg in de typer som ska finnas tillgängliga för alternativ såsom; lunch/middag, enkel förtäring, evenemang/underhållning med mera. Det går även att ange dricks. Vid rapportering gör beräkningarna för avdragsgill moms och belopp automatiskt, utan krav på förkunskap kring reglerna för varje representationstyp. Komplettera rapporteringen av representation med att göra det obligatoriskt för rapportören att ange vilka som deltog vid händelsen.
Lägg en kvotgräns för särskilda utlägg
Utlägg som har en begränsning i form av en summa kan få en kvotgräns som förenklar både för rapportören, attestanten och administratören. Förmåner där en begränsad summa ingår kan med fördel låsas med kvotgräns för hur mycket som får registreras i kvittotypen. Exempel på förmåner kan vara rese- eller friskvårdsbidrag. När en rapportör registrerar utlägg på en kvittotyp med kvotgräns meddelas denne att gränsen börjar närma sig eller att utlägget överstiger summan som ingår. Dessutom meddelas attestant och administratör när en kvotgräns nåtts eller överstigits.
Testa QBIS
Kvittohantering i QBIS Expense utläggshantering
Upptäck skillnaden med effektiv utläggrapportering
Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan effektivisera er utläggsrapportering.
Kontakta oss så bokar vi en tid som passar.
Utforska utläggsrapportering med QBIS
Vanliga frågor om kvitto
Måste moms specificeras på kvitto?
För att ett kvitto ska vara godtagbart som ett utlägg så måste momsen finnas med. Om inte momsen är specificerad måste hela beloppet kostnadsföras.
Vad räknas som ett kvitto?
Det är ditt bevis på att du som företag eller privatperson har betalat för en vara eller tjänst. Det blir alltmer vanligare med digitala kvitton, men reglerna om vad som ska finnas med på kvittot är detsamma som papperskvitton. Vid kvittohantering är det viktigt att tänka på att originalkvittot alltid är det godtagbara underlaget och inte kvittokopior.
Vad är ett digitalt kvitto?
Ett digitalt kvitto är precis som det låter, ett kvitto i ett elektroniskt format. Digitala kvitton kan syfta till antingen kvitton som skickats direkt till din telefon eller e-mail (även kallat e-kvitto). Det kan kan också vara ett fysiskt kvitto som fotograferats eller skannats och sparats elektroniskt. Med kvittohantering i app är det enkelt att bifoga en fil med ett digitalt kvitto.
Hur hanterar jag digitala kvitton?
Ett digitalt kvitto skiljer sig från fysiska på så sätt att hanteringen blir helt digital. Det digitala kvittot är ett fullt godkänt underlag som inte behöver skrivas ut, men då måste det digitala kvittot vara det originalkvitto som togs emot från butiken eller företaget vid köp. Med QBIS kvittohantering blir det enkelt att samla även digitala kvitton på samma plats.
En enkel tumregel är om medarbetaren tar emot originalkvittot i pappersform, ska papperskvittot lämnas till företaget och arkiveras. Är originalkvittot ett digitalt/elektronisk kvitto, ska företaget spara det i elektronisk form.
Vi visar gärna upp en anpassad demo för er på hur QBIS kan
effektivisera er projektplanering, projekthantering och uppföljning. Dessutom visar vi gärna våra produkter inom tidrapportering och utläggshantering.
