Enkelt uttryckt är expense management er organisations möjlighet att bearbeta, betala och granska utlägg från anställda. Svårare än så är det inte. “Vad är expense management?” är inte dock inte den mest intressanta frågan, utan den är “Hur man kan effektivisera sin expense management?”.
Hur kan jag spåra företagets kostnader bättre?
Manuella ekonomiprocesser med papperskvitton är mödosamma och tar upp värdefull tid. Tid bättre spenderad på mer effektfulla uppgifter. Även om pappersbaserade processer kan få jobbet gjort är de ofta klumpiga, tidskrävande och ger inte den insyn i utlägg som krävs för att kunna hitta potentiella kostnadsbesparingar.
Förbi är de dagar då utlägg hanterades på kalkylblad och kvitton häftades på A4 papper och lagrades i pärmar. Manuella processer kan leda till problem med att skicka in och godkänna utlägg, vilket kan resultera i försenade betalningar, missnöje hos anställda och misslyckande att upprätthålla företagets policy.
Med automatiserad expense management kan ni effektivisera er utläggshantering många gånger om. Bortsett från att spara tid för er organisation och förenkla utläggshantering genom automatisering för en bättre medarbetarupplevelse så ger en expense management programlösning även bättre synlighet över utläggen som gör att ni kan sätta stopp för bristande efterlevnad.
Vad är ett expense management system?
Ett expense management system, även kallat utläggshanteringssystem, är programvara som förenklar processen för ersättning av anställdas kostnader genom att automatisera många av dess moment.
Dessa system automatiserar registreringen, spårningen, attesteringen och betalningen av ersättningsbara utlägg för anställda. Ett utläggshanteringssystem kan också tillhandahålla analytiska verktyg som hjälper organisationen att fatta bättre beslut om framtida utgifter och informerar om nödvändiga justeringar av sin policy. Slutligen hjälper systemet organisationer att upprätthålla efterlevnad och ansvarighet genom att korrekt rapportera alla utlägg.
Att integrera ett utläggshanteringssystem med affärssystem eller redovisningssystem ger ytterligare fördelar. För det första eliminerar det behovet för redovisningspersonal att ladda upp eller manuellt ange kostnaddata, vilket sparar tid och minskar risken för fel. När de har godkänts schemaläggs utgifterna automatiskt för betalning, vilket resulterar i snabbare ersättning till anställda.
