Ett utlägg är en utgift för någon annans räkning. Det kan t ex handla om att en anställd betalar en representationsmiddag eller tjänsteresa med privata pengar.
Hur fungerar utlägg?
Det finns två typer av utlägg, eget utlägg och utlägg för anställda. Utlägg betalas vanligtvis ut i samband med lön eller som en kostnadsersättning.
För att den som gjort utlägget ska få kompensation för utgiften behöver det finnas ett underlag, det är därför viktigt att alltid begära ett kvitto vid utlägg.
Vad är eget utlägg?
Eget utlägg innebär att en anställd betalar arbetsrelaterade kostnader med privata pengar. Det kan exempelvis handla om transportkostnader, kontorsmaterial eller tjänsteresor.
Företaget står för kostnaden för utlägget och får en skuld till den medarbetare som lagt ut pengar.
Den anställde behöver inte redovisa utlägget i inkomstdeklarationen, utan det gör arbetsgivaren. Utlägget värderas till det nominella värdet i redovisningsvalutan, dvs det ursprungliga beloppet som den anställde lagt ut.
Vad är utlägg för anställda?
När arbetsgivaren betalar utgifter för medarbetare, exempelvis datorer och telefoner som får användas för privat bruk, hör det till utlägg för anställda. Utlägg för anställda är en skattepliktig förmån såvida inte den anställde betalar tillbaka förmånen inklusive moms till arbetsgivaren.
Företag som ska redovisa utlägg för anställda ska antingen göra det som en avdragsgill kostnad eller som en fordran inklusive moms. Om utlägget redovisats som en avdragsgill kostnad ska medarbetarens återbetalning redovisas som en negativ kostnad eller intäkt. Om utlägget har redovisats som en fordran ska medarbetarens återbetalning redovisas mot fordringskontot. Om inte fordran återbetalas blir det en skattepliktig förmån.
